Ghi sổ nghiệp vụ thanh toán phân tích tình hình và khả năng thanh toán

Hình thức Nhật ký chung.

Trong điều kiện kế toán thủ công, hình thức này áp dụng trong loại hình kinh doanh đơn giản, quy mô hoạt động vừa và nhỏ. Trình độ quản lý, trình độ kế toán thấp, có nhu cầu phân công lao động kế toán.

Hình thức này cũng áp dụng trong điều kiện kế toán máy, nó phù hợp với mọi loại hình hoạt động, quy mô và trình độ.

Các loại sổ sử dụng :

- Sổ Nhật ký Chung : hạch toán cho mọi đối tượng, do kế toán tổng hợp cầm và ghi sổ.

- Sổ Nhật ký đặc biệt : mở cho các đối tượng phát sinh nhiều hoác các đối tượng trọng yếu tronh quản lý, có quan hệ đối chiếu thường xuyên.

- Sổ Cái các tài khoản

- Sổ chi tiết các tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung :

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ, tiến hành ghi sổ Nhật ký chung cho các nghiệp vụ phát sinh. Nếu doanh nghịêp mở sổ chi tiết thì đồng thời với việc ghi Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ chi tiết có liên quan.

Trường hợp đơn vị mở sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ tiến hành ghi sổ Nhật ký đặc biệt liên quan.

Căn cứ vào Nhật ký chung để ghi các sổ Cái tài khoản.

Định kỳ, tuỳ theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh tiến hành tổng hợp từng Nhật ký đặc biệt để ghi sổ Cái, sau khi loại trừ số nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều Nhật ký (nếu có).

Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho từng đối tượng.

Tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết

Cuối kỳ, cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng Cân đối số phát sinh. Về nguyên tắc tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Nhật ký chung (hoặc nhật ký đặc biệt ) cùng kỳ.

Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng Cân đối số phát sinh và Bảng tổng hợp chi tiết lập Báo cáo tài chính.

Hình thức Nhật ký –Sổ cái.

Hằng ngày người giữ Nhật kí – Sổ cái nhận toàn bộ chứng từ gốc, kiểm tra, định khoản rồi ghi vào sổ. Mỗi chứng từ ghi vào một dòng ở cả hai phần nhật kí và sổ cái. Kế toán có thể lập bảngtổng hợp chứng từ gốc cùng loại phát sinh nhiều lần trong tháng theo định kì sau đó căn cứ vào số liệu trên bảng này để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc liên quan đến các đối tượng cần hạch toán chi tiết sau khi ghi vào sổ cái được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

Cuối tháng sau khi ghi toàn bộ số liệu trên các chứng từ gốc vào Nhật kí- Sổ cái và các sổ chi tiết liên quan, kế toán cộng dồn phải đạt được quan hệ cân đối sau:

Lập bảng tổng hợp các số liệu phát sinh trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo từng TK. Đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp với số liệu trên sổ cái theo từng TK.

Sau khi đối chiếu số liệu thấy khớp đúng thì căn cứ vào các số liệu trên sổ cái và các sổ chi tiết để lập báo cáo kế toán.

Hình thức chứng từ ghi sổ

Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán tập hợp, phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế. Lập chứng từ ghi sổ cho các chứng từ cùng loại. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được ghi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ để láy số hiệu. Số hiệu của chứng từ ghi sổ chính là số thứ tự trong sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. Sau khi đăng kí xong, số hiệu tổng cộng trên chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ Cái các tài khoản có liên quan.Cuối tháng , kế toán cộng sổ Cái để tính số phát sinh và số dư cuối kì các tài khoản. Căn cứ vào số liệu cuối tháng kế toán lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo kế toán.

- Chứng từ ghi sổ:Là sổ kế toán kiểu rời dùng để hệ thống hóa chứng từ ban đầu theo các loại nghiệp vụ kinh tế. Thực chất là định khoản nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ gốc để tạo điều kiện cho việc ghi sổ cái.

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái.

- Sổ cái: Dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ cái. Căn cứ duy nhất để ghi vào sổ cái là các chứng từ ghi sổ đã được đăng ký qua sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

- Bảng cân đối tài khoản: Dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép cũng như cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý. Quan hệ cân đối:

Tổng số tiền trên Tổng số phát sinh bên Nợ

“Sổ đăng ký = (hoặc bên Có) của tất cả

CTGS” các tài khoản

- Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết : Dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết (vật liệu, dụng cụ, tài sản cố định, chi phí sản xuất, tiêu thụ v.v…)

Hình thức nhật ký chứng từ:

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ.

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lầnhoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gổc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ. Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bang tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.

Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo Tài chính.

Phân tích tình hình thanh toán.

Để biết thực trạng tài chính của doanh nghiệp phải xem xét khả năng thanh toán và tình hình công nợ của doanh nghiệp. Nếu tình hình tài chính tốt thì có khả năng thanh toán nhanh, ít bị chiếm dụng vốn. Doanh nghiệp có sự chủ động đối với nguồn vốn kinh doanh, tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh thuận lợi. Trong thực tế, luôn tồn tại tình trạng doanh nghệp vừa chiếm dụng vốn của người khác vừa bị chiếm dụng vốn, điều này xuất phát từ phương thức thanh toán trả chậm đã được các bên thoả thuận khi mua bán vật tư, hàng hoá. Tuy nhiên, nếu phần vốn đi chiếm dụng nhiều hơn số bị chiếm dụng thì doanh nghiệp có thêm nguồn vốn lưu động để sản xuất kinh doanh, ngược lại nếu phần bị chiếm dụng nhiều hơn thì vốn lưu động sẽ bị giảm dẫn tới làm giảm hiệu quả kinh doanh.

Phân tích khả năng thanh toán sẽ cho biết tình hình tài chính của doanh nghiệp thông qua việc đánh gía, so sánh các chỉ tiêu sau :

Hệ số thanh toán hiện hành.

Hệ số này cho thấy khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh. Hệ số này càng cao thì khả năng thanh toán nợ càng lớn. Thông thường hệ số này lớn hơn hoặc bằng 1 thì doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán nợ ngắn hạn và tình hình tài chính là bình thường hay khả quan.

Hệ số thanh toán nhanh

Nếu hệ số thanh toán nhanh của doanh nghiệp lớn hơn hoặc bằng 0, 5 thì doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán, tình hình tài chính khả quan, nếu nhỏ hơn 0, 5 thì doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thanh toán. Mặc dù vậy, nếu hệ số này quá cao thì cũng không tốt vì vốn bằng tiền quá nhiều dẫn tới hiệu quả sử dụng vốn giảm.

Hệ số thanh toán của vốn lưu động.

Chỉ tiêu này phản ánh khả năng chuyển đổi thành tiền của tài sản lưu động. Thực tế cho thấy nếu chỉ tiêu này lớn hơn 0, 5 hoặc nhỏ hơn 0, 1 đều không tốt vì nếu lớn hơn 0, 5 thì gây ứ đọng vốn, còn nếu nhỏ hơn 0, 1 thì thiếu tiền để thanh toán.

Bên cạnh các chỉ tiêu về khả năng thanh toán, cần phải xem xét các chỉ tiêu sau :

- Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả (hoặc tỷ lệ các khoản phải trả so với các khoản phải thu).

Tỷ lệ này càng lớn thì chứng tỏ đơn vị bị chiếm dụng vốn càng nhiều và ngược lại. Nếu tỷ lệ này lớn hơn 100% chứng tỏ doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn và nếu nhỏ hơn 100% thì doanh nghiệp đang đi chiếm dụng vốn.

- Số vòng quay các khoản phải thu.

Chỉ tiêu này thể hiện tốc độ chu chuyển các khoản phải thu thành tiền, số vòng quay càng lớn chứng tỏ doanh nghiệp có thể thu hồi nhanh các khoản nợ. Tuy nhiên, nếu chỉ số này quá cao nghĩa là điều kiện thanh toán quá chặt chẽ, chủ yếu thu bằng tiền mặt, ít trả chậm, điều này có thể làm hạn chế khối lượng hàng hoá tiêu thụ.

- Thời gian một vòng quay các khoản phải thu.

Chỉ tiêu này cho biết để quay được một vòng các khoản phải thu mất mấy ngày. Thời gian càng lớn thì tốc độ quay càng chậm.

- Số vòng quay các khoản phải trả.

Chỉ tiêu này phản ánh tốc độ thanh toán các khoản phải trả. Chỉ tiêu này càng lớn thì doanh nghiệp phải thanh toán tiền hàng mua càng nhanh, có nghĩa là chỉ tiêu này càng lớn doanh nghiệp càng không có lợi.

- Thời gian một vòng quay các khoản phải trả.

Chỉ tiêu này cho biết để quay được một vòng, các khoản phải trả phải mất mấy ngày.

Để đánh giá khả năng thanh toán cần xem xét sự biến động về cơ cấu các khoản phải thu, phải trả và so sánh số đầu kỳ với số cuối kỳ thông qua việc lập bảng phân tích các khoản phải thu, phải trả.

BẢNG PHÂN TÍCH CÁC KHOẢN PHẢI THU, PHẢI TRẢ.

Tuy nhiên, để có nhận xét sát thực về tình hình thanh toán của doanh nghiệp cũng cần phải kết hợp các chỉ tiêu trên với các tài liệu hạch toán hàng ngày và các tài liệu khác.

Phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán.

Để có cơ sở đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trước mắt và triển vọng trong thời gian tới, cần phải đi sâu phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Dựa vào tài liệu kế toán để lập bảng sau :

Trên cơ sở bảng phân tích ta tính chỉ tiêu :

Nếu các chỉ tiêu này lớn hơn hoặc bằng 1 chứng tỏ doanh nghiệp có khả năng thanh toán và tình hình tài chính bình thường hoặc khả quan.

Nếu chỉ tiêu này nhỏ hơn 1 chứng tỏ doanh nghiệp không có khả năng thanh toán và nếu chỉ tiêu này gần bằng 0 thì doanh nghiệp bị phá sản, không còn khả năng thanh toán.