Nội dung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
- Tại sao phải phân loại vật liệu. Trong doanh nghiệp vật liệu thường gồm nhiều loại, nhóm, thứ khác nhau với công dụng kinh tế, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau. Để phục vụ yêu cầu tổ chức kế toán quản trị vật liệu, ...
- Tại sao phải phân loại vật liệu.
Trong doanh nghiệp vật liệu thường gồm nhiều loại, nhóm, thứ khác nhau với công dụng kinh tế, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau. Để phục vụ yêu cầu tổ chức kế toán quản trị vật liệu, cần phải tiến hành, phân loại vật liệu một cách chi tiết rõ ràng.
Việc phân loại này giúp cho doanh nghiệp tổ chức kế toán chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý hạch toán kế toán vật liệu. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.
Ngoài cách phân loại trên ta còn có những cách phân loại sau:
- Phân loại theo nguồn hình thành
- Phân loại theo nguồn sở hữu
- Phân loại theo nguồn tài trợ
- Phân loại theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách phẩm chất.
Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp kịp thời về chi phí, vật liệu thường được chia ra NVL trực tiếp, NVL gián tiếp. Trên cơ sở hai loại vật liệu này để hình thành hai loại chi phí: chi phí NVL trực tiếp, chi phí NVL gián tiếp. Việc phân loại này cho phép nhà quản trị đưa ra quyết định một cách nhanh nhất.
Tóm lại vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại với quy cách phẩm chất ứng dụng kinh tế mục đích sử dụng, nguồn hình thành khác nhau. Để quản lý và đảm bảo có dư vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhất thiết phải nhận biết được từng thứ, từng loại vật liệu. Do đó phân loại vật liệu là bước đầu tiên, rất cần thiết của công tác hạch toán vật liệu.
Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất.
- Nguyên tắc đánh giá vật liệu
Giống như các đối tượng kế toán khác, kế toán nguyên vật liệu cũng chịu sự chi phối của các nguyên tắc kế toán như: Nguyên tắc giá FOB, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc nhất quán.
Theo quy định hiện hành đánh giá nguyên vật liệu khi nhập kho phản ánh theo giá vốn thực tế và khi xuất kho cũng phải tính toán xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép tính toán hàng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu.
Đánh giá vật liệu theo giá thực tế
Phương pháp xác định giá vốn thực tế nhập kho
Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà giá thực tế của chúng trong từng loại được xác định như sau:
- Đối với vật liệu mua ngoài: trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho bằng trị giá ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu) cộng chi phí mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường) trừ đi các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có).
Trong đó:
- Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thì giá trong hoá đơn là giá mua chưa có thuế GTGT.
- Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp hoặc vật tư hàng hoá mua về dùng cho việc sản xuất kinh doanh các mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá trên hoá đơn là tổng giá thanh toán. Thuế nhập kho được tính vào trị giá vốn thực tế nhập kho.
- Đối với vật liệu tự gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị thực tế của vật liệu sản xuất gia công cộng với các chi phí gia công chế biến.
Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá vốn thực tế vật liệu xuất thuê gia công chế biến với tiền thuê gia công chế biến phải trả và chi phí vận chuyển bốc dỡ trước và sau thuế.
- Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì trị giá vốn thực tế của vật liệu nhận góp vốn liên doanh là do hội đồng liên doanh đánh giá.
- Phế liệu thu hồi nếu có được đánh giá theo quy ước có thể bán hoặc sử dụng được.
Phương pháp xác định trị giá vốn thực tế vật liệu xuất kho
Căn cứ theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC về việc ban hành và công bố 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 1).
Trong đó có chuẩn mực số 02 - Hàng tồn kho. Nguyên liệu, vật liệu để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ là những hàng tồn kho. Vì thế khi xác định giá thực tế vật liệu xuất kho thì áp dụng một trong bốn phương pháp được ghi nhận trong chuẩn mực sau đây:
Phương pháp tính theo giá đích danh
Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng ổn định nhận diện được.
Theo phương pháp này căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng xuất kho để tính trị giá mua thực tế hàng xuất kho.
Phương pháp bình quân gia quyền
Theo phương pháp này, giá trị nguyên của nguyên vật liệu được tính theo giá trung bình quân của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và giá trị nguyên vật liệu được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.
Phương pháp nhập trước xuất trước
Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là nguyên vật liệu được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và nguyên vật liệu còn lại là nguyên vật liệu được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ của tồn kho.
Phương pháp nhập sau - xuất trước
Phương pháp này được áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
Theo chuẩn mực mới ban hành thì cách xác định giá thực tế vật liệu xuất kho là bốn phương pháp trên. Trong đó từng cách đánh giá và phương pháp đánh giá thực tế xuất kho đối với vật liệu có nội dung, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Do vậy theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp đối với kế toán doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm áp dụng sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, yêu cầu quản lý cũng như điều kiện trang bị các phương tiện kỹ thuật, tính toán xử lý thông tin mà nghiên cứu tổ chức sao cho hợp lý không cần nhất thiết nhất theo nhất quán.
Sự cần thiết phải kế toán chi tiết vật liệu.
Hạch toán chi tiết vật liệu là một bộ phận quan trọng trong tổ chức công tác kế toán vật liệu. Vật liệu gồm nhiều thứ, nhiều loại có quy cách phẩm chất khác nhau, đồng thời số lượng từng thứ vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đơn vị sử dụng cũng khác nhau. Do vậy muốn đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất, tính toán chính xác chi phí, giám đốc tình hình cung cấp sử dụng vật liệu một cách có hiệu quả thì tất yếu phải tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu.
Chứng từ sử dụng.
Theo chế độ kế toán quy định, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm.
- Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá (mẫu 08- VT)
- Hoá đơn GT- GT
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn thêm như :
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04- VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05- VT)… Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ, đúng biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập. Mọi chứng từ kế toán phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp số liệu kịp thời các bộ phận có liên quan.
Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu.
Để kế toán chi tiết vật liệu hiện nay ở nước ta các doanh nghiệp đang áp dụng một trong 3 phương pháp sau:
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp số đối chiếu luân chuyển
- Phương pháp sổ số dư
Mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm khác nhau tuỳ theo từng đặc điểm doanh nghiệp mà áp dụng phương pháp nào cho phù hợp.
Trình tự hạch toán ở cả 3 phương pháp này có thể khái quát như sau:
- Hạch toán chi tiết vật liệu tại kho. Thủ kho đề sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn tại theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho là sổ vật liệu được mở chi tiết cho từng loại vật liệu, theo từng kho để thủ kho theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn hàng ngày. Thẻ kho do phòng kế toán tập hợp và ghi các chi tiết như, nhãn hiệu, tên quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu. Sau đó giao cho thủ kho ghi chép. Hàng ngày căn cứ vào các số liệu nhập xuất vật liệu, thủ kho tiến hành ghi chép số liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Sau mỗi một nghiệp vụ (hoặc cuối ngày) tính ra số tồn kho để ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất vật liệu (đã được phân loại cho phòng kế toán).
- Hạch toán chi tiết vật liệu tại phòng kế toán.
Về cơ bản thì kế toán ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Riêng đối với phương pháp thẻ kho song song và phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển thì ngoài việc theo dõi về mặt giá trị, kế toán còn theo dõi về mặt khối lượng, sổ đối chiếu luân chuyển hay sổ số dư để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu. Việc hạch toán cả ba phương pháp này được khái quát 3 sơ đồ sau:
Sơ đồ 1
Kế toán vật liệu theo phương pháp thẻ song song.
Sơ đồ 2
Kế toán vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Sơ đồ 3
Kế toán vật liệu theo phương pháp sổ số dư
Nếu kế toán chi tiết phản ánh cả số lượng và giá trị thì kế toán tổng hợp chỉ phản ánh về mặt giá trị của vật liệu. Tuy nhiên kế toán tổng hợp có vị trí hết sức quan trọng vì ngoài mặt phản ánh biến động về mặt giá trị về vật liệu còn cho thấy mối liên hệ tương quan giữa các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính, là cơ sở để phân tích đánh giá tình hình tài chính, hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.
Kế toán tổng hợp các phần hành kế toán trong doanh nghiệp chỉ khác nhau các phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm: NVL, CCDC, sản phẩm dở dang, thành phẩm. Trong đó vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn. Hiện nay theo quy định của chế độ tài chính hiện hành có hai phương pháp để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng một trong hai phương pháp này. Sự lựa chọn một trong hai phương pháp trên phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng phù hợp và phải được thực hiện thống nhất trong niên độ kế toán.
Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Đặc điểm
Phương pháp kế khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất, tồn kho vật tư hàng hoá trên sổ kế toán. Việc tính toán xác định trị giá vốn của hàng xuất kho được dựa trên các chứng từ xuất kho.
Sau mỗi nghiệp vụ tăng, giảm hàng tồn kho kế toán xác định được giá hàng tồn kho giao ngay.
Chứng từ kế toán sử dụng
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm kê
- Hoá đơn bán hàng
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Tài khoản kế toán sử dụng
- Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu
Nội dung: Phản ánh trị giá hàng mua đang đi trên đường và tình hình hàng mua đang đi đường về nhập kho hoặc giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản 133, 331, 111, 112, 627…
Trình tự kế toán vật liệu tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên
(Xem sơ đồ 4)
Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Đặc điểm sử dụng
Kế toán không phản ánh theo dõi một cách thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồn các loại vật tư hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho mà theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho.
- Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức sau:
Sơ đồ 4 : Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Tài khoản kế toán sử dụng
- TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
- TK 611 - Mua hàng
Nội dung: Phản ánh quá trình mua, nhập kho các loại vật tư hàng hoá trong doanh nghiệp.
Trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Sơ đồ 5: Trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Chú thích: Trên đây là 2 sơ đồ biểu diễn trình tự kế toán vật liệu theo hai phương pháp: kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ trong trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ còn nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT trực tiếp thì giá trị mua thực tế là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ (nếu có).
Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp
Sổ kế toán áp dụng cho kế toán tổng hợp. Tuỳ theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng hình thức nào cũng phải cần sổ tổng hợp và sổ chi tiết chung ở sổ cái kế toán tổng hợp. Mỗi tài khoản kế toán tổng hợp được mở một sổ cái và dĩ nhiên mỗi tài khoản đều phản ánh một chỉ tiêu về nguyên vật liệu. Nó sẽ cung cấp các chỉ tiêu thông tin để lập báo cáo tài chính. Sổ kế toán phục vụ kế toán chi tiết thì tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà mở các sổ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán để kế toán nguyên vật liệu theo từng hình thức kế toán có thể khái quát theo sơ đồ sau: (Xem sơ đồ 6+7+8)
Tuỳ vào đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý sản xuất kinh doanh. Phân cấp quản lý, quy mô của doanh nghiệp, trình độ quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán cùng hệ thống sổ kế toán tương ứng thích hợp.
Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 6
Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung
Sơ đồ 7
Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ
Sơ đồ 8
