Hướng dẫn đầy đủ nhất về các định dạng số trong Excel

A. Mở hộp thoại Format Cells

Để định dạng số trong Excel, bạn cần mở hộp thoại Format Cells. Có 5 cách để mở:

(Chú ý: Bài viết sau được thực hiện trên Excel 2007, với các phiên bản khác bạn cũng lựa chọn các mục với tên như vậy như vậy, chỉ khác thao tác một chút xíu thôi nhé)

Cách 1: Trên tab Home của thanh Menu, nhấn , chọn :

Cách 2: Nhấn chuột phải tại vùng cần định dạng, chọn :

Cách 3: Dùng tổ hợp phím tắt “Ctrl 1”.

Cách 4: Nhấn vào một trong các mũi tên trong hình:

Cách 5: Trên tab Home của thanh Menu, nhấn vào mũi tên bên cạnh chữ General (ở nhóm Number), sau đó chọn :

B. Các kiểu định dạng số liệu:

Hộp thoại Format Cells mở ra như sau:

Ta quan tâm tới tab Number với 12 kiểu định dạng số liệu:

1. General: Dạng tổng quát.

Đây là kiểu mặc định trong Excel. Khi định dạng kiểu này, Excel sẽ tự hiểu dữ liệu đó ở dạng số hoặc chữ/ký tự. Vì vậy, nếu nhập ngày tháng thì Excel sẽ hiển thị 1 con số (chính là số ngày tính từ 01/01/1900 đến ngày mà bạn nhập vào Excel)

2. Number: Dạng số (đây là dạng được sử dụng thường xuyên nhất)

Trong mục này có các lựa chọn:

• Decimal places: Số chữ số sau dấu phẩy (số chữ số thập phân).
• Use 1000 Separator : Sử dụng dấu ngăn cách hàng nghìn.
• Negative numbers: Kiểu hiển thị số âm.

3. Currency: Dạng tiền tệ.

Trong mục này có các lựa chọn:

• Decimal places: Số chữ số sau dấu phẩy.
• Symbol: Chọn ký hiệu tiền tệ. Nếu không muốn dùng ký hiệu thì bạn chọn None.
• Negative numbers: Kiểu hiển thị số âm.

Dạng tiền tệ luôn sử dụng dấu ngăn cách hàng nghìn.

4. Accounting: Dạng kế toán.

Trong mục này có các lựa chọn:

• Decimal places: Số chữ số sau dấu phẩy.
• Symbol: Chọn ký hiệu tiền tệ. Nếu không muốn dùng ký hiệu thì bạn chọn None.

Dạng kế toán luôn sử dụng dấu ngăn cách hàng nghìn. Số 0 sẽ hiển thị là dấu - và số âm sẽ được cho vào ngoặc đơn.

5. Date: Dạng ngày.

Trong mục này có các lựa chọn:

• Type: Kiểu hiện thị ngày tháng. Mục này lại phụ thuộc vào Location vì mỗi vùng có qui ước về cách viết ngày tháng khác nhau.
• Locale (location): Chọn vùng.

6. Time: Dạng giờ, phút.

Dạng này tương tự như Date. Cũng có 2 mục Type và Location cho bạn lựa chọn.

7. Percentage: Dạng phần trăm.

Dạng này có sẵn ký hiệu %. Bạn chỉ có thể lựa chọn số chữ số thập phân.

Với định dạng này, bạn nhập số 60 vào ô thì sẽ hiển thị 60%, tương đương với 0.6 khi tính toán.

8. Fraction: Dạng phân số.

Dạng này rất hiếm dùng và chỉ có một vài lựa chọn cho bạn. Vì vậy định dạng này chưa thể thỏa mãn nhu cầu viết phân số của người dùng.

9. Scientific: Dạng khoa học.

Dạng này thường dùng để biểu diễn những con số rất lớn hoặc rất nhỏ. Bạn chỉ có thể thay đổi phần số chữ số thập phân.

Ví dụ: Nhập số 123456789, khi định dạng Scientific và chọn 2 chữ số thập phân thì Excel sẽ hiển thị là: 1.23E+08, nghĩa là “1.23 nhân 10 mũ 8”.

10. Text: Dạng văn bản.

Nếu chọn định dạng này thì tất cả những gì nhập vào đều được Excel coi là văn bản. Vì vậy bạn không thể dùng để tính toán được.

11. Special: Dạng đặc biệt.

Bạn có các lựa chọn:

• Type: Có vài loại cho bạn chọn (số bưu điện, số điện thoại, số bảo hiểm xã hội), tùy thuộc vào Locale.
• Locale: Chọn vùng.

12. Custom: Dạng tùy chỉnh.

Chọn kiểu này, bạn sẽ tự thiết lập định dạng theo cách của mình hoặc chọn trong danh sách có sẵn. Tuy nhiên, bạn cần phải biết những qui ước nhất định về định dạng.

Trên đây là 12 dạng cơ bản của định dạng số trong Excel. Nếu bạn đang muốn nhập dữ liệu dạng nào thì hãy chọn định dạng phù hợp nhé. Hy vọng bài viết này hữu ích đối với bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!