Hướng dẫn chi tiết toàn bộ các thao tác với khóa file Excel (khóa không cho đọc hoặc khóa không cho chỉnh sửa)

Thao tác với việc khóa file Excel có nhiều loại tùy mục đích sử dụng, mình đặt tên và chia thành các loại cơ bản như sau để bạn có thể lựa chọn cho bản thân cách khóa file thích hợp:

- Khóa không cho người khác đọc toàn bộ file

- Khóa không cho người khác chỉnh sửa nội dung của 1 sheet

- Cho phép chỉnh sửa nội dung của một vùng dữ liệu nhất định khi bị khóa toàn bộ sheet

- Khóa không cho người khác thay đổi những thao tác với các sheet trong file

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết của từng loại:

1. KHÓA KHÔNG CHO NGƯỜI KHÁC ĐỌC TOÀN BỘ FILE

Bước 1: Mở file Excel của bạn lên, vào File → chọn Info → Protect Workbook → chọn Encrypt with Password (mã hóa bằng mật khẩu)

Bước 2: Hộp thoại Encrypt Document xuất hiện, bạn nhập mật khẩu (password) muốn cài đặt cho file Excel này → bấm OK.

Bước 3: Nhập lại mật khẩu vào hộp thoại Confirm Password → OK.

Bước 4: File của bạn đã được khóa:

Bây giờ bạn hãy lưu lại file (Ctrl + S) rồi tắt đi. Khi mở lại file, 1 thông báo yêu cầu bạn phải nhập mật khẩu:

Như vậy bạn đã khóa thành công file Excel của mình và người khác sẽ không mở ra để đọc được nếu không biết mật khẩu.

Lưu ý: Nếu bạn muốn bỏ mật khẩu cho file này, thì bạn lại tiếp tục vào File → Info → Protect Workbook → Encrypt with Password rồi xóa bỏ mật khẩu đang đặt đi là xong.

2. KHÓA KHÔNG CHO NGƯỜI KHÁC CHỈNH SỬA NỘI DUNG CỦA 1 SHEET

Nếu bạn muốn khóa không cho người khác chỉnh sửa nội dung trong bảng tính excel của mình, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Mở file Excel lên, vào Review → Protect Sheet

Bước 2: Hộp thoại Protect Sheet hiện lên, nhập mật khẩu bạn muốn đặt:

Bên cạnh đó, hộp thoại này cũng hiển thị một số nội dung để bạn lựa chọn, bạn có thể chọn bất kỳ nội dung nào tùy mục đích:

- Select locked cells: cho phép chọn vùng bị khóa (để thiêt lập vùng bị khóa và vùng không bị khóa bạn xem hướng dẫn ở mục 3 của bài viết này). 

Lưu ý: Nếu bạn muốn khóa không cho copy thì bạn click bỏ chọn nội dung này.

- Select unlocked cells: cho phép chọn vùng không bị khóa (để thiêt lập vùng bị khóa và vùng không bị khóa bạn xem hướng dẫn ở mục 3 của bài viết này).

- Format cells: cho phép chỉnh sửa định dạng text (bạn có thể chỉnh sửa nội dung, định dạng... nhưng có một số chức năng bị khóa như không thêm hàng, thêm cột, thêm bảng biểu, đồ thị được...)

- Format columns/ rows: cho phép chỉnh sửa định dạng cột/ hàng.

- Insert columns/ rows: cho phép chèn cột/ hàng.

- Insert hypelinks: cho phép dẫn link

- Delete column/ rows: cho phép xóa cột/ hàng.

- Sort: cho phép sắp xếp

- Use AutoFilter: cho phép sử dụng Auto Filter để lọc dữ liệu (để hiểu rõ hơn về chức năng Auto Filter bạn có thể tham khảo tại đây)

- Use PivotTable & Pivot Chart: cho phép sử dụng Pivot Table (bảng) và Pivot Chart (biểu đồ)

Sau khi chọn xong các lựa chọn theo ý muốn, bạn bấm OK là hoàn thành việc khóa 1 sheet.

Bạn có thể khóa các sheet khác bằng cách chọn sheet đó và thực hiện như trên.

Lưu ý: Để bỏ khóa sheet, bạn vào Review → Unprotect Sheet và nhập lại mật khẩu rồi bấm OK.

3. CHO PHÉP CHỈNH SỬA NỘI DUNG CỦA MỘT VÙNG DỮ LIỆU NHẤT ĐỊNH KHI BỊ KHÓA TOÀN BỘ SHEET

Trong nhiều trường hợp bạn muốn khóa sheet nhưng lại muốn cho phép chỉnh sửa nội dung của một cột hoặc hàng nào đó.

Giả dụ với bảng Excel trên, bạn muốn có thể chỉnh sửa cột Tổng doanh số bán hàng và Số khách hàng nhưng lại muốn khóa không cho thay đổi các nội dung còn lại. Bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn có thể chỉnh sửa → click chuột phải → chọn Format Cells.

Bước 2: Hộp thoại Format Cells xuất hiện → vào thẻ Protection → bỏ chọn Looked → OK

Bước 3: Bạn thực hiện khóa file Excel như hướng dẫn ở mục 2.

Và bây giờ bạn có thể chỉnh sửa nội dung của cột Tổng doanh số bán hàng và cột Số khách hàng (đây là 2 vùng không bị khóa được nhắc đến ở mục 2), tất nhiên khi khóa vào thì các nội dung khác (vùng bị khóa) bạn không thể thay đổi được.

4. KHÓA KHÔNG CHO NGƯỜI KHÁC THAY ĐỔI NHỮNG THAO TÁC VỚI CÁC SHEET TRONG FILE

Tức là bạn không thể thêm/ bớt sheet hoặc thay đổi vị trí của các sheet trong bảng tính. Việc này thực hiện khá đơn giản chỉ với các bước như sau:

Bước 1: Vào Review → chọn Protect Workbook

Bước 2: Nhập mật khẩu rồi chọn OK.

Bước 3: Nhập lại mật khẩu, tiếp tục OK.

Vậy là xong, bây giờ các thao tác với các sheet như thêm, xóa, đổi tên sheet... bạn sẽ không thực hiện được:

Lưu ý: Để bỏ khóa, bạn vào Review → Protect Workbook và nhập lại mật khẩu rồi chọn OK.

Trên đây là hướng dẫn của mình về các thao tác để khóa file, bạn muốn khóa theo kiểu nào thì có thể lựa chọn 1 trong những cách trên để thực hiện. Đây là những nội dung cơ bản và thông dụng nhất mà mình đã tổng hợp lại, hi vọng hữu ích cho bạn. Chúc các bạn thành công!