Hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel 2010, 2013 (bằng Advanced Filter - lọc nâng cao)
Mục đích của việc lọc dữ liệu là lấy ra những dữ liệu (thông tin) thỏa mãn một điều kiện nhất định. Có thể lọc theo 2 cách sau: - AutoFilter: chức năng lọc dữ liệu mặc định của excel. - Advanced Filter: chức năng lọc dữ liệu nâng cao, cho phép người dùng tự đặt điều kiện lọc, và sử dụng Advanced ...
Mục đích của việc lọc dữ liệu là lấy ra những dữ liệu (thông tin) thỏa mãn một điều kiện nhất định. Có thể lọc theo 2 cách sau:
- AutoFilter: chức năng lọc dữ liệu mặc định của excel.
- Advanced Filter: chức năng lọc dữ liệu nâng cao, cho phép người dùng tự đặt điều kiện lọc, và sử dụng Advanced Filter có thể đặt kết quả lọc sang ô khác/ sheet khác.
Ở bài viết trước, taioffice.com đã hướng dẫn cách lọc dữ liệu bằng Auto Filter (xem chi tiết). Còn bài viết này, taioffice.com sẽ hướng dẫn bạn cách lọc dữ liệu bằng Advanced Filter - chức năng lọc nâng cao của Excel.
CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ SỬ DỤNG ADVANCED FILTER
Trước tiên, để lọc dữ liệu bằng Advanced Filter, bảng dữ liệu của bạn phải thỏa mãn các điều kiện sau:
- Chứa ít nhất 3 dòng trống trên cùng bảng dữ liệu.
- Tiêu đề bảng dữ liệu chỉ được sử dụng một dòng duy nhất.
- Trong bảng dữ liệu cần lọc không được merge bất kì ô nào.
Ví dụ ta có bảng dữ liệu sau:
TẠO BẢNG ĐIỀU KIỆN LỌC
Đầu tiên, bạn cần tạo một bảng điều kiện lọc như sau:
Bước 1: Chọn tiêu đề của cột cần làm điều kiện lọc → Copy (phím tắt: Ctrl + C)
Bước 2: Dán vào một ô bất kỳ trong excel (phím tắt: Ctrl + V)
Bước 3: Nhập điều kiện lọc
- Các điều kiện Or: nhập theo chiều đứng
VD: Lọc ra các giáo viên có mức lương cao hơn 4.500.000 hoặc thấp hơn 3.000.000, ta nhập như sau:
- Các điều kiện And: nhập theo chiều ngang
VD1: Lọc ra các giáo viên có mức lương thấp hơn 4.500.000 và cao hơn 3.000.000, ta nhập như sau:
VD2: Lọc ra các giáo viên có mức lương thấp hơn 4.500.000 và là giáo viên dạy Toán, ta nhập như sau:
- Bạn có thể kết hợp điều kiện And và Or
VD: Lọc ra các giáo viên có mức lương thấp hơn 4.500.000 và là giáo viên dạy Toán hoặc Văn
- Bên cạnh đó, tùy vào mục đích lọc bạn có thể tự đưa ra các điều kiện lọc bằng cách sử dụng And và Or kết hợp với các hàm như hàm average, hàm countif...
Như vậy, bạn đã có một bảng điều kiện tạo theo mục đích xử lý của mình. Tiếp theo, bạn sẽ sử dụng chức năng Advanced Filter để lọc ra các dữ liệu theo điều kiện đó.
SỬ DỤNG CHỨC NĂNG ADVANCED FILTER
Bước 1; Chọn Data → Advanced
Bước 2: Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện với các nội dung sau để bạn lựa chọn:
| - Filter the list, in-place: | hiện kết quả lọc ngay tại miền dữ liệu |
| - Copy to another location: | hiện kết quả lọc ra vị trí khác do bạn chọn |
| - List range: | chọn bảng dữ liệu cần lọc |
| - Criteria range: | chọn bảng điều kiện |
| - Copy to: | chọn vị trí đặt kết quả lọc (chỉ khi bạn chọn Copy to another location thì chỗ này mới hiển thị) |
| - Unique records only: | Chỉ hiện 1 kết quả trong số những kết quả trùng lặp. |
Đầu tiên, chọn vị trí lọc, bạn chọn Filter the list, in-place hoặc Copy to another location:
Bước 3: Trong phần List range, bạn nhấn vào biểu tượng như hình:
Sau đó các bạn giữ chuột để chọn bảng dữ liệu cần lọc.
Sau khi chọn xong, bạn click vào biểu tượng dưới đây để hiển thị hộp thoại Advanced Filter.
Bước 4: Trong phần Criteria range, bạn cũng thực hiện tương tự như trên để chọn bảng điều kiện lọc đã tạo.
Bước 5: Nếu chọn Copy to another location, bạn tiếp tục thực hiện như trên để chọn vị trí đặt kết quả lọc.
Bước 6: Sau đó các bạn bấm OK.
Kết quả lọc sẽ được hiển thị:
Như vậy mình đã hướng dẫn xong cách lọc dữ liệu bằng Advanced Filter, so với Auto Filter, Advanced Filter cho phép bạn có thể kết hợp rất nhiều điều kiện lọc khác nhau, không bị hạn chế như Auto Filter, hơn nữa kết quả lọc có thể hiển thị ra vị trí khác để phục vụ cho nhu cầu xử lý của bạn. Chúc các bạn thành công!
