Viết tắt trong Excel - Thủ thuật đơn giản giúp bạn tiết kiệm thời gian

Cách tạo chữ viết tắt

Bước 1:

Với bất cứ một phiên bản Excel nào, việc bạn cần làm là tìm ra hộp thoại AutoCorrect Options.

Chẳng hạn với Excel 2007, bạn nhấn nút trên thanh Menu, sau đó nhấn

Hộp thoại Excel Options sẽ hiện ra. Tại thẻ Proofing, bạn nhấn .

Khi nhấn AutoCorrect Options, hộp thoại AutoCorrect: English (US) sẽ xuất hiện. Bạn tiếp tục các thao tác ở bước 2.

Chú ý: Với phiên bản Excel 2003, bạn truy cập vào Tools → Options. Tại tab Spelling, bạn nhấn chuột vào AutoCorrect Options, rồi thực hiện tiếp các thao tác ở bước 2.

Bước 2:

Tại hộp thoại AutoCorrect: English (US), trong thẻ AutoCorrect, bạn thao tác như sau:

• Điền từ hoặc cụm từ cần tạo chữ viết tắt vào mục With.
• Điền chữ viết tắt cho từ hoặc cụm từ trong mục With vào mục Replace.

Ví dụ: Tại mục With điền cụm từ: “Viết tắt trên Excel”

           Tại mục Replace điền: “VT”

Sau đó nhấn như hình minh họa:

Như vậy, chữ viết tắt “VT” thay thế cho cụm từ “Viết tắt trên Excel” đã được tạo ra. Bạn nhấn để tắt các hộp thoại.

Kết quả: Khi soạn thảo văn bản trên Excel, bạn nhấn “VT”, sau đó là một dấu cách, dấu chấm, dấu phẩy, dấu hỏi, xuống dòng,… thì chữ “VT” sẽ được thay bằng cụm từ “Viết tắt trên Excel”. Còn nếu sau chữ “VT” là một chữ cái khác thì vẫn hiển thị nguyên như vậy.

Ví dụ:

• Gõ “VT.” => Hiển thị: “Viết tắt trên Excel.”
• Gõ “VTH” => Hiển thị: “VTH”

Cách xóa chữ viết tắt đã thiết lập

Bạn vào hộp thoại AutoCorrect: English (US) như bước 1. Trên tab AutoCorrect,  tại ô Replace, bạn gõ chữ viết tắt mà bạn muốn xóa, sau đó nhấn .

Ví dụ: Bạn đang có từ viết tắt “NTVA” thay cho “Nguyễn Thị Vân Anh”. Để xóa từ viết tắt này, bạn vào hộp thoại AutoCorrect: English (US) và làm như hình sau:

Sau đó bạn nhấn để tắt các hộp thoại.

Kết quả: Khi soạn thảo văn bản trên Excel, nếu bạn đánh “NTVA” thì sẽ vẫn hiển thị nguyên như vậy, không bị chuyển thành cụm từ “Nguyễn Thị Vân Anh” nữa.

Lưu ý: Trong hộp thoại AutoCorrect: English (US) có sẵn các từ viết tắt, các chữ thay thế cho các ký hiệu, các từ dễ bị viết sai (khi viết sai sẽ tự động sửa lại thành đúng). Bạn hoàn toàn có thể sửa đổi, thêm bớt, xóa bỏ nếu muốn.

Trên đây là cách viết tắt trong Excel cực kỳ đơn giản, bạn có thể vận dụng thủ thuật này khi tạo lập các bảng Excel với dữ liệu khổng lồ và nhiều cụm từ lặp đi lặp lại, điều đó cực kỳ hữu ích vì giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn và làm việc hiệu quả hơn rất nhiều. Chúc các bạn thực hiện thành công! Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.