Tìm hiểu chung về văn bản hành chính

I – KIẾN THỨC CƠ BẢN CẦN NẮM VỮNG

1. Văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết.

2. Văn bản hành chính thường được trình bày theo một số mục nhất định gồm có:

– Quốc hiệu và tiêu ngữ ;

– Địa điểm và thời gian làm văn bản ;

– Họ tên, chức vụ người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản ;

– Họ tên, chức vụ của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản ;

– Nội dung thông báo, đề nghị, báo cáo ;

– Kí tên người gửi văn bản.

II – HƯỚNG DẪN TÌM HIỂU BÀI

a) Khi muốn truyền đạt một vấn đề gì đó cho cấp dưới hoặc cho mọi người thì người ta dùng văn bản thông báo.

Khi muốn đề đạt một nguyện vọng của cá nhân hay tập thể đối với cơ quan hay cá nhân có thẩm quyền giải quyết, người ta dùng văn bản đề nghị (kiến nghị).

Khi cần báo cáo với cấp trên một vấn đề nào đó, người ta dùng văn bản báo cáo.

b) Mục đích của thông báo là nhằm phổ biến một nội dung. Mục đích của đề nghị là nhằm đề xuất một nguyện vọng, yêu cầu. Mục đích của báo cáo là để thông tin, trình bày tình hình để cho cấp trên được biết.

c) Ba loại văn bản trên có sự giống nhau ở cách thức trình bày ; cụ thể là về hình thức văn bản với các mục và trình tự giống nhau. Mục đích và nội dung của các văn bản này khác nhau, trường hợp sử dụng văn bản cũng khác nhau.

So với truyện và thơ, các văn bản này có hình thức thống nhất, theo mẫu. Còn thơ và truyện thì hình thức đa dạng. Ngôn ngữ trong văn bản hành chính cần rõ ràng, đơn nghĩa, trong khi ngôn ngữ của thơ, văn xuôi giàu hình ảnh, đa nghĩa. Trong văn bản hành chính, không có sự hư cấu, tưởng tượng. Ngược lại trong thơ hay văn thì đây là thủ pháp phổ biến.

d) Những loại văn bản tương tự như ba loại văn bản trên được viết theo mẫu có thể kể ra là: biên bản,, hợp đồng, giấy chứng nhận, đơn từ, điện chúc mừng, thăm hỏi,...

III – HƯỚNG DẪN LUYỆN TẬP

1. Có một sự kiện quan trọng sắp xảy ra, cần cho mọi người biết sự kiện ấy. Trong trường hợp này phải viết thông báo.

2. Muốn để cho thầy (cô) giáo chủ nhiệm biết tình hình của lớp em trong tháng qua, em phải viết báo cáo.

4. Bị sốt không thể đến lớp được, em phải viết đơn xin phép nghỉ học.

5. Muốn cho thầy (cô) giáo chủ nhiệm tổ chức cho lớp đi tham quan một nơi nổi tiếng ở gần trường, cần viết giấy đề nghị.

Các trường hợp khác không cần phải viết văn bản hành chính.

Mai Thu