Quy định về chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Đây là khâu đầu tiên và là vật mang tin quan trọng để tiến hành công tác kế toán, Chứng từ kế toán có một số tác dụng nổi bật như:

+  Chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Căn cứ để ghi sổ kế toán

+  Cơ sở kinh tế để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu nại, tố cáo

+  Quản lý giám sát quá trình kinh tế.

Vậy,  như thế nào? Kế toán Centax xin được chia sẻ trong bài viết dưới đây:

1. Các loại chứng từ

Tại Điều 5, Điều 6 Nghị định 129/2004/NĐ-CP, quy định về các loại chứng từ kế toán bao gồm:

– Chứng từ kế toán bắt buộc: Mẫu chứng từ bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mẫu mà các đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán.

Ví dụ: Séc, Biên lai thu tiền, Tín phiếu, Trái phiếu, Công trái, hóa đơn GTGT và các loại chứng từ kế toán bắt buộc khác.

– Chứng từ kế toán hướng dẫn: là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

– Chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung trên và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán., được bảo mật và đăng ký sử dụng theo quy định chặt chẽ của Pháp luật. Lúc hạch toán kế toán có thể in chứng từ điện tử ra chứng từ giấy có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, kiểm tra… nhưng không có giá trị thanh toán hay giao dịch.

2. Nội dung trên chứng từ kế toán

Tại điều 17 Luật Kế toán số 03/2003/QH11 quy định: Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

c) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

d) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán nói trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

3. Lập chứng từ kế toán

Tại điều 19 Luật Kế toán số 03/2003/QH11 quy định về việc lập chứng từ kế toán như sau:

a. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán và chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

b. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ,kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu,

c. Không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa chứng từ; chỗ trống phải gạch chéo; Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

d. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định.

e. Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán

g. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định. Chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ.

4. Ký chứng từ kế toán

Tại điều 20 Luật Kế toán số 03/2003/QH11 quy định về việc ký chứng từ kế toán như sau:

a. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ, bằng bút chì hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

b. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.

c. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên

d. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Chú ý:

Về chữ ký điện tử được quy định chi tiết tại Điều 9 Nghị định 129/2004/NĐ-CP như sau:

– Chữ ký điện tử được mã hóa bằng khóa mật mã, được xác lập riêng cho từng cá nhân để xác định quyền và trách nhiệm của người lập và những người liên quan chịu trách nhiệm về tính an toàn và chính xác của chứng từ điện tử. Chữ ký điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ bằng giấy.

Mời bạn đọc tham khảo thêm các bài viết sau:

Quy trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán theo TT 200/2014/TT-BTC

Cách lập hóa đơn GTGT

Các quy định về hóa đơn điện tử

Chuyển số dư trên số kế toán khi thực hiện hệ thống tài khoản theo TT 200/2-14/TT-BTC

Quy trình kiểm tra hóa đơn mới từ 2015