Hướng dẫn cách sử dụng AutoText (gõ chữ tự động) trong Word

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian soạn thảo văn bản, Office 2010 trở lên ra đời tính năng AutoText. Việc sử dụng AutoText giúp bạn soạn thảo văn bản nhanh chóng, tiện lợi khi nhập các cụm văn bản dài và lặp lại nhiều lần.

Trong quá trình soạn thảo văn bản, có những cụm từ ta thường viết lặp lại rất quen thuộc. Để giảm thiểu thời gian gõ lại, Word cung cấp chức năng Autotext để cải thiện tốc độ soạn thảo. Ví dụ những cụm từ dài như “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”, hay “đất nước” , hay “Công ty trách nhiệm hữu hạn”… là những cụm từ mà ta lặp lại nhiều lần, nếu phải viết lại như vậy thì rất mất thời gian. Đó là lý do ta cần biết sử dụng Autotext trong Word. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn sử dụng chức năng AutoText.

Bước 1: Để tạo autotext trước tiên chúng ta cần bôi đen phần văn bản cần định nghĩa, ví dụ cụm từ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Bước 2: Bạn vào tab Insert, tại nhóm Quick Parts , bạn chọn kí hiệu mũi tên nhỏ chỉ xuống. Tại đây hiển thị 1 danh sách, trong đó chọn Autotext → chọn Save Selection to Autotext Gallery.

Hộp thoại “Create New Building Block” hiện lên: Bạn nhập tên ngắn gọn của cụm từ cần thực hiện autotext vào ô Name (VD: Cộng hòa xã hội) và nhấn OK.

Ngoài ra, Bạn cũng có thể mở cửa sổ này bằng tổ hợp phím tắt Alt + F3.

Như vậy bạn đã cài đặt xong AutoText. Sau khi lưu Autotext, mỗi lần soạn văn bản mà có chứa cụm từ giống như ta đặt trong mục Name (ví dụ trên là Cộng hòa xã hội) thì Word sẽ gợi ý cho ta cụm văn bản. Lúc đó ta có thể nhập nhanh bằng cách nhấn phím Enter hoặc gõ phím F3, như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian soạn thảo.

Hoặc cách khác, bạn bấm vào biểu tượng AutoText và chọn phần văn bản muốn chèn (đối với trường hợp nhiều AutoText mà bạn không nhớ hết tên).

Trong trường hợp bạn muốn xóa AutoText thì hãy thực hiện như sau: Ấn vào biểu tượng Autotext hoặc tổ hợp phím Alt+F3. Sau đó click chuột phải vào đoạn văn bản → chọn Organize and Delete...

Hộp thoại Building Blocks Organizer xuất hiện → chọn Delete → Yes. Như vậy bạn sẽ xóa thành công Autotext.

Như vậy trên đây chúng tôi đã hướng dẫn các bạn cách thêm và xóa Autotext ở file văn bản Word, nhờ đó bạn có thể soạn thảo và thao tác trên các tập tin Word nhanh chóng và dễ dàng. Chúc các bạn thực hiện thành công! Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.