Hướng dẫn cách trộn thư và dữ liệu trong Excel để gửi email hàng loạt

Hướng dẫn cách trộn thư trong Excel và dữ liệu trong Excel để gửi email hàng loạt tiết kiệm thời gian và công sức cho người gửi nhiều thư. Nếu cần gửi thư điện tử cho nhiều người, như email marketing quảng cáo, một nhóm nhiều người thì việc trộn thư và dữ liệu trong Excel là điều không tránh khỏi. Đặc biệt, khi gửi danh sách thành viên, hạng mục cần giải quyết và nhiều số liệu khác thì bạn cần trộn thư trong Excel để gửi cho tiện.

Do dữ liệu Email gồm số lượng lớn thông tin chứa trong file Excel và nội dung không đồng nhất nên bạn chắc chắn không thể làm thủ công được. Hãy tham khảo cách trộn thư và dữ liệu trong Excel để gửi email hàng loạt dưới đây thông qua 3 công cụ gồm Excel, Word và Outlook.

Cách trộn thư để gửi Email hàng loạt

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook, chọn File > Info. Trước đó, bạn nhớ cấu hình Email vào Outlook đi nhá.

Bước 2: Chuẩn bị 1 File Excel có các trường gồm email những người nhận và một số trường nội dung cần gửi, như ở đây Yeutrithuc.com dùng bảng kê lương, thưởng, phụ cấp. Sau đó, bạn lưu file lại.

Bước 3: Mở Microsoft Word lên, nhập các thông tin cơ bản vào và bỏ trống tất cả các trường đã tạo trên Excel, như ở trên bỏ phần “Họ và tên” để sau khi trộn thư sẽ lấy thông tin từ bảng Excel nhập vào khoảng trống.

Bước 4: Tiếp đến, bạn chọn tab Maillings > Select Recipients > Use Existing List…

Bước 5: Tìm đến File Excel chứa các trường nội dung đã chuẩn bị ở bước 2, nhấp chọn File > Open để thêm vào file Word nhé.

Bước 6: Click trỏ chuột vào các trường bỏ trống, nhấp tiếp vào Insert Merge Field để chọn trường tương ứng.

Bước 7: Sau khi chọn xong, chúng ta sẽ có file Word như hình.

Bước 8: Sau khi nhập các trường xong, bạn chọn công cụ Preview Results để xem trước nội dung và các trường muốn gửi đến từng Email. Bạn cũng có thể nhấp vào 2 mũi tên bên cạnh để xem thử các trường email khác.

Bước 9: Tiếp đến, chọn mục Finish & Merge > Send E-mail Messages…

Bước 10: Tại cửa sổ Merge to Email bạn chọn mục To là Email, Subject Line là Tiêu đề email muốn gửi hàng loạt. Sau đó tích vào ô All để chọn gửi tất cả, cuối cùng nhấn OK để bắt đầu gửi.

Bước 11: Bạn đang thấy Word của mình đang Load thông tin các trường khác nhau để gửi cho từng email chỉ định trên Excel. Muốn kiểm tra tiến trình, bạn vào ứng dụng Outlook chọn phần Sent Items, nhấp vào email mới sẽ thấy nội dung mới gửi.

Bước 12: Nếu gửi email số lượng lớn mà không kiểm tra hết được theo cách trên thì nhấp vào Send/Receive > Show Progress. Tại cửa sổ Outlook Sen/Receive Progress  nếu có chữ Completed chứng tỏ đã hoàn tất gửi thư hàng loạt.

Bước 13: Giờ thì bạn thử đăng nhập 1 email trên trình duyệt tạo demo trong nhóm để xem việc gửi thư hàng loạt bằng Excel hoàn tất như thế nào nhé.

Trên đây là bài hướng dẫn chi tiết cách trộn thư và dữ liệu trong Excel để gửi email hàng loạt nhờ Outlook, Excel. Bạn cũng có thể áp dụng cho các phiên bản Office khác nhau, như 2007, 2010, 2013 và cả 2016 đều thao tác khá giống nhau. Quan trọng nhất trong các bước là việc sắp xếp, xử lý file Excel ban đầu, rồi các trường chủ đề trên Excel tránh nhập chữ có dấu để hạn chế lỗi. Chúc các bạn thành công nhé!