Cách sắp xếp và lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế

Tùy vào số lượng hóa đơn chứng từ cũng như tình hình thực tế của doanh nghiệp mà kế toán có những cách sắp xếp, lưu trữ hệ thống khác nhau. Sắp xếp hồ sơ chứng từ là công việc quan trọng và cần thiết của người kế toán. Nhưng làm cách nào để sắp xếp một cách khoa học, hợp lý thì không phải ai cũng làm được. Kế toán Centax xin chia sẻ Cách sắp xếp- lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán Thuế.

Tuỳ theo từng lĩnh vực hoạt động, trình độ quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật, phần mềm  kế toán sửa dụng… mỗi công ty có một phương pháp lưu giữ chứng từ khác nhau. Tuy nhiên các bạn phải tuân thủ những nguyên tắc sau:

• Sau khi nộp báo cáo tài chính năm, kế toán cần tập hợp, sắp xếp chứng từ đề đưa vào lưu trữ
• Chứng từ lưu trữ là chứng từ gốc, có đầy đủ chữ ký của những người liên quan. Trường hợp không có chứng từ gốc phải lưu trữ bản copy có sao y bản chỉnh 
• Lưu trữ theo từng tháng và loại chứng từ
• Lưu trữ theo trình tự, sao cho dễ tìm, dễ thấy, dễ kiểm tra khi cần thiết

Sau đây Kế toán Centax xin chia sẻ với các bạn một Cách sắp xếp và lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán

1. Công tác sắp xếp chứng từ gốc.

Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào, đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính. Các chứng từ gốc gồm: Hóa đơn đầu vào, đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.

1.1 Đầu vào:

• Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán, kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
• Nếu mua hàng thanh toán chậm trả, hoặc thanh toán qua ngân hàng, nên kẹp theo chứng từ mua vào một phiếu hạch toán
• Bảng lương phải kèm với bảng chấm công, và có thể đóng thành quyển riêng
• Các bảng phân bổ, các phiếu kế toán có thể lưu theo tháng

1.2 Đầu ra

• Hóa đơn bán ra phải kẹp theo phiếu thu nếu bán thu tiền mặt, đồng thời kẹp theo phiếu xuất kho, hợp đồng và thanh lý nếu có.
• Nếu bán chịu phải kẹp phiếu hoạch toán và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có.

2. Sắp xếp báo cáo, tờ khai nộp cơ quan Thuế

Tờ khai của năm nào, kẹp theo năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là :
– Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.
– Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hồ sơ hoàn lại thuế kèm theo của từng năm.

HỆ THỐNG LƯU TRỮ HỒ SƠ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THUẾ

Mời bạn đọc tham khảo thêm các bài viết sau đây:

Mô tả công việc của kế toán tổng hợp

Kinh nghiêm sắp xếp hồ sơ chứng từ kế toán khoa học và hợp lý

Tổng hợp các hàm Excel hay dùng trong kế toán

Các nguyên tắc kế toán cơ bản theo Chuẩn mực kế toán

Sổ tay tóm tắt nghiệp vụ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC