Học Excel từ những phép tính phổ biến nhất [Kèm video hướng dẫn]

Excel dù mới nhìn vào có thể bạn sẽ bị hoa mắt chóng mặt do chúng có quá nhiều hàm để tính toán. Điều này có phần gây rối rắm dành cho những bạn mới lần đầu tiếp cận đến Excel. Học Excel không khó. Mỗi ngày bạn chỉ cần bỏ ra chút ít thời gian là bạn có thể học được những công thức cần thiết cho bạn mà không cần phải dán mắt vào cuốn "Tổng Hợp Hàm Excel". Việc phải ôm khư khư quyền sách lí thuyết sẽ chẳng giúp gì được cho bạn. Chúng chỉ làm bạn tệ hơn thôi. Học đi đôi với hành. Thay đổi cách nghĩ của bạn. Bạn sẽ đạt được những gì mình muốn.

Chần chừ gì mà không bắt tay vào tìm hiểu những hàm được sử dụng nhiều nhất trong Excel thôi nào.

Cách tính tổng trong Excel

Hẳn bạn vẫn còn nhớ ví dụ tính hoá đơn thanh toán đúng không? Trước khi học hàm này bạn đã phải dùng rất nhiều dấu cộng để tính được tổng thành tiền của hoá đơn. Điều này thật mệt mỏi. Excel đã giúp bạn có được giải pháp cực nhanh. Đó chính là hàm Sum. Hàm tính tổng trong Excel.

Cú pháp: =SUM([number 1],[number 2],...)

Trong trường hợp những dữ liệu nằm thưa thớt thì bạn nên nhấp vào từng dữ liệu một. Mỗi dữ liệu ngăn cách bởi một dấu phẩy. Trên thực tế bạn chỉ cần nhập hàm SUM và chọn dữ liệu (khối hay riêng lẻ) là bạn có thể tính tổng được một cách dễ dàng.

Các bước tính tổng trong Excel

Bước 1: Thực hiện các phép tính trong ô dữ liệu cần tính tổng. Hoàn thành những ô dữ liệu cần tính tổng còn lại tương tự như ở ô đầu tiên.

Kết quả

Nhấp và giữ dấu cộng góc phải phía dưới ô tính để sao công thức cho các ô còn lại.

Bước 2: Nhập cú pháp =SUM vào một ô bất kì. Tiến hành quét khối dữ liệu. Nhớ đóng ngoặc sau đó bạn nhấn Enter. Kết quả tính tổng sẽ hiện lên trên bảng tính.

Kết quả của hàm tính tổng trong Excel sẽ hiển thị như sau. Nếu bạn nập đúng cú pháp.

Cách dùng hàm xếp hạng trong Excel

Ngoài hàm tổng thường được sử dụng thì hàm xếp hạng cũng được dùng khá phổ biến. Tên chính thức của hàm là Rank. Hàm này cho phép bạn thực hiện xếp hạng chính xác. Khi dùng hàm này bạn sẽ tìm được đâu là người giỏi nhất, kém nhất và cả đồng hạng với nhau. Hàm này thường dùng trong trường học khá nhiều. Bởi tính chính xác của chúng.

Cú pháp: =RANK(number, ref, order)

Giải thích đơn giản Number là con số bạn cần để so sánh với một nhóm những con số khác để tìm ra vị trí mà số liệu của bạn đang đứng vị trí thứ bao nhiêu. Còn Ref chính là một vùng điều kiện. Bao gồm những ô chứa dữ liệu dùng để so sánh với con số mà bạn đã ghi tại phần number. Còn Order thì hàm Rank cho phép bạn có hai giá trị ở đây. Bạn điền số 1 nếu bạn muốn sắp xếp tăng dần. Còn nếu bạn ghi số 0 tức là bạn muốn xếp một dãy số liệu đó giảm dần.

Các bước dùng hàm Rank trong Excel

Bước 1 : Viết cú pháp của hàm Rank. Trong đó Number là số bạn muốn đem đi xếp thứ hạng. Ref là vùng điều kiện hay nói đơn giản là vùng so sánh để xếp vị trí dữ liệu của bạn trong vùng đó là đứng thứ hạng bao nhiêu. Order thì bạn có thể chọn 0 nếu bạn con số cao nhất đứng ở vị trí dẫn đầu. Còn nếu bạn chọn số 1 thì có nghĩa là bạn chọn con số tháp nhất là con số đứng đầu. 

Lưu ý khối dữ liệu mà bạn chọn ở Ref phải được ghi bằng giá trị tuyệt đối.

Bước 2: Kiểm tra một lần nữa công thức. Sau đó nhấn Enter để ra kết quả. Tiếp tục nhấn và giữ dấu cộng phía dưới góc phải của ô dữ liệu ban đầu để sao công thức xuống các ô còn lại

Cách tính hàm Average trong Excel

Average dịch nghĩa ra là trung bình. Chức năng của hàm này là dùng để tính trung bình cộng. Hàm được sử dụng phổ biến là nhớ vào tính tiện lợi. bạn không cần phải chờ đợi quá lâu để có thể tính một bài toán trung bình cộng đơn giản.

Cú pháp : =Average([number 1],[number 2],...)

Các bước dùng hàm Average trong Excel

Bước 1: Nhập hàm Average vào một ô bất kì còn đang trống chưa chứa bất kì dữ liệu nào.

Bước 2: Chọn khối dữ liệu mà bạn cần tính trung bình cộng. Sau đó đóng ngoặc và nhấn Enter.

Các dùng các hàm đếm trong Excel

Hiện nay có 4 hàm đếm thông dụng trong Excel là Count, CountA, CountIf, CountBlank. Chức năng của từng hàm như sau:

Count : Đếm các ô dữ liệu là số. Chúng không đếm kí tự khác ngoài số.

CountA: Đếm cả hai ô dữ liệu chữ và ô dữ liệu số

CountIf: Đếm dữ liệu đạt đủ chuẩn do chính bạn qui định

CountBlank: Đếm các ô trống không chứa dữ liệu trong vùng mà bạn chọn.

Cú pháp

Count, CountA có cú pháp là =Count[CountA](value 1, value 2,...).

CountIf  có cú pháp =CountIf(range, citeria).

• Range : vùng dữ liệu mà bạn muốn đếm
• Citeria: Điều kiện được đặt ra để giúp cho CountIf lọc những số đủ yêu cầu của bạn.

CountBlank có cú pháp là =CountBlank(range).

Các bước để sử dụng hàm đếm trong Excel

Bước 1: Đối với Count, CountA và CountBlank bạn chỉ cần quét khối khu vực dữ liệu mà bạn muốn đếm. Còn CountIf thì ngoài quét khối vùng dữ liệu đó thì bạn còn phải ghi thêm điều kiện để CountIf có thể lọc. 

Bước 2: Nhấn Enter chờ kết quả. Bạn có thể kiểm chứng lại nếu bạn không tin rằng Excel đã đếm đúng hay chưa.

---Video---

Bài tập dành cho bạn kì này. Bạn còn nhớ hoá đơn thanh toán quán 3 con heo ở bài học trước không? Hãy tính tổng thành tiền và dùng hàm average tính trung bình xem mỗi đĩa thức ăn ở quán giá bao nhiêu?