Trích lương dự phòng và hạch toán khoản trích lương dự phòng

Cuối năm doanh nghiệp có thể trích trước quỹ tiền lương để lập quỹ dự phòng nhằm đảm bảo việc trả lương cho công nhân không bị gián đoạn. Vậy việc trích lập quỹ dự phòng tiền lương được quy định như thế nào? Kế toán Centax xin chia sẻ với các bạn bài viết 

1. Quy định của Thuế

Căn cứ Thông tư 78/2014/TT-BTC tại Điều 6, Khoản 2, Điểm 2.5 quy định các khoản chi  không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

“c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.

Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.”

Căn cứ theo quy định trên việc trích lập quỹ dự phòng tiền lương được tính vào chi phí được trừ và có một số điểm lưu ý như sau:

– Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

– Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán và không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng năm trước chi cho quyết toán.

-Sau khi trích lập quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.

– Quỹ dự phòng tiền lương phải được chi hết trong vòng 6 tháng sau khi trích lập.

2. Xác định quỹ lương thực hiện

Để trích lương dự phòng được chính xác thì doanh nghiệp cần phải xác định rõ quỹ lương thực hiện trong năm là  thế nào?

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán và không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng năm trước chi cho quyết toán.

Ví dụ 1: Tiền lương năm 2014 của Doanh nghiệp A phải trả cho người lao động là 1 tỷ đồng:

– Trong năm 2014, doanh nghiệp đã trả tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho người lao động là 900 triệu đồng.

– Đến thời điểm 31/03/2015 doanh nghiệp mới chi trả tiền lương, tiền công của năm 2014 là 50 triệu đồng

– Vậy quỹ tiền lương thực hiện đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán = 900 + 50 = 950 triệu đồng.

Doanh nghiệp được trích lập quỹ dự phòng mức tối đa = 950 x 17% = 161,5 triệu đồng
Tổng số tiền lương được tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế của năm 2014 = 950 + 161.5 = 1111.5 triệu đồng

Ví dụ 2: Tiền lương năm 2014 của Doanh nghiệp A phải trả cho người lao động là 1 tỷ đồng:

– Trong năm 2014, doanh nghiệp đã trả tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho người lao động là 900 triệu đồng.

– Đến thời điểm 31/03/2015 doanh nghiệp đã chi trả hết số tiền lương, tiền công của năm 2014 là 100 triệu đồng

– Vậy quỹ tiền lương thực hiện đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán = 900 + 100 = 1.000 triệu đồng.

Doanh nghiệp được trích lập quỹ dự phòng mức tối đa = 1.000 x 17% = 170 triệu đồng
Tổng số tiền lương được tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế của năm 2014 = 1.000 + 170 = 1.170 triệu đồng

Ví dụ 3:Tiền lương năm 2014 của Doanh nghiệp A phải trả cho người lao động là 1,1 tỷ đồng:

– Trong năm 2014, doanh nghiệp đã trả tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho người lao động là 900 triệu đồng.

Trong đó có 100 triệu là tiền lương dự phòng được trích từ năm 2013

– Đến thời điểm 31/03/2015 doanh nghiệp đã chi trả hết số tiền lương, tiền công của năm 2014 là 200 triệu đồng 

– Vậy quỹ tiền lương thực hiện đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán = 900 – 100 + 200 = 1.000 triệu đồng.

Doanh nghiệp được trích lập quỹ dự phòng mức tối đa = 1.000 x 17% = 170 triệu đồng
Tổng số tiền lương được tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế của năm 2014 = 1.000 + 170 = 1.170 triệu đồng

3. Hạch toán

– Khi trích lập quỹ dự phòng tiền lương hạch toán như sau:

Nợ TK 642, 641, 154
      Có TK 334

– Khi doanh nghiệp chi trả tiền lương từ quỹ dự phòng:

Nợ TK 334
      Có TK 111, 112, 3335

Lưu ý: Do khoản chi phí này đã tính vào chi phí của kỳ trước nên khi chi trả tiền lương cho người lao động từ quỹ lương dự phòng thì doanh nghiệp không trích lương phải trả của kỳ đó vào chi phí của năm thực hiện 

Mời bạn đọc tham khảo thêm các bài viết:

Cách xác định quỹ lương thực hiện

Quy định về làm thêm giờ và mức lương làm thêm giờ

Mức lương tối thiểu vùng năm 2015 áp dụng đối với người lao động làm việc ở doanh nghiệp

Các khoản tiền thưởng, tiền hỗ trợ ngày lễ có được tính vào chi phí được trừ?

Quy định 2015 đối với hàng cho, biếu, tặng, trả thay lương người lao động