Quy trình kiểm toán nội bộ

là quy trình giúp Giám đốc kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát toán nội bộ tại Công ty và các đơn vị trực thuộc (bao gồm cả hệ thống kế toán); kiểm tra và xác nhận độ tin cậy của thông tin tài chính, báo cáo kế toán quản trị (gọi chung là báo cáo) trước khi trình ký duyệt; kiểm tra sự tuân thủ luật pháp, quy định của nhà nước và của Công ty; qua đó phát hiện các sơ hở, yếu kém và đề xuất biện pháp cải tiến.

Đây là một quy trình khá phức tạp, và thường xuất hiện ở các công ty lớn, các tập đoàn có nhiều các DN thành viên.

CHƯƠNG I:
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

Điều 1: Tổ Kiểm toán nội bộ là bộ phận trực thuộc và giúp Giám đốc kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát toán nội bộ tại Công ty và các đơn vị trực thuộc (bao gồm cả hệ thống kế toán); kiểm tra và xác nhận độ tin cậy của thông tin tài chính, báo cáo kế toán quản trị (gọi chung là báo cáo) trước khi trình ký duyệt; kiểm tra sự tuân thủ luật pháp, quy định của nhà nước và của Công ty; qua đó phát hiện các sơ hở, yếu kém và đề xuất biện pháp cải tiến.

Điều 2: Trách nhiệm của bộ phận trong Công ty là căn cứ trên quyền hạn và trách nhiệm của mình để tổ chức và thực hiện công tác kiểm soát nội bộ trong đơn vị mình một cách hữu hiệu, hiệu quả và bảo đảm phù hợp với các chính sách chung của Công ty. Bên cạnh đó, cần phải tổ chức và hoàn thiện công tác kế toán và lập báo cáo kịp thời. Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm về tính chính xác và đáng tin cậy của báo cáo.

Chương II:
NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TỔ KIỂM TOÁN NỘI BỘ

Điều 3: Tổ Kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ:

1. Xây dựng chương trình kiểm toán hàng năm, trình Giám đốc phê duyệt.
2. Tổ chức thực hiện chương trình kiểm toán đã được phê duyệt và những nhiệm vụ kiểm toán đặc biệt do Giám đốc yêu cầu. Báo cáo định kỳ cho Giám đốc về việc thực hiện chương trình kiểm toán.
3. Quản lý nhân sự, trang thiết bị và chi phí của bộ phận theo quy định chung của Công ty và bảo đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả. Tổ chức đào tạo và huấn luyện kiểm toán viên để không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác.

Điều 4: Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, Tổ Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm và quyền hạn như sau:

1. Tuân thủ pháp luật, các quy định của nhà nước liên quan.
2. Duy trì sự khách quan, độc lập và trung thực trong quá trình kiểm toán.
3. Bảo mật các thông tin thu thập được trong quá trình kiểm toán theo quy định của nhà nước và của Công ty.
4. Yêu cầu tất cả các cá nhân, bộ phận trong Công ty cung cấp tài liệu, thông tin phục vụ cho quá trình kiểm toán và tạo điều kiện để hoàn thành nhiệm vụ.
5. Đề nghị trưng tập cán bộ nhân viên từ các bộ phận khác trong Công ty hoặc thuê chuyên gia để thực hiện kiểm toán khi cần thiết.
6. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về chất lượng công tác kiểm toán và sự trung thực của báo cáo kiểm toán.

Chương III:
CƠ CẤU TỔ CHỨC TỔ KIỂM TOÁN NỘI BỘ : (Tổ KTNB)

Điều 5:   Đứng đầu Tổ KTNB là Tổ trưởng Tổ KTNB do Giám đốc bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác kiểm toán nội bộ.

Điều 6:    Tổ trưởng Tổ KTNB có trách nhiệm tổ chức nhân sự trong Tổ Kiểm toán nội bộ và đề nghị tuyển dụng, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên theo quy định chung của Công ty.

Chương IV:
TRÌNH TỰ KIỂM TOÁN

Điều 7:     Việc ra quyết định kiểm toán phải dựa trên các căn cứ sau:

• Chương trình kiểm toán hàng năm đã được Giám đốc phê duyệt.
• Những nhiệm vụ kiểm toán đặc biệt do Giám đốc giao.

Điều 8:    Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ ra quyết định kiểm toán. Quyết định kiểm toán phải ghi rõ mục đích, phạm vi, đối tượng, thời hạn kiểm toán và các kiểm toán viên thực hiện. Những trường hợp điều chỉnh hay bổ sung những nội dung trên, cần có văn bản của Tổ Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ và gửi cho đối tượng kiểm toán cũng như các bộ phận có liên quan.

Điều 9:     Mỗi cuộc kiểm toán được tiến hành theo các bước:

• Chuẩn bị kiểm toán.
• Thực hiện kiểm toán.
• Báo cáo kiểm toán.
• Theo dõi sau kiểm toán.

Điều 10:   Chuẩn bị kiểm toán là những công việc chuẩn bị trước khi đến đối tượng kiểm toán, bao gồm việc xác định mục đích và phạm vi kiểm toán, tìm hiểu ban đầu về đối tượng kiểm toán, tổ chức lực lượng kiểm toán, lập kế hoạch sơ khởi và ra quyết định kiểm toán.

Điều 11:  Thực hiện kiểm toán là những công việc tiến hành tại đối tượng kiểm toán để thu nhập bằng chứng làm cơ sở cho kết luận kiểm toán, bao gồm việc khảo sát cơ bản về đối tượng kiểm toán, tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, tiến hành các thử nghiệm mở rộng (nếu cần thiết) và xử lý các phát hiện kiểm toán. Việc xử lý phát hiện kiểm toán cần nêu rõ thực trạng, đối chiếu với tiêu chuẩn, đánh giá hậu quả, phân tích nguyên nhân và đưa ra kiến nghị thích hợp.

Điều 12:  Báo cáo kiểm toán là văn bản trình bày những nội dung cơ bản của cuộc kiểm toán, bao gồm mục đích và phạm vi kiểm toán, các phát hiện kiểm toán cũng như các kiến nghị cần thiết. Báo cáo kiểm toán nội bộ do Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ ký và chịu trách nhiệm.

Báo cáo kiểm toán được gửi đến đối tượng kiểm toán, Hội Đồng Quản Trị, Ban kiểm soát, Giám đốc và các bộ phận có thẩm quyền hoặc trách nhiệm đối với đối tượng kiểm toán. Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm về việc lập và phát hành báo cáo kiểm toán đến những nơi thích hợp, trừ những trường hợp đặc biệt do Giám đốc quyết định.

Trưởng bộ phận được kiểm toán có trách nhiệm trả lời bằng văn bản đối với các nội dung được nêu trong báo cáo kiểm toán trong vòng 15 ngày kể từ khi nhận báo cáo kiểm toán. Văn bản trả lời được gửi tới các cá nhân và đơn vị được gửi báo cáo kiểm toán.

Điều 13:  Theo dõi sau kiểm toán là những công việc theo dõi các sửa chữa của đối tượng kiểm toán và đánh giá kết quả của các hoạt động này, bao gồm cả việc phúc tra và ra báo cáo theo dõi sau kiểm toán.

Việc xem xét các kiến nghị của Tổ Kiểm toán nội bộ, lựa chọn và thực hiện các biện pháp sửa chữa thích hợp là trách nhiệm của Trưởng bộ phận được kiểm toán. Tổ Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm theo dõi để ghi nhận các hoạt động sửa chữa (nếu có) và đánh giá kết quả của chúng. Nếu Trưởng bộ phận được kiểm toán và các bộ phận có liên quan xét thấy không cần thiết phải có hoạt động sửa chữa các vấn đề được nêu trong báo cáo kiểm toán thì cần phải xem xét mọi rủi ro có thể xảy ra và chịu trách nhiệm về việc không có những biện pháp sửa chữa thích hợp trong phạm vi quyền hạn của mình.

Điều 14:  Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm tổ chức hồ sơ kiểm toán thích hợp để ghi chép về các công việc kiểm toán viên đã thực hiện, các bằng chứng thu thập được làm cơ sở cho kết luận kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán cần được lưu trữ và bảo quản an toàn và bảo mật. Hồ sơ kiểm toán thuộc quyền quản lý của Tổ Kiểm toán nội bộ, các bộ phận liên quan muốn xem xét hồ sơ kiểm toán phải được sự chấp thuận của Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ. Những đơn vị bên ngoài muốn được xem xét hồ sơ kiểm toán phải được sự chấp thuận của Giám đốc.

CHƯƠNG V:
TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15:   Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký. Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm tổ chức thực hiện quy chế này.

————————– › & š ————————–