Convert Word to Excel - Chuyển đổi dữ liệu từ file Word sang file Excel

Tuy Word và Excel cùng là công cụ trong bộ Microsoft Office nhưng tính chất của chúng lại hoàn toàn khác nhau. Vì vậy, sau khi chuyển đổi, bạn cần chỉnh sửa lại bảng tính cho hợp lý.

Xét ví dụ sau: Ta có dữ liệu trên file Word như hình:

Cách 1: Copy & Paste:

Đây là cách đơn giản nhất để chuyển dữ liệu từ Word sang Excel.

Bước 1: Bạn mở file Word, chọn phần dữ liệu cần đưa sang Excel, sau đó nhấn tổ hợp phím <Ctrl C> để copy. Trong ví dụ dưới đây, ta sẽ chọn và copy toàn bộ dữ liệu của file word:

Bước 2: Mở một file Excel (có thể là file đang làm việc hoặc file mới), click chuột vào một ô (trong ví dụ này ta chọn ô A1), sau đó nhấn tổ hợp <Ctrl V> để paste dữ liệu vừa copy:

Bước 3: Để điều chỉnh định dạng, bạn bấm vào biểu tượng Paste Options ở góc dưới bên phải dữ liệu bạn vừa paste. Tại đây có 2 lựa chọn:

• Keep Source Formatting: Giữ định dạng nguồn. (Nếu muốn giữ định dạng như ở file Word thì chọn mục này)
• Match Destination Formatting: Khớp định dạng đích. (Nếu muốn giữ định dạng như ở file Excel thì chọn mục này)

Chẳng hạn như ví dụ trên, ta chọn Keep Source Formatting:

Lưu ý: Bạn cũng có thể sử dụng Paste Special, chọn HTML để giữ nguyên định dạng như file Word.

Bước 4: Chỉnh lại bảng tính.

Ở ví dụ này, ta cần chỉnh lại độ rộng các cột để hiển thị toàn bộ dữ liệu:

Như vậy, dữ liệu ở file Word đã được chuyển sang Excel, giữ nguyên định dạng.

Cách 2: Chèn file Word vào trong Excel:

Bước 1: Copy dữ liệu trong file Word bằng cách chọn và nhấn <Ctrl C>

Bước 2: Mở file Excel, nhấn vào mũi tên ở nút Paste, chọn As Picture → Paste as Picture:

Hoặc vào Paste Special, chọn Microsoft Office Word Document Object:

Kết quả: File Word được chèn vào bên trong Excel:

Bạn có thể click đúp vào phần dữ liệu vừa chèn để chỉnh sửa với các công cụ y như Word. Cách này rất phù hợp nếu như bạn chỉ cần chuyển văn bản từ Word sang Excel mà không liên quan đến tính toán.

Trên đây là 2 cách đưa dữ liệu từ Word vào Excel. Chúc các bạn tìm được phương pháp phù hợp với mình nhất! Chúc các bạn thực hiện thành công! Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.