21/06/2018, 15:01
Hướng dẫn cơ bản về PIVOT TABLE trong Excel để tổng hợp dữ liệu
Pivot Table là một công cụ hữu ích trong Excel, dùng để tổng hợp dữ liệu theo yêu cầu từ một bảng dữ liệu có sẵn. Công cụ này có tính linh hoạt cao nên người dùng có thể điều chỉnh nhanh chóng theo nhu cầu tổng hợp dữ liệu của mình. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo Pivot Table bằng ví ...
Pivot Table là một công cụ hữu ích trong Excel, dùng để tổng hợp dữ liệu theo yêu cầu từ một bảng dữ liệu có sẵn. Công cụ này có tính linh hoạt cao nên người dùng có thể điều chỉnh nhanh chóng theo nhu cầu tổng hợp dữ liệu của mình. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo Pivot Table bằng ví dụ minh họa cụ thể, dễ hiểu.
Ví dụ dưới đây được thực hiện trên phiên bản Excel 2007.
Ta có danh sách về chi tiêu Quí 1 của một gia đình như sau:
Chẳng hạn bạn muốn thống kê chi tiêu cả Quí 1 theo các khoản mục, bạn sử dụng Pivot Table theo các bước như sau:
1. Bước 1:
- Click chuột vào 1 ô bất kỳ trong bảng dữ liệu (hoặc chọn cả bảng).
- Vào tab Insert trên thanh thực đơn, nhấn vào biểu tượng PivotTable (hoặc nhấn vào mũi tên ở ngay dưới biểu tượng, chọn PivotTable):
2. Bước 2:
- Hộp thoại Create Pivot Table hiện ra với địa chỉ của mảng dữ liệu được chọn tại mục Select a table or range:
Trường hợp muốn sử dụng nguồn dữ liệu ngoài thì bạn tích chọn Use an external data source, sau đó nhấn Choose Connection để chọn dữ liệu ngoài.
- Tại mục Choose where you want the Pivot Table report to be placed, bạn tích chọn New Worksheet nếu muốn đặt báo cáo PivotTable ở một sheet mới.
Trong ví dụ này, ta chọn Existing Worksheet để đặt báo cáo tại cùng một sheet với dữ liệu. Khi đó, bạn phải nhấn vào biểu tượng bên cạnh Location để chọn vị trí. Một cửa sổ nhỏ xuất hiện để bạn chọn vị trí, bạn nhấn vào ô mà bạn muốn đặt PivotTable, chẳng hạn ô E2:
Sau đó nhấn <Enter> để trở về màn hình trước đó:
Cuối cùng, bạn nhấn <OK>, Excel sẽ tạo một PivotTable trống, đồng thời hiển thị danh sách trường PivotTable (PivotTable Field List) ở bên tay phải:
3. Bước 3:
Bây giờ chúng ta sẽ tạo PivotTable thông qua bảng PivotTable Field List. Bảng này có 3 phần:
- Choose fields to add to report: Chọn trường để thêm vào báo cáo.
- Drag fields between areas below: Kéo trường giữa các vùng bên dưới:
- Report Filter: Bộ lọc
- Column Labels: Cột
- Row Labels: Hàng
- Values: Giá trị
- Defer Layout Update: Trì hoãn cập nhật bố trí.
- Nếu không tích chọn: Mỗi thao tác chọn trường, kéo thả trường ở 4 vùng đều sẽ hiển thị ngay trên PivotTable cho bạn thấy.
- Nếu tích chọn: Các thao tác chọn trường, bố trí vị trí các trường sau khi thực hiện xong bạn phải nhấn nút <Update> thì PivotTable mới thay đổi theo.
- Theo mặc định:
- Các trường không phải là số sẽ được thêm vào vùng Row Labels.
- Các trường ngày và giờ sẽ được thêm vào vùng Column Labels.
- Các trường số sẽ được thêm vào vùng Values.
Trong ví dụ này, ta muốn thống kê chi tiêu cả Quí 1 theo các khoản mục nên sẽ tích chọn trường “Khoản mục” và “Số tiền”:
Theo mặc định, các trường PivotTable được đặt trong khu vực Values sẽ được hiển thị dưới dạng Tổng (Sum).
Bạn có thể thay đổi tính toán mặc định bằng cách bấm vào mũi tên bên phải tên trường, rồi chọn Value Field Settings:
Hộp thoại Value Field Settings sẽ hiện ra, cho phép bạn:
- Chọn loại tính toán bạn muốn dùng (Tổng, đếm, trung bình, lớn nhất, nhỏ nhất, tích,…) ở tab Summarize By:
- Hiển thị giá trị dưới các dạng khác trong tab Show Values As:
Trong ví dụ này, ta chỉ cần giữ nguyên công thức theo mặc định, chỉnh lại bảng PivotTable cho đẹp (Đổi tên cột, thêm dấu phân cách hàng nghìn ở số liệu,…) là hoàn thành:
Bạn cũng có thể thêm trường “Tháng” vào bảng PivotTable tùy theo nhu cầu thống kê, chẳng hạn:
Hoặc:
4. Xóa Pivot Table:
Để xóa bảng Pivot Table, bạn chỉ cần chọn toàn bộ bảng Pivot Table, sau đó nhấn nút <Delete>.
Như vậy, qua ví dụ đơn giản trên, chắc hẳn các bạn đã nắm được những vấn đề cơ bản để tạo một bảng Pivot Table trong Excel. Các bạn có thể khám phá các tính năng khác trên 2 tab (Options và Design) của Pivot Table Tools để tạo một bảng tổng hợp chuyên nghiệp hơn. Chúc các bạn thành công!
