Mô hình tổ chức và hoạt động của Thư viện Nghị viện Hàn Quốc

(ĐHVH) - Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình, nhu cầu thông tin của các đại biểu quốc hội là rất lớn. Thực tế hoạt động của Quốc hội các nước cho thấy: hoạt động của các nghị sĩ quốc hội phụ thuộc khá nhiều vào nguồn thông tin, dịch vụ nghiên cứu mà họ nhận được. Các nghị sĩ quốc hội luôn cần những thông tin độc lập, đáng tin cậy để hiểu rõ hơn các đề xuất của chính phủ, sự phù hợp của chính sách cũng như dự liệu các phương án để thay thế. Do vậy, bộ phận giúp việc của Quốc hội các nước thường có các đơn vị cung cấp những dịch vụ thông tin, nghiên cứu độc lập, khách quan và có tính chuyên môn sâu để phục vụ các đại biểu quốc hội. Các đơn vị này thường là Thư viện Quốc hội. 

Thư viện Quốc hội nói chung, Thư viện Nghị viện Đại Hàn dân quốc nói riêng, giữ một vai trò rất quan trọng để duy trì hoạt động của Quốc hội nói riêng và của cả bộ máy nhà nước nói chung.

1.            Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Nghị viện Hàn Quốc

Sau khi Chiến tranh thế giới thứ II kết thúc, Mỹ và Liên Xô từ chỗ là đồng minh chuyển sang quan hệ đối đầu quyết liệt đã dẫn đến hệ quả: bán đảo Triều Tiên trở thành tâm điểm của cuộc chiến tranh lạnh tiếp theo giữa phương Đông và phương Tây, và nhân dân Triều Tiên phải chịu cảnh đất nước bị chia cắt. Sự hình thành hai chính quyền riêng biệt ở phía Nam và phía Bắc đã châm ngòi nổ cho một cuộc nội chiến kéo dài mà toàn thế giới biết đến với cái tên Chiến tranh Triều Tiên (1950 - 1953).

Cơ quan lập pháp của Hàn Quốc trong thời kỳ này chỉ gồm một Viện, được gọi là Nghị viện với 299 thành viên, trong đó 250 thành viên được bầu trực tiếp và phần còn lại được phân phối cho các Đảng (3 Đảng chính) căn cứ theo tỷ lệ thuận theo số phiếu mà mỗi Đảng thu được trong  mỗi cuộc bầu cử. Nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin cho các nghị sỹ Nghị viện, mặc dù đất nước đang nằm trong giai đoạn giữa những năm chiến tranh Triều Tiên, việc thành lập Thư viện Nghị viện được khởi xướng tại Hội trường Moo-duck của Văn phòng tỉnh ủy Kyungnam - Hội trường Nghị viện tạm thời với tuyên bố về “Nghị quyết về việc thành lập một thư viện nghị viện” bởi 16 nghị sỹ vào ngày 26/7/1951. Mục đích của Nghị quyết này,  với một bộ sưu tập khiêm tốn chỉ với 3604 cuốn sách và một đội ngũ nhân viên chỉ gồm 4 người, ngày 20 tháng 2 năm 1952, Thư viện Nghị viện được thành lập tại Pusan, thủ đô tạm thời của Hàn Quốc giúp các Nghị sỹ thực hiện tốt hơn vai trò của mình trong hoạt động lập pháp.

Ngày 26 tháng 11 năm 1963, Luật Thư viện được ban hành, tuyên bố sự ra đời của Thư viện Nghị viện như một tổ chức độc lập của Nghị viện. Sau tuyên bố này, do vòng xoáy thay đổi của chính trị, tình trạng của Thư viện đã thay đổi và pháp luật quy định về nó cũng bị thay đổi, biến Thư viện trở thành một đơn vị hỗ trợ cho Ban thư ký Nghị viện.

Tháng 12 năm 1988, Luật thư viện Nghị viện có hiệu lực thi hành trở lại và Thư viện được hồi sinh như một đơn vị độc lập của Nghị viện.

2.            Cơ cấu tổ chức

Từ năm 1995, Thư viện Nghị viện được chia làm các bộ phận: Văn phòng nghiên cứu và phân tích thông tin lập pháp, Văn phòng tiếp nhận và xử lý, Văn phòng quản lý thông tin công nghệ, Văn phòng kế hoạch, ngân sách và kiểm toán và Phòng Tổng hợp.

Văn phòng Nghiên cứu và Phân tích lập pháp:  được chia thành 6 nhóm gồm: Các vấn đề chính trị và ngoại giao; Quản lý tư pháp và công chứng; Giáo dục và khoa học; Tài chính và Kinh tế; Thương mại và công nghiệp; Phúc lợi và Môi trường. Mỗi nhóm đều được điều hành bởi một trưởng nhóm. Đội ngũ nhân viên của phòng gồm 23 nghiên cứu viên chuyên nghiệp có trình độ tối thiểu là tiến sỹ trong lĩnh vực có liên quan.

Văn phòng Tiếp nhận và xử lý: bao gồm Bộ phận tiếp nhận, Ban biên tập, Ban hợp tác và Liên nghị viện. Phòng này có nhiệm vụ thu thập và biên tập tài liệu trong nước và hợp tác quốc tế diễn ra.

Văn phòng dịch vụ tham khảo tài liệu: Cung cấp tài liệu thu thập và phân loại cho người sử dụng, chịu trách nhiệm điều hành phòng đọc và bộ sưu tập của thư  viện. Nó bao gồm khu vực lưu thông, khu vực tài liệu không phải là sách, khu vực văn bản pháp lý và thuộc nghị viện và khu vực dịch vụ thông tin

Văn phòng quản lý thông tin công nghệ, kế hoạch tự động hóa. Đây là bộ phận được được thiết lập và phân tích để biên tập, lưu giữ và bảo tồn những dạng cơ sở dữ liệu khác nhau. Văn phòng gồm 3 bộ phận: Bộ phận hệ thống tự động hóa, Bộ phận hệ thống phân tích, Bộ phận sản xuất cơ sở dữ liệu..

Năm 1988, Thư viện Nghị viện chính thức mở cửa cho công chúng; năm 2005 mở rộng giới hạn của người sử dụng là từ 18 tuổi trở lên. Thư viện đóng vai trò như một thư viện quốc gia bên cạnh vai trò là một thư viện nghị viện và ngày càng nỗ lực hơn trong việc mở rộng phạm vi và giới hạn thông tin của mình. Vì vậy, cơ cấu tổ chức và chức năng của Thư viện Nghị viện cũng có nhiều thay đổi. Để phù hợp hơn với quy mô của thư viện mới, cơ cấu hiện tại của Thư viện gồm 5 bộ phận chính: Văn phòng Quản lý và Kế hoạch, Văn phòng Thông tin Nghị viện, Phòng Quản lý thông tin, Phòng dịch vụ thông tin và Trung tâm lưu trữ Nghị viện.

Về đội ngũ cán bộ, tính đến tháng 6/2010, đội ngũ nhân viên chính thức của Thư viện Nghị viện là 290 người, bao gồm các nghiên cứu viên, chuyên gia dịch thuật, cán bộ thư viện, nhân viên hành chính và nhân viên kỹ thuật.

3.            Cơ chế hoạt động của Thư viện

Thư viện Nghị viện hoạt động như một tổ chức độc lập, hỗ trợ cho công việc của Nghị viện theo quy định của Luật Thư viện Nghị viện. Theo đó, Thư viện Nghị viện là một trong bốn tổ chức (Ban thư ký Nghị viện, Thư viện Nghị viện, Ủy ban ngân sách nghị viện và Dịch vụ nghiên cứu Nghị viện) hỗ trợ cho công việc của Nghị viện, chịu sự điều hành trực tiếp của Chủ tịch Nghị viện.

Ngoài ra, cùng với Thư viện Quốc gia, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Dịch vụ lưu trữ hồ sơ, Thư viện của Cơ quan phát hành Chính phủ, Thư viện Nghị viện hoạt động như thư viện lưu ký pháp luật (căn cứ theo Luật Thư viện năm 1963). Tất cả các cơ quan chính phủ, bao gồm cả các doanh nghiệp và các tổ chức liên quan tới Chính phủ, dù là của quốc gia hay của địa phương, theo yêu cầu và theo quy định của pháp luật, đều phải đặt các ấn phẩm phát hành của họ vào một trong các thư viện lưu ký. Luật Nghị viện số 1424 năm 1963 yêu cầu tất cả các cơ quan chính phủ phải lưu ký 3 phiên bản sao lưu các ấn phẩm của mình vào Thư viện Nghị viện.

Thư viện Nghị viện thực hiện mối quan hệ của mình với các thư viện khác phần lớn thông qua những hội nghị thường xuyên của Hiệp hội các thư viện Hàn Quốc. Từ những năm 1995, 1996, Thư viện đã thiết lập một thỏa thuận chia sẻ nghiên cứu cùng Thư viện Tòa án tối cao.

Ngoài ra, sau khi gia nhập Mạng lưới thông tin pháp lý toàn cầu - GLIN, căn cứ vào Luật bản quyền Hàn Quốc và thông qua các thỏa thuận về hợp tác lẫn nhau giữa các thư viện trong và ngoài nước, nội dung số hóa mà Thư viện Nghị viện cung cấp có thể được truy cập ở các thư viện của các tổ chức công và tư, hoặc thư viện các trường đại học.

4.            Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện Nghị viện

·                     Chức năng

Chức năng chính của Thư viện Nghị viện là hỗ trợ hoạt động lập pháp của các nghị sỹ và nhân viên của họ. Vì vậy, thư  viện cung cấp các dịch vụ khác nhau như: dịch vụ nghiên cứu và phân tích, dịch vụ thông tin tham khảo, dịch vụ dịch thuật…

Dịch vụ nghiên cứu và phân tích: Đây là dịch vụ được cung cấp bởi các nghiên cứu viên thuộc Văn phòng Thông tin Nghị viện. Các nghiên cứu viên nghiên cứu và phân tích thông tin về các hoạt động lập pháp và các vấn đề thực thi nhiệm vụ của Nhà nước. Họ nghiên cứu và phân tích các vấn đề hiện tại và đang phát triển trong lĩnh vực chuyên môn nghiên cứu của họ, sau đó được xuất bản trong các tài liệu như là Giới thiệu vấn đề, Tóm tắt thông tin, Phân tích các vấn đề quốc tế và Phân tích các nghiên cứu lập pháp.

Dịch vụ thông tin tham khảo phục vụ cho việc kiểm tra các dự luật: Đây là dịch vụ cung cấp các thông tin tham khảo từ các tạp chí trong nước và quốc tế, chuyên khảo, luận văn, luận án, báo, cơ sở dữ liệu thương mại phục vụ cho việc nghiên cứu các dự luật hoặc các vấn đề cụ thể. Dịch vụ này cung cấp thông tin đa dạng, thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như: Thông tin lập pháp, Thông tin nước ngoài, Thông tin pháp lý… Ngoài ra, Thư viện Nghị viện còn cung cấp một các kịp thời, đúng lúc cho các nghị sỹ , Ủy ban thưởng trực, Cục quản lý hành chính các thông tin thực tế được thu thập và sắp xếp về các chủ đề nóng đang được cả xã hội quan tâm thông qua các ấn phẩm phát hành không định kỳ như “Read at the glance”…

·                     Nhiệm vụ:

Thư viện Nghị viện Hàn Quốc đảm nhận nhiệm vụ thu thập và cung cấp các nguồn tri thức và thông tin toàn cầu, góp phần cho sự phát triển của nền dân chủ nghị viện và quyền được biết của con người.

Thư viện Nghị viện được thành lập có nhiệm vụ:

- Góp phần thực hiện vai trò lập pháp thông qua việc hỗ trợ không giới hạn cho các nghị sỹ;

- Thiết lập một thư viện pháp luật để thực hiện các nghiên cứu chuyên sâu về các hoạt động lập pháp.

- Nỗ lực cho bộ sưu tập toàn diện và bảo tồn khoa học các tri thức và thông tin quốc gia

- Cung cấp tri thức và thông tin cho người Hàn Quốc ở nước ngoài và những nghiên cứu viên nghiên cứu về Hàn Quốc    

- Tiếp tục bảo vệ phúc lợi xã hội thông qua dịch vụ xã hội tới các tầng lớp bị xa lánh thông tin

- Thúc đẩy xây dựng một môi trường thư viện mở nhằm cùng nhau phát triển trong xã hội

5.            Định hướng phát triển của Thư viện Nghị viện trong tương lai

5.1 Phương hướng hoạch định chiến lược phát triển cho Thư viện Nghị viện

Trong một vài thập kỷ gần đây, sự thay đổi về chính trị - xã hội của Hàn Quốc cùng với sự thay đổi về công nghệ đã thúc đẩy các nhà lãnh đạo của Thư viện Nghị viện xây dựng chiến lược và tầm nhìn cho sự phát triển của Thư viện Nghị viện như một tổ chức phi lợi nhuận có vai trò đặc biệt quan trọng  trong sự phát triển chung của đất nước trong tương lai.

Đầu tiên, thiết lập một chiến lược vững chắc cho Thư viện Nghị viện trong tương lai, những câu hỏi cơ bản về cơ cấu tổ chức của Thư viện Nghị viện được giải quyết triệt để, bao gồm các nội dung:

Đối tượng sử dụng thư viện: Được hiểu là Trung tâm dịch vụ pháp lý cho các nghị sĩ nghị viện, là nơi để các nghị sĩ lấp đầy khoảng trống về thông tin và những giới hạn giữa hoạt động lập pháp và hành pháp, Thư viện Nghị viện cần xây dựng một hệ thống thông tin vững chắc, hỗ trợ tối đa cho công việc của các nghị sĩ. Thêm vào đó, nhu cầu sử dụng các dịch vụ của Thư viện Nghị viện không ngừng tăng lên của công chúng cũng đặt ra yêu cầu cấp thiết phải có chiến lược phát triển trong tương laic ho Thư viện Nghị viện, bởi nền dân chủ Nghị viện dựa trên nền tảng là hệ thống đại diện và ý kiến tích cực của công dân. Điều đó có nghĩ là phục vụ công chúng tốt, Thư viện Nghị viện cũng đóng góp một phần trong cái nhìn tích cực của công chúng đối với Nghị viện.

Các dịch vụ cần được cung cấp: Xác định được nhu cầu của người sử dụng để cung cấp các dịch vụ thích hợp là yêu cầu chiến lược đối với bất kỳ thư viện nào. Các đặc tính của dịch vụ mới nên khắc phục những hạn chế của dịch vụ hiện tại và cung cấp tất cả các thông tin cho người sử dụng, đặc biệt là các nhà lập pháp thông qua nhiều mạng lưới thông tin như qua mạng Intranet (mạng nội bộ), một vài dịch vụ thông tin xây dựng luật, pháp lện như Cơ sở dữ liệu tri thức lập pháp, Cơ sở dứ liệu tham khảo… để có cái nhìn cân bằng cho những tiến bộ của các chính sách của chính phủ.

Kế hoạch cụ thể cho mục tiêu tương lai: Thư viện Nghị viện cần xác lập được những ưu tiên để thực hiện công việc và định hình các nguồn dữ liệu, nguồn ngân sách chính cho NAL trong các dự án tương lai. Đồng thời, cần phải thông báo chiến lược và kế hoạch trong tương lai thông qua các kênh truyền thông khác nhau để thu hút sự đóng góp của nhiều đối tượng.

Thứ hai,  phân tích được những tiềm năng bên trong tổ chức và các cơ hội bên ngoài để đề ra chiến lược nhằm tối đa hóa chúng, cùng lúc với việc giảm thiểu hóa điểm yếu cũng như các hiệu ứng từ các nguy cơ tiềm ẩn bên ngoài là ưu tiên cho các nhà lãnh đạo Thư viện Nghị viện trong việc hoạch định chiến lược cho tương lai. Thư viện Nghị viện có những điểm mạnh cần phát huy hơn nữa – đó là: cơ sở dữ liệu phức tạp và đồ sộ liên quan đến nhiều lĩnh vực, đặc biệt là các thông tin pháp lý và thông tin khoa học xã hội; đội ngũ nhân viên thư viện không chỉ là các cán bộ thư viện mà còn là các chuyên gia, học giả có kiến thức chuyên môn, sẵn sàng cung cấp các dịch vụ thông tin hữu ích khi có yêu cầu.

Cuối cùng, nắm rõ năng lực cốt yếu của Thư viện Nghị viện để đổi mới tổ chức, hỗ trợ các chiến lược hiện tại chính là chìa khóa dẫn đến những triển vọng phát triển dài hạn trong tương lai. Năng lực cốt lõi, về cơ bản, được hiểu là những gì phân biệt Thư viện Nghị viện với các đối thủ cạnh tranh khác và là những yếu tố quan trọng sẽ tạo ra giá trị tương lai cho thư viện – có thể chia thành 3 loại, đó là:

Nguồn hữu hình của Thư viện Nghị viện – chính là các tài liệu mang tính cạnh tranh, một cơ sở dữ liệu đồ sộ và một nguồn nhân lực mạnh mẽ cũng như hệ thống đào tạo hiệu quả các chuyên gia có chuyên môn thư viện cao khi so sánh tương quan với các thư viện khác. 

Nguồn vô hình -  ở đây, có thể kể đến tên gọi của mình – Thư viện Nghị viện của Đại Hàn Dân quốc; thư hai chính là vị trí của Thư viện Nghị viện trong mạng lưới thông tin xã hội Hàn Quốc cũng như một vài thầm quyền riêng biệt của thư viện pháp luật duy nhất của Hàn Quốc.

Khả năng tổ chức  chính là sự linh hoạt trong chính sách tổ chức bộ máy nhân sự của thư viện và sự ưu tiên mở rộng các tiềm năng nhằm mục đích hỗ trợ việc thực thi pháp luật.

6.2 Xây dựng chiến lược phát triển cho Thư viện Nghị viện – Dịch vụ thông tin pháp lý và theo dõi chính sách

Với đặc thù là một thư viện pháp luật phục vụ cho các hoạt động lập pháp của Nghị viện, mục tiêu phát triển trong tương lai của Thư viện Nghị viện là phát triển những dịch vụ nhằm  đáp ứng nhu cầu của những đối tượng chính – các nghị sỹ nghị viện.

Quá trình hoạch định chính sách luôn luôn lưu thông và khó dự đoán. Trong bối cảnh này, để giảm thiểu sự không rõ ràng và để giúp các nhà lập pháp có sự giám sát rõ ràng, chiến lược của Thư viện Nghị viện là cung cấp thông tin liên quan đến quá trình thực thi một chính sách công cụ thể thông qua dịch vụ thông tin pháp lý và theo dõi chính sách.

Đầu tiên, nghiên cứu viên và cán bộ thư viện lựa chọn một vấn đề chính sách trên cơ sở được yêu vầu bởi Ủy ban thường trực hoặc các nghị sĩ. Sau đó, cán bộ của thư viện bắt đầu nghiên cứu về  các vấn đề chính sách, nghiên cứu rộng rãi, bao gồm các tài liệu về nguồn của các cơ quan như Nghị viện và các cơ quan quản lý báo chí và học viện. Hình thức của dữ liệu cũng khác nhau từ các bài nghiên cứu chính thức cho tới các tạp chí trên mạng.

Khi kết thúc quá trình thu thập tài liệu, bước tiếp theo cho các nhà nghiên cứu là chuẩn bị bài nghiên cứu về quá trình thực thi chính sách công từng bước, bao gồm: Tổng quan, pháp luật có liên quan, các vấn đề ngân sách, nội dung của dự án, tài liệu từ Nghị viện, thảo luận với những nhóm lợi ích. Tại giai đoạn này, cán bộ thư viện thu thập dữ liệu và liên kết các nội dung của bài nghiên cứu đối với nguồn thông tin ban đầu.

Cuối cùng, Thư viện Nghị viện cung cấp cho nhà lập pháp hay Ủy ban trong Nghị viện yêu cầu về dịch vụ một bài nghiên cứu toàn diện và các tài liệu có liên quan tới chương trình nghị sự về chính sách cụ thể đó. 

Hướng đi mới trong tương lai của Thư viện nghị viện là phát triển khả năng của đội ngũ nhân viên thư viện, bao gồm các nghiên cứu viên và cán bộ thư viện có khả năng. Thư viện có kế hoạch lựa chọn một vài nhóm công tác thư viện, trau dồi họ với sự hỗ trợ chuyên nghiệp gắn liền với mục tiêu của mỗi ủy ban trong Nghị viện. Nhóm đặc biệt này bao gồm các nhà nghiên cứu sẽ giải quyết nhu cầu thông tin chưa đáp ứng được của các Ủy ban thường trực gần như ngay lập tức và phát triển các vấn đề được mong đợi trên cơ sở các nghiên cứu hiện tại. Dịch vụ này hoàn toàn phù hợp với chức năng, nhiệm vụ hiện tại của Thư viện Nghị viện, đồng thời giảm bớt thời gian và chi phí cho các cơ hội khác.    

Trong thời gian qua, Thư viện Nghị viện đã có nhiều bước phát triển mới, từ việc tích lũy các nguồn tài liệu để thiết lập một thư viện nền tảng, phát triển các dịch vụ truyền thống, tới việc xây dựng một hệ thống thư viện kỹ thuật số, đáp ứng nhu cầu không ngừng tăng của đối tượng sử dụng. Trong giai đoạn an toàn của nền dân chủ, phát triển mô hình dịch vụ thông tin của Thư viện Nghị viện để gia tăng hiệu quả làm việc của các nhà lập pháp là vô cùng cần thiết cho sự tồn tại của nó như một tổ chức công. Cùng thời điểm đó, các chiến lược phát triển mới cần tập trung chú ý vào khách hang mới, đó là đối tượng công chúng – bởi khả năng công chúng sẽ trở thành người hỗ trợ có quyền lực cho sự phát triển bền vững của Thư viện trong tương lai.

Sự phát triển cảu một tổ chức đòi hỏi phải liên tục lập kế hoạch và sửa đổi để thích ứng có hiệu quả trong thời đại mới. Trong bối cảnh này, xây dựng một chiến lược đúng đắn, phù hợp với các nhu cầu chưa đáp ứng được của các đối tượng sử dụng Thư viện là con đường phát triển bền vững cho vai trò đặc biệt của các tổ chức phi lợi nhuận như Thư viện Nghị viện trong tương lai.  

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1.             E.V. Skurko, (2005), Tính hiệu quả của sự đảm bảo thông tin cho hoạt động lập pháp, phương pháp đánh giá

2.             Văn phòng Quốc hội, (2002), Tổ chức và hoạt động của Quốc hội các nước,  H., 311tr.

3.             www.tbmm.gov.tr/aplap/turkey2002/Korea.doc

4.             www.nanet.go.kr

Bài: Th.s Nguyễn Thị Ngà, Th.s Phạm Thị Thành Tâm

Giảng viên Khoa Thư viện – Thông tin

Trường Đại học Văn hóa Hà Nội

Admin3