Cách sử dụng hàm VLOOKUP và một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

CÁCH SỬ DỤNG HÀM VLOOKUP

Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,[range_lookup])

Vietsub: =VLOOKUP(trị_tra_cứu,bảng_tra_cứu,cột_lấy_dữ_liệu,[1/0]

trong đó:

- lookup_value: bắt buộc. Là giá trị cần tra cứu.

- table_array: bắt buộc. Là bảng tra cứu (hoặc bảng tham chiếu).

- row_index_num: bắt buộc. Chỉ thứ tự cột trong table_array để trả về giá trị tương ứng, cột đầu tiên được tính là 1.

- range_lookup: không bắt buộc. Là kiểu tra cứu, có thể là 0 hoặc 1 (thường là 0)

+ Nếu là 0 tức là kiểu tra cứu chính xác 100%, hàm sẽ tìm những giá trị trùng khớp nhau hoàn toàn

+ Nếu là 1 tức là kiểu tra cứu mà các giá trị trong cột đầu tiên của bảng tra cứu phải được sắp xếp tăng dần; Nếu giá trị tra cứu không có trong cột đầu tiên của bảng thì hàm sẽ tra cứu giá trị trong bảng ≤ giá trị tra cứu.

+ Thực ra bạn không cần quan tâm đến giá trị bằng 1, thông thường nhu cầu tìm kiếm khi sử dụng hàm này đều đặt kiểu tra cứu là 0.

Ví dụ ta có bảng sau:

Như bạn thấy, ta cần dựa vào bảng tham chiếu là Bảng phụ cấp để tính được phụ cấp của mỗi người. (đây chỉ là 1 ví dụ nhỏ, trên thực tế có bảng của bạn chắc chắn sẽ nhiều dữ liệu hơn nên việc dùng hàm này là vô cùng cần thiết)

Bước 1: Nhập công thức: =VLOOKUP(D3,$A$11:$B$14,2,0) (dấu $ là dấu giá trị tuyệt đối để khi copy công thức xuống dưới, bảng dữ liệu A11:B14 được cố định)

Giải thích: Khi sử dụng hàm =VLOOKUP(D3,$A$11:$B$14,2,0) thì tức là: Excel sẽ tìm giá trị của ô D3 trong bảng dữ liệu từ A11:B14 theo giá trị ở cột 2 (cột phụ cấp) của bảng này. 

Bước 2: Copy công thức xuống những hàng dưới, tương tự như vậy, ta tính được phụ cấp của những người khác:

MỘT SỐ LỖI THƯỜNG GẶP KHI SỬ DỤNG HÀM VLOOKUP

LỖI #N/A

Vấn đề: Giá trị tra cứu không nằm trong bảng tham chiếu.

Ví dụ: Trong Bảng phụ cấp không có mã BV nên không tìm kiếm được giá trị của D7. 

Cách xử lý: Bổ sung thêm vào bảng tham chiếu hoặc kiểm tra lại giá trị tra cứu có thể bị nhập sai.

Vấn đề: Không cố định bảng tham chiếu trước khi copy công thức

Ví dụ: Giá trị của D6 không tìm kiếm được trong bảng A14:B17 (đúng phải là bảng A11:B14 do không cố định bảng tham chiếu từ giá trị tra cứu đầu tiên nên bảng này bị thay đổi phạm vi)

Cách xử lý: Quay lại giá trị tra cứu đầu tiên, thêm giá trị tuyệt đối vào bảng tra cứu bằng cách thêm kí tự $ hoặc bôi đen text phạm vi bảng tra cứu rồi bấm phím F4.

Vấn đề: Nhìn thấy giá trị tra cứu trong bảng tham chiếu nhưng vẫn báo lỗi #NA

Lỗi này khá là hi hữu nhưng chắc hẳn đã có người từng gặp phải.

Cách xử lý: Nguyên nhân là do bạn... gõ sai chính tả. Có thể giá trị tra cứu của bạn đang thừa một dấu cách ở đằng sau, bạn hãy kiểm tra lại và xóa bỏ dấu cách đó đi nhé.

LỖI #REF

Vấn đề: Thứ tự cột trong hàm của bạn lớn hơn tổng số cột ở bảng tra cứu.

Ví dụ: Thứ tự cột trong hàm nhập ở đây là 3, trong khi đấy bảng tra cứu chỉ có 2 cột.

Cách xử lý: Hãy kiểm tra lại hàm của bạn và sửa lại số thứ tự cột bạn muốn tra cứu giá trị trong bảng tham chiếu.

LỖI #VALUE!

Vấn đề: Thứ tự cột trong hàm của bạn đang là 0

Cách xử lý: Hãy kiểm tra lại hàm của bạn và sửa lại số thứ tự cột bạn muốn tra cứu giá trị trong bảng tham chiếu.

Trên đây là cách sử dụng hàm VLOOKUP và một số lưu ý khi sử dụng hàm VLOOKUP. Chúc các bạn áp dụng hàm này vào công việc của mình thành công!