Hướng dẫn cách lấy dữ liệu từ file Excel này sang file Excel khác

Xét ví dụ sau: Ta có 2 bảng dữ liệu ở 2 file riêng rẽ như hình:

Việc cần làm là lấy số liệu trong cột Doanh Thu ở FILE 2 để đưa vào cột Doanh Thu ở FILE 1. Các bước làm như sau:

Bước 1: Mở đồng thời cả 2 file Excel.

Bước 2: Ở file 1, tại ô B3, ta nhập dấu “=”, sau đó chuyển sang file 2, click chuột vào ô C3, sau đó nhấn

Kết quả: Doanh thu tháng 1 ở file 2 đã được chuyển sang file 1:

Nhìn vào dòng công thức, ta thấy hiển thị: =[Book2.xlsx]Sheet1!$C$3

Đây chính là địa chỉ của nơi ta lấy dữ liệu. Trong đó:

• Book2.xlsx: Là tên của file mà ta lấy dữ liệu (file nguồn)
• Sheet1: Là tên sheet của file nguồn mà ta lấy dữ liệu.
• $C$3: Là địa chỉ của ô trong sheet và file mà ta lấy dữ liệu, được hiển thị dưới dạng địa chỉ tuyệt đối.

- Nếu ta đóng file nguồn (file 2) thì địa chỉ trên sẽ hiển thị đầy đủ hơn:

='C:UsersVanAnhDesktop[Book2.xlsx]Sheet1'!$C$3

Trong đó: C:UsersVanAnhDesktop là nơi chứa file nguồn trong máy tính.

Bước 3: Copy xuống các dòng phía dưới:

- Trước khi copy, bạn phải chuyển ô C3 về địa chỉ tương đối bằng cách xóa bỏ kí hiệu “$”. Khi đó công thức ở ô B3 sẽ là:

='C:UsersVanAnhDesktop[Book2.xlsx]Sheet1'!C3

- Sau đó bạn chỉ cần copy công thức trên xuống các ô phía dưới. Kết quả như sau:

Như vậy, doanh thu của các tháng tiếp theo đã được lấy từ file 2 sang file 1.

Bước 4: Break Link:

Trong trường hợp bạn không cần giữ công thức chỉ ra nguồn lấy dữ liệu thì bạn có thể thực hiện Break Link (xóa bỏ link, chỉ giữ lại kết quả). Cách làm như sau:

- Vào tab Data trên thanh thực đơn, nhấn vào trong mục Connections:

- Hộp thoại Edit Link xuất hiện, bạn chọn link cần gỡ ở danh sách bên trái, sau đó nhấn :

Kết quả: Các dữ liệu ở cột B file 1 đã mất hết đường link dẫn đến cột C file 2, chỉ còn lại kết quả là các con số:

Trên đây là ví dụ đơn giản nhất về việc lấy dữ liệu từ file Excel này sang fiel Excel khác. Cách này rất nhanh chóng, cho bạn biết được nguồn dữ liệu là ở file nào. Với những trường hợp phức tạp hơn, bạn hoàn toàn có thể kết hợp với các hàm khác như Vlookup, Hlookup,… để tìm kiếm và tính toán dữ liệu giữa các file Excel.