Kiểm kê tài sản
Chuẩn bị cho công tác quyết toán cuối năm, doanh nghiệp thường tổ chức kiểm kê hàng hóa, tài sản … Để phục vụ tốt cho công tác kiểm kê cuối năm , Kế toán thuế Centax xin chia sẻ với các bạn bài viết: là việc kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có nhằm xác định chính thức số ...
là việc kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có nhằm xác định chính thức số thực có tài sản trong thực tế, phát hiện các khoản chênh lệnh giữa số thực tế so với số liệu trên sổ sách kế toán. Số liệu trên sổ sách kế toán là số liệu trên cơ sở cập nhật các chứng từ, tức là số liệu có tính chất hợp pháp tin cậy.
- Tài sản (vật liệu, sản phẩm, hàng hóa…) bị tác động của môi trường tự nhiên làm cho hư hao, xuống cấp.
- Thủ kho, thủ quỹ có thể nhầm lẫn về mặt chủng loại, thiếu chính xác về mặt số lượng khi nhập, xuất, thu, chi…
- Kế toán tính toán, ghi chép trên sồ sách có sai sót.
- Các hành vi tham ô, gian lận, trộm cắp.
Yêu cầu quan trọng nhất đối với kế toán là ghi chép tính toán chính xác, người bảo quản tài sản phải quản lý tốt không để tài sản hư hỏng, mất mát. Về mặt tài sản, yêu cầu đó có nghĩa là số liệu về tài sản hiện còn trên sổ sách phải phù hợp với số tài sản thực có ở thời điểm tương ứng. Trong công tác quản lý phải định kỳ kiểm tra số liệu kế toán, đồng thời phải sử dụng phương pháp kiểm kê để kiểm tra tình hình tài sản thực tế đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán, nếu phát hiện có chênh lệch phải tìm nguyên nhân, xử lý và kịp thời điều chỉnh số liệu trên sổ cho phù hợp với tình hình thực tế.
là công tác liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận (kho, quỹ, phân xưởng, cửa hàng, phòng ban…), khối lượng công việc lớn, đòi hỏi hoàn thành khẩn trương, do đó phải được tổ chức chặt chẽ. Thủ trưởng đơn vị lãnh đạo, kế toán trưởng giúp trong việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê, xác định phạm vi kiểm kê, vạch kế hoạch công tác kiểm kê. Công việc kiểm kê được tiến hành theo trình tự như sau:
1. Quy trình kiểm kê tài sản
Việc kiểm kê tài sản cố định hàng tháng, năm nhằm báo cáo cho người quản lý biết được số lượng tài sản hiện có, tình hình quản lý, hiệu quả sử dụng của từng tài sản để đưa ra những quyết định như sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển hay thay thế tài sản phù hợp với năng lực tài chính, chính sách đầu tư của doanh nghiệp hay chính sách quản lý tài sản Nhà nước hiện hành. Nhằm quản lý tốt hơn công tác quản lý tránh thất thoát làm mất, gây hư hỏng, thiếu hụt trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp
Nhằm kiểm soát toàn bộ tài sản của doanh nghiệp hiện đang nắm giữ, để tránh tình trạng thất thoát mất mát…
Kiểm tra, kiểm kê tất cả các bộ phận phòng ban bệ thuộc công ty
Hàng tháng: trước khi kết thúc tháng kế toán hàng hóa, nguyên vật liệu, tài sản cố định tiến hành kiểm kê, trước khi kiểm kê thông báo các bộ phận tự kiểm kê trước 02 ngày = > sau đó kế toán sẽ đi kiểm tra đối chiếu lại với các phòng ban về hiện trạng tài sản
Cuối năm: Thời điểm thành lập hội đồng kiểm kê thông thường vào cuối năm tài chính, tổ chức sở hữu, sử dụng tài sản thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản để thống kê, phân loại tài sản; Việc kiểm kê cũng có thể tổ chức bất thường để phục vụ một số mục đích nhất định như mua bán, sáp nhập, giải thể, phá sản hoặc do yếu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
2. Phương pháp tiến hành kiểm kê tài sản
- Kiểm kê hiện vật
- Kiểm kê tiền mặt, chứng phiếu có giá và chứng khoán
- Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán
3. Kiểm kê toàn diện, hoặc kiểm kê từng phần
Kiểm kê toàn diện: Là kiểm kê toàn bộ các tài sản của đơn vị (bao gồm: tài sản cố định, vật tư, thành phẩm, vốn bằng tiền, công nợ…). Loại kiểm kê này, mỗi năm tiến hành ít nhất một lần trước khi lập bảng cân đối kế toán cuối năm.
Kiểm kê từng phần: Là kiểm kê từng loại tài sản nhất định phục vụ yêu cầu quản lý. VD như: khi có nghiệp vụ bàn giao tài sản, khi muốn xác định chính xác một loại tài sản nào đó, khi thấy có hiện tượng mất trộm cắp ở một kho nào đó.4. Trình tự thủ tục kiểm kê tài sản được tiến hành theo một số bước như sau
Bước 1: Kế toán kho thông báo cho bộ phận sẽ tiến hành kiểm kê trước 02 ngày
Trưởng các bộ phận trực tiếp sử dụng và quản lý tài sản;
Trưởng phòng quản lý tài sản, và các nhân viên trực thuộc bộ phận tiến hành kiểm kê, kê biên tài sản theo biểu mẫu phòng kế toán cung cấp
Bước 2: Tiến hành kiểm kê tại các đơn vị trực thuộc của công ty
Sau 02 ngày kế toán sẽ trực tiếp đến từng các bộ phận đối chiếu kiểm kê tài sản đối chiếu với bản do các bộ phận cung cấp
Tiến hành kiểm kê tài sản của đơn vị, bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản tiến hành kiểm kê tài sản vào thời điểm kết thúc tháng hoặc thời điểm cụ thể nhằm phục vụ cho mục đích nhất định theo quy chế hoạt động của công ty.
Việc kiểm kê phải dựa trên số lượng tài sản thực tế hiện còn lưu giữ, còn tiếp tục sử dụng, tài sản đang lưu trữ tại kho chưa qua sử dụng, tài sản đã qua sử dụng đang bảo quản chờ sửa chữa, cải tạo nâng cấp, những tài sản nhận giữ – gửi trông giữ hộ thống kê và theo dõi riêng vì đầy là những tài sản không thuộc sở hữu của doanh nghiệp như tài sản cá nhân, tài sản do bên ngoài gửi trông giữ tạm thời.
Bước 3: Tổng hợp và thống kê số liệu
Căn cứ kết quả kiểm kê tài sản thực tế tại bộ phận sử dụng và kế toán theo bảng biểu phù hợp với đặc điểm tài sản, mục đích kiểm kê nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu để đánh giá tình hình quản lý, sử dụng tài sản nội bộ gồm:
- Tài sản thừa, thiếu;
- Chênh lệch số lượng, giá trị giữa sổ sách và thực tế:
- Tài sản cần sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển nội bộ…
- Tài sản cần thanh lý: do hư hỏng, chi phí sửa chữa lớn, tiêu hao nhiều nhiên liệu, năng lượng, không hiệu quả …
Bước 4: Xử lý số liệu, lập Báo cáo kết quả kiểm kê
- Đánh giá tình hình quản lý tài sản trong tổ chức nói chung;
- Số liệu chênh lệch giữa kiểm kê thực tế và số liệu theo dõi của các bộ phận: nguyên nhân, lý do, biện pháp khắc phục;
- Lập kế hoạch sửa chữa, nâng cấp, bảo trì, điều chuyển: trên cơ sở nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.
- Thống kê, phân loại tài sản đề nghị thanh lý: trên cơ sở nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.
Kiến nghị sau khi kiểm kê tài sản
- Chế độ luân chuyển, lưu giữ hồ sơ giữa các bộ phận;
- Chế độ bảo trì, bảo hành, sửa chữa tài sản;
- Kiến nghị xử lý chênh lệch số liệu;
- Giao trách nhiệm thực hiện, khắc phục
Vai trò của kế toán trong quá trình kiểm kê
- Lên kế hoạch kiểm kê, dự trù những mặt hàng nào sẽ kiểm kể.
- Giám sát kiểm kê, đối chiếu số thực tế và số trên sổ sách
- Tổng hợp kết quả kiểm kê, ra báo cáo kiểm kê và đề nghị hướng xử lý chênh lệch.
Mời các bạn tham khảo thêm bài viết:
Quy định về kiểm kê tài sản theo Luật kế toán 2015
Quy định về Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo Luật kế toán 2015
Mẫu Biên bản kiểm kê TSCĐ Mẫu số 05 – TSCĐ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
