Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel để tìm kiếm dữ liệu

1. Cú pháp hàm Hlookup =HLOOKUP( lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]) trong đó: Lookup value: Là giá trị cần tìm kiếm. Nó có thể là một chuỗi ký tự, một tham chiếu, hay một giá trị nào đó. Table array: Là vùng tìm kiếm. Đây thường là 1 bảng phụ có chứa dữ liệu ...

1. Cú pháp hàm Hlookup

=HLOOKUP( lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

trong đó:

Lookup value:
- Là giá trị cần tìm kiếm.
- Nó có thể là một chuỗi ký tự, một tham chiếu, hay một giá trị nào đó.
Table array: Là vùng tìm kiếm.
- Đây thường là 1 bảng phụ có chứa dữ liệu ta cần. Để có thể copy công thức xuống các dòng dưới thì ta phải cố định bảng này bằng địa chỉ tuyệt đối (Chọn bảng rồi nhấn F4).
Row index num: Là số thứ tự dòng mà bạn muốn lấy dữ liệu.
Range lookup: Là kiểu tìm kiếm.
- Nhập “True” hoặc “1” khi bạn muốn dò tìm kiểu tương đối. Nghĩa là, nếu không tìm thấy kết quả chính xác với giá trị cần tìm kiếm (lookup value) thì hàm sẽ trả về giá trị gần nhất, nhỏ hơn hoặc bằng lookup value.
- Nếu range lookup được thiết lập “True” thì hàng đầu của table array phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
- Nhập “False” hoặc “0” khi bạn muốn dò tìm kiểu tuyệt đối. Nghĩa là hàm sẽ tìm một kết quả chính xác 100% với giá trị cần tìm kiếm (lookup value). Nếu không tìm được sẽ trả về giá trị #N/A.
- Nếu không nhập gì, hàm sẽ tự động mặc định dò tìm kiểu tương đối.

2. Ví dụ

Có bảng dữ liệu như sau:

Ta cần điền dữ liệu vào cột D (Xếp loại học lực) và cột F (Điểm thưởng).

a. Với cột D, ta có bảng phụ số 1:

Bước 1: Xác định hàm sẽ sử dụng:

Căn cứ vào điểm để xếp loại học lực. Mà ở bảng phụ số 1 thì các điểm (0, 5, 7, 9) được xếp cùng một hàng (hàng số 17) nên ta sử dụng hàm HLOOKUP.

Bước 2: Lập công thức cho ô D5:

+ Lookup value: Là ô C5 với giá trị là 7.7

+ Table array: Là bảng dữ liệu từ C17 đến F18 (không lấy cột tiêu đề của bảng).

+ Row index num: Là dòng thứ 2 của bảng dữ liệu, tức là dòng “Xếp loại học lực”.

+ Kiểu tìm kiếm: Là kiểu tương đối do điểm từ 0 đến 5 là yếu, từ 5 đến 7 là trung bình, từ 7 đến 9 là khá, trên 9 là giỏi. Các số 0, 5, 7, 9 đã sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

Vậy ta có công thức: =HLOOKUP(C5,$C$17:$F$18,2,1)

Nghĩa là: Tìm kiếm giá trị ở ô C5 trong bảng từ C17 đến F18, sau đó trả về giá trị ở dòng thứ 2 của bảng trong cùng cột tìm được, tìm kiếm kiểu tương đối.

Như vậy kết quả trả về ở dòng thứ 2 của bảng dữ liệu, tương ứng với cột E, đó là “Khá”.

Bước 3: Lấy dữ liệu vào các ô còn lại

Do đã cố định địa chỉ của bảng dữ liệu $C$17:$F$18 nên ta chỉ cần copy (Ctrl C) ô D5 rồi chọn các ô từ D6 đến D14 và paste (Ctrl V).

b. Với cột F, ta có bảng phụ số 2:

Bước 1: Xác định hàm sẽ sử dụng:

Căn cứ vào hạnh kiểm để cho điểm thưởng. Mà ở bảng phụ số 2 thì hạnh kiểm (Trung bình, khá, tốt) được xếp cùng một hàng (hàng số 21) nê ta sử dụng hàm HLOOKUP.

Bước 2: Lập công thức cho ô F5:

+ Lookup value: Là ô E5 với giá trị là “Tốt”.

+ Table array: Là bảng dữ liệu từ C21 đến E22 (không lấy cột tiêu đề của bảng).

+ Row index num: Là dòng thứ 2 của bảng dữ liệu, tức là dòng “Điểm thưởng”.

+ Kiểu tìm kiếm: Là kiểu tuyệt đối, tức tìm kiếm chính xác loại hạnh kiểm để xác định điểm thưởng.

Vậy ta có công thức: =HLOOKUP(E5,$C$21:$E$22,2,0)

Nghĩa là: Tìm kiếm giá trị ở ô E5 trong bảng từ C21 đến E22, sau đó trả về giá trị ở dòng thứ 2 của bảng trong cùng cột tìm được, tìm kiếm kiểu tuyệt đối.