Công tác phân loại tài liệu tại Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách mạng Lào
ĐẶT VẤN ĐỀ (ĐHVH HN) - Hoạt động xử lí tài liệu ở mỗi một cơ quan thông tin thư viện là mắt xích quan trọng để tạo ra sản phẩm thông tin có chất lượng. Sản phẩm của hoạt động xử lí tài liệu là cầu nối giữa người dùng tin (NDT) với các nguồn tin. Xử lí tài liệu (XLTL) có chính xác thì NDT mới ...
ĐẶT VẤN ĐỀ
(ĐHVH HN) - Hoạt động xử lí tài liệu ở mỗi một cơ quan thông tin thư viện là mắt xích quan trọng để tạo ra sản phẩm thông tin có chất lượng. Sản phẩm của hoạt động xử lí tài liệu là cầu nối giữa người dùng tin (NDT) với các nguồn tin. Xử lí tài liệu (XLTL) có chính xác thì NDT mới tiếp cận được thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác. Bởi vậy hoạt động xử lí thông tin, trong đó việc phân loại tài liệu luôn được các cơ quan thông tin coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng, nhằm tạo ra các điểm truy cập thông tin, giúp tiếp cận dễ dàng đến nguồn tin. Phân loại tài liệu có vai trò quan trọng trong việc tạo nên một trong các điểm truy cập đó.
Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách mạng Lào (Thư viện) nằm trong hệ thống thư viện khoa học, những năm cần đây đã có những phát triển không ngừng, đạt được nhiều thành quả nhất định. Thư viện có chức năng và nhiệm vụ thu thập, xử lý, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng các tài liệu trong nước và nước ngoài phù hợp với đặc điểm, yêu cầu xây dựng và phát triển kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội và khoa học của đất nước trong giai đoạn hiện nay. Thư viện đã bước đầu ứng dụng CNTT vào trong các hoạt động chuyên môn của mình, trong đó có hoạt động phân loại tài liệu.
Xử lý nội dung có nhiều hình thức và cấp độ. Một tài liệu có thể là đối tượng của một hay nhiều hình thức xử lý nội dung. Các tổ chức thông tin có thể áp dụng các hình thức xử lý khác nhau, với cấp độ sâu sắc khác nhau, tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ và loại tài liệu cần xử lý. Xử lý nội dung tài liệu bao gồm: phân loại tài liệu, định từ khóa tài liệu, định đề mục chủ đề tài liệu, tóm tắt và tổng luận tài liệu. Trong khuôn khổ bài viết này, tác giả xin tập trung nghiên cứu về công tác phân loại tài liệu tại Thư viện văn phòng Trung ương Đảng nhân dân Cách mạng Lào hiện nay.
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Phân loại tài liệu là quá trình xử lý nội dung tài liệu, kết quả được thể hiện bằng các ký hiệu phân loại. Các ký hiệu này được rút ra trên cơ sở một bảng phân loại cụ thể mà thư viện và cơ quan thông tin sử dụng.
Có nhiều bảng phân loại được các thư viện và cơ quan thông tin sử dung, nhưng phổ biến nhất là các Bảng phân loại thập phân Dewey (DDC), Bảng phân loại BBK, …
Kết quả đạt được của quá trình phân loại tài liệu là các ký hiệu phân loại. Các ký hiệu phân loại này được sử dụng vào tổ chức, sắp xếp kho tài liệu (thường là tổ chức kho mở), tổ chức bộ máy tra cứu tin theo ký hiệu phân loại (mục lục phân loại, xây dựng công cụ tìm tin tự động hóa), sắp xếp các biểu ghi thư mục trong các ấn phẩm thư mục do cơ quan thông tin thư viện biên soạn.
Thực tiễn công tác phân loại tài liệu tại Thư viện văn phòng Trung ương Đảng nhân dân cách mạng Lào được tiến hành như sau:
*Nhân lực tham gia phân loại tài liệu:
Thư viện có 09 cán bộ chuyên viên gồm có: 3 Đại học, 4 Cao đẳng và 2 Trung cấp, trong đó chỉ có 1 cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành Thư viện.
*Công cụ dùng để phân loại
Thư viện sử dụng một bảng phân loại là Khung phân loại DDC ấn bản lần thứ 21 dịch sang tiếng Lào.Với mục tiêu phục vụ tối đa NCT, Thư viện đã quyết định mở rộng phạm vi tổ chức kho mở đối với tài liệu tham khảo, KPL Dewey có đủ điều kiện đáp ứng việc tổ chức kho mở với khối lượng tài liệu lớn.
Hệ thống phân loại thập phân Dewey do nhà thư viện học người Mỹ tên đầy đủ là Melivil Louis Kossuth Dewey, sinh năm 1851 xây dựng, trong đó toàn bộ tri thức của nhân loại được chia thành 10 lớp chính, mỗi lớp trên lại chia thành 10 lớp thể hiện những lớp con của chủ thể. Đây là KPL được sử dụng rộng rãi nhất ở nước Mỹ và các nước trên thế giới - 135 đất nước và dịch sang hơn 30 ngôn ngữ. KPL liên tục được chỉnh lý để theo kịp sự phát triển của khoa học và đời sống. KPL gồm 1000 đề mục với ký hiệu chữ số từ 000 đến 999. KPL thập phân Dewey được xuất bản thành hai dạng: Bảng rút gọn và bảng đầy đủ. Bảng rút gọn dành cho các thư viện có số vốn tài liệu khoảng 20.000 bản và có dung lượng bằng hai phần năm bảng dầy đủ.
KPL DDC rút gọn ấn bản lần 21 bao gồm bảng chính, 04 bảng trợ ký hiệu và bảng tra cứu chủ đề.
* Quy trình phận loại
Công tác xử lý nội dung tài liệu nói chung và công tác phân loại tài liệu tại Thư viện nói riêng được các cán bộ cùng làm không có sự phân chia công việc. Mỗi khi nhập tài liệu mới về Thư viện, các cán bộ thuộc các phòng khác nhau tập trung cùng xử lý trong một khoảng thời gian nhất định.
Quy trình phân loại là quá trình xử lý nội dụng tài liệu nhằm thể hiện nội dung chính của tài liệu bằng các ký hiệu phân loại. Quy trình này được bắt đầu từ việc đọc nhan đề của tài liệu và kết thúc bằng việc ghi các ký hiệu phân loại đó lên trang tên tài liệu và phiếu mô tả. Trong quá trình phân loại tài liệu, người cán bộ tại Thư viện phải xác định nội dung tài liệu xem những vấn đề trong nội dung tài liệu thuộc về môn loại tri thức nào. Trên cơ sở xác định nội dung và mục đích biên soạn của tài liệu, người cán bộ thư viện sẽ quyết định tài liệu đó được xếp vào đề mục nào trong bảng phân loại. Sự thống nhất về phương pháp phân loại sẽ có một ý nghĩa to lớn trong phân loại tài liệu. Để đảm bảo tính thống nhất khi xử lý tài liệu, phương pháp phân loại chia làm hai phần: Phương pháp chung và phương pháp cụ thể.
Phương pháp chung: Bao gồm những yêu cầu, nguyên tắc, quy định áp dụng trong phân loại tài liệu thuộc mọi lĩnh vực tri thức và không phụ thuộc vào cấu tạo của KPL.
Phương pháp cụ thể: bao gồm những nguyên tắc phân loại áp dụng cho một số nhóm tài liệu thuộc các lĩnh vực tri thức cụ thể và nó phụ thuộc vào quy dịnh của các KPL cụ thể.
Khảo sát về quy trình phân loại tài liệu với cán bộ xử lý, kết quả cho thấy, quy trình xử lý tài liệu vẫn chưa được cán bộ xử lý thực hiện đồng bộ, đầy đủ, thậm chí số ít cán bộ còn bỏ qua giai đoạn. Cụ thể khảo sát thực hiện quy trình từng bước như sau:
- Phân tích chủ đề
Phân tích chủ đề là việc xác định nội dung chính của tài liệu nhằm mục đích quản trị các tài liệu theo nội dung của nó. Để xác định nội dung của tài liệu cán bộ xử lý cần tìm hiều thông qua nhan đề tài liệu, phụ đề, mục lục, lời nói đầu, phần chính văn tài liệu và lĩnh vực mà tác giả của tài liệu nghiên cứu.
Yếu tố nhan đề trong một chừng mục nhất định cung cấp cho cán bộ thư viện nội dung chính mà tài liệu đề cập đến. Trong đó, đa phần nhan đề của tài liệu phản ánh nội dung của tài liệu.
Tuy nhiên nếu chỉ đọc nhan đề mà không xem xét các yếu tố khác thì cũng không thể xác định được nội dung chính của tài liệu để xác lập ký hiệu phân loại chính xác vì trong nhiều trường hợp yếu tố nhan đề không phản ánh đúng nội dung tài liệu.
Thông tin bổ sung cho nhan đề của tài liệu có thể là phụ đề cung cấp cho chúng ta những thông tin cần thiết về nội dung tài liệu.
Lời nói đầu là một trong những yếu tố quan trọng giúp cán bộ thư viện xác định chính xác nội dung tài liệu bởi lời nói đầu thường giới thiệu ngắn gọn sự ra đời, nội dung hay tác giả của tài liệu đó.
Khi phân tích nội dung của tài liệu, mục đích của cán bộ phân loại là xác định đươc những vấn đề sau: Tài liệu nói về vấn đề gì hay những vấn đề gì (hay còn gọi là chủ đề của tài liệu), những vấn đề đó được trình bày một cách độc lập hay trong mối quan hệ ảnh hưởng lẫn nhau, các phương diện nghiên cứu chuyên sâu của tài liệu,…
Sau khi tìm hiểu nội dung tài liệu, chọn lọc các yếu tố đặc trưng của tài liệu là khâu cơ bản. Các yếu tố đặc trưng đó bao gồm việc xác định các đối tượng nghiên cứu và phương diện nghiên cứu. Trong đó đối tượng nghiên cứu của tài liệu là một phần của thực tại khách quan (sự vật, hiện tượng khách quan), được đưa vào nghiên cứu và phản ánh trong tài liệu. Các đối tượng nghiên cứu đó có thể là: các sự vật cụ thể, các khái niêm trừu tượng, các hoạt động và hiện tượng. Đối tượng nghiên cứu bao gồm đối tượng nghiên cứu bậc 1 và đối tượng nghiên cứu bậc 2. Phương diện nghiên cứu là các góc độ nghiên cứu (phương diện nội dung), các yếu tố thời gian, địa lí được đề cập đến, hình thức của tài liệu.
- Dịch các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ phân loại
Bao gồm các công đoạn:
+ Qui kết vào ngành khoa học
+ Tìm vị trí chính xác nhất
+ Gán ký hiệu của bảng phân loại
+ Gán các trợ ký hiệu
Để dịch từ các đặc trưng đã được chọn lựa từ tài liệu sang ngôn ngữ phân loại, việc chọn lựa ký hiệu phân loại nào vừa hợp lí vừa đúng nguyên tắc rất quan trọng. Trong cuốn “Lam DEWEY DECIMAL Classification” tác giả Mary Mortimer đã hệ thống hóa 24 nguyên tắc phân loại của bảng phân loại Dewey:
Nguyên tắc phân loại chung gồm 07 nguyên tắc:
- Phân loại tài liệu vào vị trí hữu dụng nhất
- Phân loại tài liệu theo mục đích, ý định của tác giả đề cập trong tài liệu.
- Phân loại theo môn loại sau đó theo hình thức của tài liệu (trừ tác phẩm văn học).
- Phân loại theo ngôn ngữ gốc của tài liệu sau đó đến thể loại, rồi mới đến chủ đề (đối với tác phẩm văn học).
- Phân loại tài liệu vào ký hiệu cụ thể nhất phản ánh nội dung tài liệu.
- Tài liệu có hai hoặc hơn hai môn loại thì phân loại theo môn loại nào được đề cập nhiều nhất.
- Tài liệu có hai môn loại như nhau phân loại tài liệu vào môn loại có vị trí sắp xếp trước trong KPL.
Nhóm nguyên tắc phân loại đối với tài liệu nhiều hơn 01 chủ đề gồm 12 nguyên tắc:
- Tài liệu có hai lĩnh vực cùng môn loại phân loại vào mục cấp trên.
- Tài liệu có ba hoặc hơn hơn ba môn loại đều là sự chia nhỏ của một môn loại mà không có sự nhấn mạnh vào một môn loại nhỏ nào thì phân loại cho môn loại lớn.
- Tài liệu có ba hoặc nhiều hơn ba môn loại khác nhau loại vào mục tổng quát.
- Tài liệu là tiểu sử, nhất ký và hồi ký hoặc có thể loại cụ thể theo môn loại tài liệu hoặc phân loại vào mục tiểu sử tổng quát.
- Phân loại theo phân loại sau đó đến vị trí địa lí.
- Khi tài liệu có sự chia nhỏ môn loại và phải lựa chọn giữa môn loại và vị trí địa lí thì phân loại theo môn loại.
- Nếu tài liệu có nội dung bao trùm phần chi tiết phân loại vào môn loại bao trùm đó.
- Tài liệu đề cập đến chủ đề nhỏ là chính và chủ đề nhỏ nằm trong chủ đề chính phân loại vào chủ đề nhỏ.
- Khi tài liệu có một chủ đề được nhấn mạnh đặc biệt và có khả năng đại diện cho các chủ đề khác phân loại vào chủ đề được nhấn mạng.
- Khi chủ đề tài liệu không có trong KPL phân loại theo ký hiệu môn loại gần nhất.
- Tài liệu có hai chủ đề đối lập phân loại theo chủ đề phổ biến, thịnh hành.
- Tài liệu phản ánh hai mặt tốt xấu của vấn đề phân loại vào mục của vấn đề đó.
Nhóm nguyên tắc đối với cán bộ phân loại gồm 05 nguyên tắc sau:
- Khi phân loại tránh áp đặt quan điểm cá nhân, không đánh giá đúng bản chất vấn đề tài liệu đề cập và chủ đề chính của tài liệu.
- Cán bộ phân loại phải luôn có những lập luạn, lí do để phân loại tài liệu mục cụ thể.
- Phải luôn ghi nhớ những quyết định và sự lựa chọn ký hiệu.
- Nhất thiết phải tìm hiểu KPL kĩ càng.
- Sau khi phân loại phải ghi lại những ký hiệu cho mỗi tài liệu.
Việc phân loại tài liệu ở đây được tiến hành theo đúng quy trình và các bước quy định. Trên cơ sở các dấu hiệu đặc trưng của tài liệu như nhan đề, lời nói đầu, mục lục, cán bộ xác định lĩnh vực nghiên cứu của tài liệu. Sau khi xác định lĩnh vực nghiên cứu của tài liệu, cán bộ xem xét đến các khía cạnh nội dung của tài liệu để xác định một đối tượng nghiên cứu chính của tài liệu.
Cắn cứ vào đối tượng nghiên cứu chính của tài liệu xác định vị trí của đối tượng đó trong bảng chính của DDC 21.Trong trường hợp khó xác định vị trí của môn loại, cán bộ xử lý thể hiện đối tượng nghiên cứu chính bằng một khái niệm đặc trưng và sử dụng bảng tra chủ đề chữ cái để tìm đến vị trí phù hợp trong bảng.
Dựa trên cấu trúc của bảng và nguyên tắc kết hợp bảng chính với các bảng phụ, cán bộ xử lý tài liệu có thể xác định được chỉ số phân loại chi tiết cho tài liệu. Thư viện quy định mức độ chi tiết của chỉ số phân loại không quá 9 chữ số.
* Kết quả
Trên cơ sở khảo sát 100 biểu ghi bất kỳ trong CSDL, tác giả đã tiến hành phân loại và so sánh với kết quả phân loại trước đó để đánh giá. Kết quả là 80 biểu ghi có kết quả phân loại chính xác, 20 biểu ghi có kết quả phân loại chưa chính xác (hoặc sai hoàn toàn hoặc chưa đầy đủ). Các lỗi sai còn tồn tại ở các biểu ghi này như sau:
- Sai do xác định sai đối tưọng nghiên cứu
- Chưa chính xác do bỏ qua phương diện nghiên cứu, nhầm lẫn giữa đối tượng nghiên cứu bậc 1 với đối tượng nghiên cứu bậc 2, giữa đối tượng nghiên cứu và phương diện nghiên cứu.
- Lỗi kết hợp giữa bảng chính với bảng phụ, bảng chính với bảng chính.
Trong khi đó những yếu tố này có lúc rất cần thiết đối với những tài liệu khó xác định nội dung tài liệu hoặc nhan đề, mục lục, lời nói đầu chưa đủ những thông tin cần thiết để xác định nội dung tài liệu hoặc kiến thức về chuyên ngành có trong tài liệu của cán bộ xử lý còn hạn chế.
- Khi xác định những yếu tố đặc trưng của tài liệu, cán bộ xử lý hoặc chỉ quan tâm đến đối tượng nghiên cứu, hoặc chỉ quan tâm đến phương diện nghiên cứu.
- Việc xác định vị trí môn loại của số ít cán bộ thư viện còn chưa chặt chẽ, không có sự so sánh, đối chiếu qua lại giữa bảng chính và bảng chỉ mục quan hệ.
- Một số cán bộ còn chưa nắm vững cấu trúc KPL, đặc biệt là cách kết hợp giữa bảng chính và bảng phụ.
- Môt số nguyên tắc phân loại cơ bản áp dụng cho KPL DDC còn chưa hiểu cặn kẽ, bởi vậy khi áp dụng lựa chọn KPL chưa chuẩn xác.
*Ứng dụng của phân loại tài liệu tại thư viện
- Kiểm soát thư mục là ứng dụng đầu tiên của phân loại tài liệu trong thư viện. Tài liệu vào thư viện, sau khi được xử lý hình thức để tạo ra các thông tin thư mục, thì các ký hiệu phân loại – kết quả của quá trình phân loại tài liệu – được thư viện ghi vào trong bản khai thư mục đó của tài liệu.
- Ký hiệu phân loại của tài liệu sau khi được định, sẽ được ghi lên phiếu mô tả tài liệu để tiến hành tổ chức mục lục phân loại, tạo điều kiện cho bạn đọc có thể nghiên cứu toàn diện vốn tài liệu của thư viện theo lĩnh vực khoa học mà họ quan tâm. Qua đó, góp phần giới thiệu tài liệu của thư viện tới đông đảo bạn đọc và hướng dẫn bạn đọc cách tìm kiếm tài liệu trong thư viện.
- Cùng với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin và truyền thông, thư viện hiện nay cũng đã có sự thay đổi để đáp ứng được cao nhất nhu cầu tin của bạn đọc khi họ tới thư viện. Các thư viện đã tin học hóa, xây dựng các cơ sở dữ liệu, thì ký hiệu phân loại trở thành một trường bắt buộc đối với các tài liệu được nhập vào máy tính, đồng thời ký hiệu phân loại còn là một tiêu chí để xây dựng file đảo. Có thể nói, với các thư viện đã tự động hóa, ký hiệu phân loại – là một dấu hiệu quan trọng để tìm kiếm và truy cập thông tin / tài liệu trong các CSDL.
-Tổ chức kho tài liệu: Hiện nay, thư viện tiến hành tổ chức kho theo kiểu tự phục vụ - kho mở - do đó ký hiệu phân loại của tài liệu cũng là một trong những tiêu chí xếp kho, giúp giảm bớt thời gian chờ đợi của bạn đọc, và cho phép bạn đọc tự tìm một tài liệu khác để thay thế tài liệu bạn đọc muốn đọc nhưng do số lượng bản ít nên đã có người mượn hết rồi. Cách sắp xếp tài liệu theo lĩnh vực khoa học giúp tập trung tài liệu có cùng nội dung về một vị trí ở trong kho, tạo điều kiện cho bạn đọc khai thác toàn diện về một lĩnh vực khoa học.
Cán bộ thư viện, khi sử dụng ký hiệu phân loại để sếp kho cũng có thể nắm bặt được nội dung vốn tài liệu của thư viện mình và tỉ lệ giữa các nội dung để so sánh đối chiếu với nhu cầu tin của bạn đọc, từ đó để xuất chính sách bổ sung cho thư viện, nhằm đảm bảo cơ cấu thành phần nội dung vốn tài liệu hợp lý, đảm bảo thỏa mãn tối đa nhu cầu tin của bạn đọc.
-Thư mục là sản phẩm thông dụng trong các thư viện và cơ quan thông tin nhằm tuyên truyền giới thiệu tài liệu và thu hút người dung tin đến sử dụng tài liệu của thư viện. Khi biên soạn thư mục, phân loại được ứng dụng để tổ chức, tạo lập và sắp xếp các đề mục trong bản thư mục – đặc biệt là thư mục thông báo tài liệu mới. Trong thư mục này, tài liệu mới bổ sung về thư viện sẽ được sắp xếp theo cấu trúc khung phân loại DDC mà thư viện đang sử dụng.
Phân loại tài liệu được sử dụng để tổ chức kho, sắp xếp tài liệu; xây dựng hệ thống mục lục; biên soạn thư mục trong các thư viện. Hơn thế, đối với các thư viện đã tự động hóa, ký hiệu phân loại – kết quả của quá trình phân loại tài liệu – còn được sử dụng như một ngôn ngữ tìm tin hữu hiệu. Ký hiệu phân loại tài liệu được coi là một trong những điểm tìm tin quan trọng trong tìm tin điện tử.
Qua khảo sát thực tiễn công tác phân loại tài liệu tại Thư viện, có thể rút ra nhận xét như sau:
Điểm mạnh
- Công tác phân loại tài liệu tại Thư viện đã thực hiện theo một quy trình nhất định từ việc tiếp xúc với tài liệu để lấy thông tin cần thiết đến việc trình bày theo một quy định nhất định. Quy trình phân loại tài liệu đã được thiết lập hợp lí, đã góp phần không nhỏ trong việc tìm tin của bạn đọc tại Thư viện, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay khi mà công nghệ hiện đại đã góp phần không nhỏ vào trong công tác nghiệp vụ thư viện. Điều đó đã hỗ trợ cho công việc của cán bộ tại Thư viện, giúp giảm bớt thời gian và công sức của các bộ trong việc phục vụ các yêu cầu khác nhau của bạn đọc một cách nhanh chóng.
- Mặt khác việc sử dụng KPL DDC vào công tác phân loại tài liệu đã phản ánh được xu thế phát triển của Thư viện trong tương lai, phản ánh sự hòa nhập của hoạt động của Thư viện với các cơ quan thông tin khác.
- Công tác phân loại tài liệu được thực hiện tương đối tốt tại Thư viện một mặt giúp Thư viện quản lý hiệu quả vốn tài liệu tại Thư viện mình theo nội dung, mặt khác trợ giúp trong công tác tìm tin theo nội dung được chính xác và nhanh chóng. Theo kết quả điều tra bằng máy tính cho thấy, mức độ phù hợp giữa nội dung tài liệu cần tìm và nhu cầu của người dung tin tại Thư viện đạt mực phù hợp chiếm tỷ lệ 70% trong tổng số người dùng tin tại Thư viện, tuy nhiên mức độ phù hợp tuyệt đối này chủ yếu đối với nhu cầu của cán bộ chuyên viên, nghiên cứu sinh, còn đối với người dùng tin là học sinh, sinh viên thì chỉ đạt mức tương đối. Điều này được lý giải do điều kiện của Thư viện còn hạn chế và Thư viện đang trong giai đoạn đầu hoàn thiện hoạt động của mình nên số lượng vốn tài liệu còn ít và chưa bao quát nhiều lĩnh vực.
- Công tác phân loại tài liệu tại Thư viện được thực hiện tốt là bước đệm đề Thư viện có thể mở rộng hoạt động của mình trong tương lai, phát triển các sản phẩm và dịch vụ hữu ích nhằm thu hút bạn đọc đến sử dụng Thư viện, có thêm nguồn thu hỗ trợ cho các cán bộ trong hoạt động của Thư viện. Theo kết quả điều tra thì các công cụ tra cứu thông tin tại Thư viện tương đối tốt và đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin, đặc biệt là mục lục phân loại.
- Để đảm bảo tính thống nhất về kết quả của quá trình phân loại tài liệu, các cán bộ tại Thư viện vẫn tiến hành xem xét, bàn bạc đối với những tài liệu có nội dung khó xác định nhằm đưa ra một phương án xử lý tốt và hiệu quả nhất. Nhằm kiểm soát tính thống nhất trong quá trình xử lý tài liệu, các cán bộ tại phòng đọc mở đã xây dựng mục lục công vụ từ năm 2011. Thực chất đây là mục lục vị trí của tài liệu trong kho mở theo đúng trật tự các giá đã định từ trước và có sự kiểm soát về nội dung chặt chẽ bởi trên mục lục có ký hiệu phân loại của tài liệu. Mặt khác, việc xây dựng mục lục trên cũng giúp các cán bộ có thể kiểm soát và kiểm tra lại tài liệu theo định kỳ một cách dễ dàng.
- Xây dựng được đội ngũ cán bộ nghiệp vụ giàu kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn vững vàng được đào tạo bài bản và có lòng yêu nghề sâu sắc. Hiện nay đội ngũ cán bộ của Thư viện đang được trẻ hóa có trình độ nghiệp vụ, tin học và ngoại ngữ, năng động hơn. Điều đó góp phần quan trọng vào sự nghiệp phát triển của Thư viện nói riêng và của ngành Thư viện nói chung.
Điểm yếu
Mặc dù có những điểm mạnh trên nhưng thư viện vẫn tồn tại một số hạn chế sau:
- Áp lực công việc của cán bộ xử lý lớn, trách nhiệm cao nhưng thu nhập lại thấp. Vấn đề khó khăn ảnh hưởng tới công việc đó là vấn đề thu nhập, việc dịch cá
