Thủ tục, hồ sơ thanh toán tạm ứng, hoàn ứng

Rất nhiều kế toán vẫn còn lúng túng về thủ tục, hồ sơn tạm ứng, hoàn ứng trong công việc của mình. Để làm rõ vấn đề này, Kế toán Centax xin chia sẻ bài viết .

1. Nguyên tắc quản lý tạm ứng

• Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (Thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.
• Người nhận tạm ứng (Có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mực đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
• Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (Theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
• Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau.
• Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng. 

2.  Thủ tục và chứng từ tạm ứng

2.1. Tạm ứng đi công tác phí

Hồ sơ tạm ứng ban đầu

• Đề xuất công tác
• Dự toán chi cho đoàn công tác
• Quyết định của giám đốc điều cử đi công tác
• Lịch trình công tác;
• Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không (đối tượng được thanh toán vé máy bay);
• Giấy mời có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có).

Đơn vị bộ phận lập kế hoạch công tác: nơi đi, nơi cần đến, bao nhiêu ngày,

• Đề nghị tạm ứng tiền đi công tác, ghi đầy đủ, rõ ràng số tiền cần tạm ứng, nội dung cần tạm ứng, ngày hoàn ứng lại cho Công ty… trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định;
• Sau khi được duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT) cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.

2.2 Tạm ứng cho  nhân viên mua hàng hoá vật tư

Thủ tục ban đầu

• Đề nghị mua hàng hoá , vật tư ghi rõ mặt hàng, đơn giá, số lượng cần mua có phê duyệt của cấp có thẩm quyền;
• Hợp đồng hoặc Báo giá.

3. Hồ  sơ thanh toán tạm ứng

3.1 Thanh toán tạm ứng công tác phí

• Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
• Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí
• Quyết định cử đi công tác: nơi đi nơi đến, thời gian công tác
• Bảng quyết toán công tác phí hoàn thành kèm theo hoá đơn tài chính hợp lệ thanh toán tiền ăn, ở, các chứng từ khác như vé tàu xe, cầu phà, đường… cước hành lý (nếu có).
• Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)Nếu vượt khung cho phép của công tác phí thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi công tác, nếu thừa so với dự toán công tác phí thì phải hoàn nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương.

Lưu ý:

• Khi làm thanh toán chi phí đi công tác phải theo quy định. Chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải có phiên dịch sang tiếng việt. căn cứ các chứng từ trên công ty thanh quyết toán với người được cứ đi công tác
• Nếu sử dụng dịch phòng nghỉ khách sạn phải hoá đơn GTGT, nếu là đi máy bay phải có các chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Chi tiết xem tại:

Quy định thuế về chi phí công tác trong nước từ năm 2015

Quy định thuế về chi phí công tác nước ngoài từ năm 2015

4. Quy trình tạm ứng, thanh toán tiền tạm ứng cá nhân

4.1. Chi tạm ứng

• Đề nghị tạm ứng (theo mẫu)
• Đề xuất tạm ứng (bản copy)

Lưu ý: Trên đề nghị tạm ứng phải ghi rõ thời hạn thanh toán

4.2 Thanh toán tiền tạm ứng

• Đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (theo mẫu 04-TT)
• Đề xuất (bản gốc)
• Hoá đơn tài chính (nếu có) (Bản gốc + Bản copy)
• Bảng kê chi tiết (nếu có nhiều khoản thanh toán)

Lưu ý 1:

Cán bộ làm tạm ứng phải hoàn ứng hết khoản tạm ứng này thì mới được tạm ứng tiếp khoản khác. Đề nghị cán bộ làm tạm ứng có trách nhiệm thanh toán tạm ứng theo đúng thời hạn ghi trên Đề nghị tạm ứng. Nếu đến thời hạn thanh toán tạm ứng mà cán bộ làm tạm ứng chưa hoàn ứng, đề nghị có giải trình cụ thể với Phòng kế toán.

Lưu ý 2: 

Về hoá đơn GTGT khi làm thanh toán:

– Ghi đủ Ngày, tháng ,năm
– Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, Mã số thuế của công ty
– Ký ghi rõ họ tên của người mua hàng, người bán hàng trên cả ba liên HĐ (nếu không phải ghi bán hàng qua điện thoại dưới người mua hàng).
– Người làm thanh toán phải chịu trách nhiệm về hoá đơn GTGT mà mình làm thanh toán (nguồn gốc của HĐ).
– Hóa đơn GTGT từ 20.000.000 trở lên để được khấu trừ thuế phải chuyển khoản thanh toán bằng tài khoản công ty
– Từ ngày 01 tháng 01 năm 2009, các khoản thanh toán với số tiền từ 20.000.000đ trở lên, đề nghị làm Giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản. (Tuỳ trường hợp sẽ có chứng từ phù hợp )

4.3. Hồ sơ thanh toán tiền tạm ứng

Hồ sơ thanh toán tiền tạm ứng phải được tập hợp đầy đủ các chứng từ sau

– Giấy tạm ứng

– Giấy đề nghị thanh toán, trong đó ghi rõ những khoản tiền tạm ứng, các khoản chi

– Số tiền nộp lại, hay cần  chi thêm

– Các chứng từ kèm theo của các khoản chi 

– Giấy công tác ( nếu thanh toán công tác phí)

Sau khi có đầy đủ chữ ký của Lãnh đạo phòng Kế toán và Kiểm toán nội bộ và cán bộ thanh toán tạm ứng, Kế toán thanh toán lưu giữ thành từng tháng và lập một bảng kê các phiếu thanh toán tạm ứng sắp xếp theo thứ tự ngày tháng phát sinh. Sau mỗi quý, lưu vào một file.

5. Định khoản nghiệp vụ

5.1. Khi tạm ứng tiền mặt hoặc vật tư cho người lao động trong đơn vị, ghi:

Nợ TK 141 – Tạm ứng
      Có các TK 111, 112, 152,. . .

5.2. Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:

Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642,. . .
      Có TK 141 – Tạm ứng.

5.3. Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
      Có TK 141 – Tạm ứng.

5.4. Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:

Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627,. . .
      Có TK 111 – Tiền măt.

Mời các bạn tham khảo các bài viết có liên quan