Hướng dẫn một số biện pháp làm giảm dung lượng file Excel

1. Nếu file của bạn là file Excel 2003 (đuôi .xls):

Bạn mở file đó trên Excel 2007 hoặc 2010, 2013,… Sau đó Save as lại theo định dạng đuôi .xlsx. Khi đó dung lượng của file sẽ nhỏ đi đáng kể vì từ các phiên bản Excel 2007 trở đi có chức năng nén file khi lưu.

2. Dùng chương trình diệt Virus Macro:

Virus Macro thường lây nhiễm trên các file văn bản, làm tăng dung lượng thực tế của các file dữ liệu bị nhiễm. Dấu hiệu file Excel bị nhiễm Virus Macro: Khi mở file, chương trình Excel sẽ tự động mở thêm sheet mới có tên "yyyyy" hoặc "Book1" và xuất hiện cảnh báo Macro.

Vì vậy, muốn làm giảm dung lượng các file đó thì ta phải dùng phần mềm diệt virus với lựa chọn chuẩn đoán Macro để loại bỏ các Macro không mong muốn.

Tuy nhiên, các phần mềm có thể tiêu diệt virus nhưng lại không loại bỏ “rác” mà virus để lại, do đó dung lượng file Excel có thể vẫn lớn. Để khắc phục hiện tượng này, bạn hãy chuyển dữ liệu sang 1 file Excel mới. Các bước như sau:

• Mở file Excel và copy toàn bộ dữ liệu trong file Excel đó.
• Mở 1 file Excel mới và paste nội dung vừa copy vào file Excel mới này.
• Lưu file Excel mới và sử dụng thay cho file cũ (Xóa bỏ file cũ đi).

3. Nén hình ảnh để giảm dung lượng cho file Excel:

Nếu bạn có 1 file dữ liệu chứa nhiều hình ảnh thì file đó thường có dung lượng khá lớn. Sau đây là cách xử lý hình ảnh trong đó, giúp dung lượng file giảm xuống đáng kể.

- Chọn hình ảnh.

- Trên tab Format (Picture Tools), nhấn <Compress Pictures>.

- Hộp thoại Compress Pictures hiện ra, bạn bỏ tích ở mục Apply to selected pictures only để áp dụng cho tất cả các hình ảnh trong file. Nếu tích vào mục này thì chỉ áp dụng cho ảnh bạn đang chọn.

- Nhấn <Options>, hộp thoại Compression Settings sẽ hiện ra để chọn chế độ nén ảnh:

- Phần Compression options:

• Automatically perform basic compression on save: Tự động thực hiện nén cơ bản khi lưu.
• Delete cropped areas of picture: Xóa các phần đã crop. Bạn tích vào đây thì phần ảnh bạn crop trong Excel sẽ biến mất hoàn toàn (nếu không tích thì phần ảnh bị cắt sẽ chỉ ẩn đi).

- Phần Target output:

• Prin (220ppi): Chất lượng tốt để in ấn hoặc xem trên màn hình.
• Screen (150ppi): Chất lượng vừa phải cho web hoặc trình chiếu.
• E-mail (96ppi): Chất lượng thấp nhất dùng để gửi email.

Tùy nhu cầu mà bạn chọn 1 trong 3 Target Output để giảm dung lượng cho file Excel. Chọn chất lượng càng thấp thì dung lượng file càng giảm.

4. Giảm dung lượng file Excel bằng các biện pháp khác:

- Hạn chế việc định dạng toàn bộ dòng, cột hoặc cả sheet mà chỉ nên chọn những ô có chứa dữ liệu.

- Hạn chế việc đặt tên các vùng trong sheet. Đây có thể là 1 trong những nguyên nhân gây tăng dung lượng file.

- Sắp xếp vùng tìm kiếm sao cho nhỏ nhất có thể vì khi sử dụng các hàm tìm kiếm như Vlookup, Hlookup với vùng tìm kiếm rộng cũng làm cho file nặng hơn.

- Nếu đã chắc chắn về số liệu, không cần đến các đường link, công thức, ta có thể xóa link, xóa công thức, chỉ giữ lại các giá trị. Từ đó có thể xóa bớt các sheet dư thừa hoặc chuyển các sheet đó sang 1 file riêng.

Trên đây là 4 cách đơn giản để bạn có thể giảm dung lượng file Excel. Chúc các bạn thực hiện thành công! Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.