Tạo chú thích (comment) trong Excel - một thủ thuật đơn giản và tiện ích

Giả sử ta có bảng dữ liệu:

Bạn cần kiểm tra lại điểm thi học kỳ của học sinh Lê Thị Hà vì nó ảnh hưởng đến số liệu tại ô C7. Và bạn cần giải thích thêm cho số liệu ở ô C13 rằng chỉ học sinh khá và giỏi mới được thưởng. Khi đó bạn sẽ tạo chú thích (comment).

Có 2 kiểu tạo chú thích (comment) cho bạn lựa chọn:

1. Tạo chú thích (comment) bên trong công thức:

Bạn thêm +N(“text”) vào ngay sau công thức rồi Enter. Trong đó, text chính là điều mà bạn muốn chú thích. Đoạn thêm vào này không ảnh hưởng đến công thức, dữ liệu của ô.

Ở ví dụ trên:

• Tại ô C7 là số 4.9, bạn sẽ sửa thành: =4.9+N("Kiểm tra lại điểm thi")
• Tại ô C13 là công thức =COUNTIF(C3:C12,">=7"), bạn sẽ sửa thành: =COUNTIF(C3:C12,">=7") + N("Chỉ học sinh khá và giỏi được thưởng")

Kết quả:

Khi bạn click vào các ô đó thì sẽ đọc được chú thích trên dòng hiển thị công thức.

2. Thêm chú thích (comment) vào bên cạnh một ô:

a. Tạo chú thích (comment):

Cách này đơn giản và chuyên nghiệp hơn. Bạn làm theo các bước như sau:

Bước 1: Click chuột vào ô mà bạn muốn tạo chú thích. Sau đó vào tab Review trên thanh Menu, nhấn vào biểu tượng <New Comment>.  Hoặc bạn có thể nhấn chuột phải tại ô đó rồi chọn <Insert Comment>.

Bước 2: Khi đó xuất hiện một hình tam giác nhỏ màu đỏ ở góc trên bên phải của ô, và một khung ghi chú hiện ra, cho phép bạn nhập liệu vào đó.

- Sau khi viết chú thích, bạn click chuột sang ô khác để hoàn thành.

- Cách này rất tiện ích vì bạn chỉ cần nhìn vào các ô có biểu tượng tam giác màu đỏ ở góc trên bên phải là biết ô đó có chú thích.

- Để xem chú thích, bạn chỉ việc di chuột vào ô đó. Hoặc bạn sử dụng các nút chức năng trên tab Review của thanh Menu:

• Previous và Next: Để xem lần lượt các comment trong bảng theo thứ tự từ trái sang phải, từ trên xuống dưới.
• Show/Hide Comment: Hiện/ẩn comment.
• Show All Comment: Hiện tất cả các comment.

b. Sửa chú thích (comment):

Để sửa chú thích, bạn làm theo trình tự sau:

- Click chuột vào ô có chú thích cần sửa.

- Vào tab Review trên thanh Menu, nhấn vào biểu tượng <Edit Comment>.

Hoặc nhấn chuột phải tại ô đó, chọn <Edit Comment>.

Khi đó, con trỏ nhập liệu sẽ hiện ra trong khung ghi chú, cho phép bạn sửa comment.

c. Xóa chú thích (comment):

Để xóa chú thích, bạn làm theo trình tự sau:

- Click chuột vào ô có chú thích cần xóa.

- Vào tab Review trên thanh Menu, nhấn vào biểu tượng <Delete>.

Hoặc nhấn chuột phải tại ô đó, chọn <Delete Comment>.

Kết quả: Comment sẽ được xóa, biểu tượng tam giác nhỏ màu đỏ ở góc trên bên phải của ô sẽ biến mất.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn về cách tạo chú thích (comment) trong Excel. Chúc các bạn sử dụng thủ thuật này một cách hiệu quả!