Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ cấu trúc/ sơ đồ tổ chức trong Word

Để vẽ một sơ đồ tổ chức trong Word các bạn có thể sử dụng một trong hai cách đó là sử dụng SmartArt và sử dụng công cụ Shapes. Sử dụng SmartArt sẽ giúp các bạn vẽ sơ đồ tổ chức nhanh chóng hơn so với sử dụng công cụ Shapes. Nhưng sử dụng công cụ Shapes các bạn có thể vẽ sơ đồ tổ chức theo nhiều kiểu khác nhau hơn. Bài viết dưới đây hướng dẫn các bạn hai cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Word.

Vẽ sơ đồ tổ chức trong Word bằng SmartArt
Bước 1: Trên giao diện Word → chọn thẻ Insert → Smart Art

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Choose a SmartArt Graphic

Trong cửa sổ này, bạn có thể lựa chọn các kiểu sơ đồ, gồm có các dạng:

• List: Thể hiện theo dạng liệt kê
• Process: Thể hiện theo quá trình, bước 1 đến bước n
• Cycle: Sơ đồ dạng vòng tròn
• Hierachy: Sơ đồ phân nhánh, từ trên xuống dưới, thích hợp cho việc tạo các sơ đồ tổ chức
• Relationship: Sơ đồ quan hệ
• Matrix: Sơ đồ dạng ma trận
• Pyramid: Sơ đồ dạng kim tự tháp
• Picture

Ví dụ chọn kiểu Cycle: Sơ đồ dạng tròn ta có sơ đồ dưới đây:


Bước 3: Sau khi chọn xong kiểu sơ đồ bạn muốn, chọn vào sơ đồ đó, xuất hiện các tùy chọn sau:

• Trong tab Design: dùng để thiết kế các hình dáng của từng nhánh sơ đồ.
• Add Shape: Chèn thêm hình thể
• Promote/Demote: Tăng/giảm cấp độ của các nhánh
• Lay Out: định đạng kiểu sơ đồ

Để thay đổi màu sắc cho sơ đồ tổ chức các bạn chọn Design → Change Colors → chọn màu các bạn muốn.

Kết quả sau khi bạn chọn màu sắc:


Ngoài ra bạn có thể thay đổi kiểu cho sơ đồ trong phần SmartArt Styles của Design, chọn sơ đồ 2D hoặc 3D tùy ý . Để thay đổi hiệu ứng chữ các bạn chọn thẻ Design và thay đổi trong phần SmartArt Styles. 

Bước 4: Để thay đổi kiểu chữ, màu chữ, hiệu ứng chữ các bạn chọn thẻ Format và thay đổi trong phần WordArt Styles, Text Fill, Text Effects.

Vẽ sơ đồ tổ chức trong Word bằng Shapes
Ngoài cách sử dụng trực tiếp SmartArt để vẽ sơ đồ tổ chức thì các bạn có thể sử dụng các công cụ trong Shapes. Các bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Đầu tiên các bạn chọn Insert → Shapes.

Bước 2: Tại đây có nhiều kiểu khối hình đường thẳng, mũi tên và rất nhiều hình họa khác. Để vẽ sơ đồ tổ chức các bạn chỉ cần sử dụng khối hình chữ nhật, khối hình tròn, đường thẳng, và đường mũi tên một chiều. Các bạn cũng có thể sử dụng các khối hình khác cho phù hợp.

Bước 3: Các bạn vẽ nhiều khối hình chữ nhật tương ứng với các nội dung mà các bạn muốn có trong sơ đồ tổ chức.
Nếu các khối hình giống nhau các bạn có thể sao chép bằng cách chọn khối hình sau đó nhấn giữ phím Ctrl và nhấn giữ con trỏ chuột sau đó di chuyển con trỏ chuột đến vị trí khác và thả chuột. Hoặc các bạn có thể sao chép và dán như bình thường với tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl + V.
Bước 4: Để chèn chữ vào trong hình → click chuột phải → chọn Add text

Sau khi đã nhập xong nội dung cho sơ đồ tổ chức, các bạn cần hiệu chỉnh, chọn màu sắc, kiểu chữ, kiểu hình. Tất cả các tùy chỉnh này các bạn thực hiện trong thẻ Format khi các bạn chọn khối hình.

Chú ý: Sau khi sửa xong sơ đồ bằng Shapes, bạn nên Group lại tất cả các hình khối của sơ đồ bằng cách lựa chọn các bộ phận của sơ đồ → chuột phải → chọn Group. Việc Group lại các bộ phận của sơ đồ giúp bạn thêm/ bớt nội dung trong văn bản sẽ không làm dịch chuyển vị trí của sơ đồ.

Dưới đây là một ví dụ về sơ đồ tổ chức, bạn có thể tham khảo và vẽ bằng SmartArt hay Shape đều được để thực hành.

Trên đây hướng dẫn các bạn hai cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Word. Chúc các bạn thành công! Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.