Hướng dẫn tạo danh sách lựa chọn trong Excel 2010 - 2013 (tạo drop down list)

TẠO DANH SÁCH LỰA CHỌN THÔNG THƯỜNG

Bước 1: Click vào vị trí bạn muốn tạo list → vào mục Data → chọn Data Validation... 

Bước 2: Hộp thoại Data Validation hiện ra, vào thẻ Setting → mục Allow → chọn List.

Bước 3: Mục Source bạn nhập danh sách các lựa chọn, mỗi lựa chọn ngăn cách nhau bằng dấu phẩy như hình minh họa dưới đây:

Cách khác, bạn có thể nhập dữ liệu vào Source bằng cách lấy danh sách từ một vùng dữ liệu tạo sẵn mà không phải nhập tay.

Trước tiên, bạn cần có một danh sách có sẵn (có thể ở ô khác hoặc sheet khác). Ví dụ mình tạo sheet khác:

Trong hộp thoại Data Validation, ở mục Source bạn click vào biểu tượng dưới đây:

Bạn kéo chuột để lựa chọn miền dữ liệu làm danh sách, rồi click vào biểu tượng:

Và bấm OK.

Kết quả bạn sẽ tạo được một danh sách lựa chọn:

Lưu ý: Bạn hãy đặt con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô đó và kéo xuống các dữ liệu ở dòng khác để các dòng khác cũng có drop down list như vậy.

TẠO DANH SÁCH PHỤ THUỘC VÀO DANH SÁCH KHÁC

Ví dụ bạn muốn nhập danh sách huyện phụ thuộc vào danh sách tỉnh:

Bước 1: Thêm 1 sheet nữa (hoặc bạn có thể đặt trong ô khác) để lưu vùng dữ liệu liên quan đến danh sách kia. Ví dụ ở đây mình tạo sheet quận/ huyện phụ thuộc vào tỉnh/ thành phố:

Bước 2: Đặt tên cho các vùng dữ liệu thuộc về quận/ huyện bằng cách: chọn vùng dữ liệu liên quan → chuột phải chọn Define Name:

Bước 3: Hộp thoại Define Name xuất hiện, ở dòng Name bạn đặt tên như sau:

- Vùng dữ liệu ở phạm vi A2:A8 đặt tên là HàNội

- Vùng dữ liệu ở phạm vi B2:B8 đặt tên là BắcNinh

...

Lưu ý: Quy tắc đặt tên: Đặt tên giống y như giá trị tên tỉnh/ thành phố nhưng không chứa dấu cách (chú ý giống về dấu và viết hoa, viết thường)

Bước 3: Quay trở lại với vị trí cần đặt list, bạn vào Data → chọn Data Validation

Bước 4: Hộp thoại Data Validation xuất hiện, mục Allow bạn chọn List, mục Source bạn nhập công thức: =INDIRECT(SUBSTITUTE(A2," ","")) 

Mình sẽ giải thích một chút về công thức trên: =INDIRECT(SUBSTITUTE(A2," ",""))

- Hàm SUBSITUTE là hàm thay thế kí tự (xem hướng dẫn chi tiết ở bài viết này)

- Hàm INDIRECT là hàm trả về tham chiếu từ một chuỗi kí tự.

Vì vậy công thức =INDIRECT(SUBSTITUTE(A2," ","")) sẽ mang ý nghĩa là: 

- Hàm SUBSITUTE bỏ kí tự dấu cách của ô A2 bằng cách thay thế " " bằng "" (không có gì). Như vậy ô A2 sẽ từ Bắc Ninh → BắcNinh

- Hàm INDIRECT tham chiếu với vùng dữ liệu tên là BắcNinh đã được chúng ta đặt tên ở bước 3. (vùng dữ liệu này chứa quận/ huyện)

Như vậy kết quả ta sẽ thu được: Danh sách huyện của tỉnh Bắc Ninh đã hiển thị đầy đủ để bạn có thể lựa chọn.

Tương tự như vậy bạn có thể thực hiện được với xã/ phường thuộc quận/ huyện. 

Các bạn thấy sao? Tạo 1 danh sách thông thường rất đơn giản nhưng sang tạo danh sách phụ thuộc vào danh sách khác đã bắt đầu phức tạp hơn nhỉ? Nhưng đừng lo, chỉ cần bạn đọc thật kỹ bài viết này và thực hiện giống như các bước mà mình đã hướng dẫn thì đảm bảo bạn sẽ hiểu và thực hiện thành thạo ngay thôi! Chúc các bạn thành công!