Email marketting

Tuy có nhiều lợi thế như vậy nhưng để đảm bảo cho một chiến dịch tiếp thị bằng thư điện tử thành công thì doanh nghiệp phải lưu ý đến 7 yếu tố sau:

• Tránh tự ý gửi thư bằng mọi giá: Doanh nghiệp chỉ gửi thư cho những ai có nhu cầu tìm hiểu về thông tin đó, không bao giờ được gửi thư chào hàng tới những người không đăng ký nhận các thông tin đó dù cho các thông tin đó có cực kỳ hấp dẫn hoặc thông tin đó là dành riêng cho người nhận đó. Bởi nếu không có thể gây ra phản tác dụng, người nhận có thể cảm thấy bị quấy rầy và xâm phạm riêng tư, email sẽ bị vứt vào sọt rác và doanh nghiệp bị người nhận có thành kiến xấu
• Sức mạnh của tính cá nhân: Trong chiến dịch tiếp thị bằng email các bức thư có tính cá nhân thường có tỷ lệ hồi âm cao hơn, ví dụ như khi nhận được bức thư bắt đầu bằng tên cá nhân hoặc lời hỏi thăm cá nhân của họ như “Trà Mi thân mến!”,… thì người nhận sẽ thích trả lời hơn.
• Công bố rõ cơ chế bảo mật: Sự tin tưởng là yếu tố cần thiết để có thể duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng trên Internet. Khi khách hàng đăng các bản tin của doanh nghiệp, đưa ra các thông tin để liên hệ và các chi tiết khác về bản thân, khách hàng cần phải đảm bảo rằng những thông tin đó chỉ được dùng nội bộ, không dùng để bán lại, hay công bố rộng rãi
• Lưu lại toàn bộ các thông tin về khách hàng: Doanh nghiệp cần lưu lại toàn bộ về các đăng ký của khách hàng, thậm chí trong nhiều năm sau. Việc làm này rất quan trọng trong trường hợp khách hàng quên mất đã đăng ký dịch vụ và phàn nàn vì địa chỉ email của họ bị sử dụng trái phép.
• Thông báo chấp nhận đối với người đăng ký dịch vụ: Điều này rất quan trọng, vì một số khách hàng có thể sẽ quên mất là đã đăng ký dịch vụ. Việc xác nhận thư đăng ký sẽ đảm bảo là khách hàng thực sự mong muốn nhận dịch vụ, tránh được hiện tượng một số người đùa nghịch trên forum đăng ký và nhập sai thông tin, địa chỉ của người khác hoặc không tồn tại. Gửi thư xác nhận cho khách hàng sẽ vừa kiểm tra được tính chính xác của địa chỉ mail vừa nhắc lại cho khách hàng biết họ đã đăng ký dịch vụ. Và việc gửi thư xác nhận này cũng không hề đòi hỏi nhiều thời gian hay chi phí vì doanh nghiệp có thể sử dụng chức năng tự động trả lời, cho phép tạo ra một bức thư thích hợp đối với các thông tin đăng ký của khách hàng và tự động gửi đi.
• Cho phép khách hàng huỷ bỏ dịch vụ dễ dàng: Thông tin của doanh nghiệp có thể hữu ích với khách hàng vào thời điểm này nhưng lại không còn thích hợp vào thời điểm khác nữa,… Do vậy, trong bản tin gửi cho khách hàng, doanh nghiệp nên gửi kèm thêm những chỉ dẫn rõ ràng về cách huỷ bỏ dịch vụ. Và sau khi nhận được yêu cầu huỷ bỏ doanh nghiệp cũng cần gửi email xác nhận và báo cho khách hàng biết rằng dịch vụ của khách hàng đã bị huỷ bỏ.

Email là một phương pháp vô cùng hiệu quả về chi phí, về việc giữ mối liên hệ với khách hàng, xây dựng hình ảnh doanh nghiệp và tạo lòng tin khách hàng. Như Shawn Augustson, một trong những người sáng lập ra BusyCooks.com, nói: “Phương pháp này thu hút và giữ chân những người vào thăm trang Web của bạn. Chỉ cần suy nghĩ về tất cà các site mà một người vào thăm trong một ngày, bạn có thể dễ dàng quên chúng. Tin thư của bạn là một lời nhắc nhở ngắn gọn cho họ biết rằng họ đã ở đó.”

Tiếp thị qua email có thể cho chi phí ít hơn so với phương pháp tiếp thị qua tin nhắn, rẻ hơn phương pháp tiếp thị bằng thư nhắn trực tiếp kiểu truyền thống. Theo nghiên cứu ở một số nước phát triển thì tỷ lệ hưởng ứng việc tiếp thị qua email là từ 5%-15%, tỷ lệ hưởng ứng đối với phương pháp tiếp thị bằng thư nhắn trực tiếp kiểu truyền thống chỉ từ 1%-3%.

Mang lại nhiều lợi ích như vậy nhưng để tạo ra được email marketing hấp dẫn, hiệu quả thì thật không phải là dễ dàng, nội dung và hình thức email phải tuân theo những quy tắc nhất định:

• Chính xác, các số liệu thống kê hay nguồn trích dẫn cần đúng
• Tiêu đề ngắn gọn, súc tích. Khi phân tích, nhóm dòng tiêu đề có từ 0 đến 49 ký tự có tỷ lệ mở e-mail cao hơn 12,5% so với nhóm từ 50 ký tự trở lên. Tỷ lệ nhắp chuột (click-through) của nhóm đầu cũng cao hơn 75% so với nhóm sau. 
• Rõ ràng, không sai lỗi chính tả, ngữ pháp đúng và dễ hiểu
• Chân thật, không cường điệu
• Sử dụng ngôn ngữ của khách hàng, đừng quá đơn giản nhưng cũng không được quá khó hiểu đối với họ
• Hiểu về đối tượng khách hàng
• Chú ý đến khoảng cách về tri thức, vì khách hàng rất có thể không có những hiểu biết về sản phẩm và dịch vụ giống như doanh nghiệp, nhất là đối với các mặt hàng như điện tử, điện thoại di động.
• Viết như viết những lá thư thực thụ chú không phải như những quảng cáo
• Chọn thời điểm gửi thư một cách cẩn thân để thư của mình không bị hoà lẫn với hàng loạt các thư khác
• Chuẩn bị kỹ lưỡng dòng chủ đề, đó sẽ là phần đầu tiên khách hàng nhìn vào
• Đừng viết giống những người khác, phân tích các email của đối thủ cạnh tranh và tìm ra cách viết riêng không lẫn với những thư khác
• Email có thể trình bày như một tin thư (Newsletter) để tạo cảm giác thân thiện và đưa những thông tin khác biệt, chào bán những mặt hàng đặc biệt, hay chia sẻ thông tin về sản phẩm và dịch vụ mới
• Có thể cung cấp thông tin thêm theo yêu cầu
• Có các đường link tới trang web của công ty và một số trang web ưa thích của khách hàng. Những e-mail có từ 25 đường link trở lên có tỷ lệ mở cao hơn 12% so với những e-mail có ít hơn 25 đường link và tỷ lệ kích chuột cao hơn 29%. 

Để có nhiều hiệu quả hơn thì công ty cần mở rộng số người chấp nhận nhận email của mình và lập hồ sơ khách hàng, xây dựng các file dữ liệu từng khách hàng, trao đổi thông tin hai chiều với khách hàng trên cơ sở trực tiếp từng cá nhân hoặc trong một nhóm hạn chế những cá nhân.

Trước hết muốn tăng số lượng người nhận và đọc thư của chúng ta thì cần phải có cách để thuyết phục khách hàng, ví dụ như:

• Nói với khách hàng những thông tin giá trị hay những chào hàng mà họ sẽ nhận được
• Cho thêm nhiều đường kết nối vào newsletter của doanh nghiệp
• Cung cấp cho khách hàng nhiều cơ hội đăng ký: đặt nhiều lời mời và hộp đăng ký ở nhiều nơi trên website của doanh nghiệp
• Hạn chế những câu hỏi về nhân khẩu học, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng đăng ký. Nhưng điều này rất khó vì những cầu hỏi nhân khẩu học giúp doanh nghiệp đưa ra những thông điệp hiệu quả hơn và hiểu hơn về khách hàng của mình. Vậy doanh nghiệp có thể hạn chế số lượng câu hỏi trong quá trình đăng ký, tuy nhiên có thể tiếp tục đưa ra thêm những câu hỏi trong những email lần sau
• Mở thêm đăng ký ngoại tuyến: Sau khi đã có được danh sách gồm rất nhiều khách hàng thì công ty cần phải quản lý, chia nhóm để việc gửi email phù hợp với từng nhóm khách hàng, giúp công việc hiệu quả cao hơn. Sau đây là một số phương pháp để nâng cao tính định hướng khách hàng của công ty
• Chỉ định người quản lý khách hàng chuyên làm dịch vụ khách hàng và phổ biến thông tin
• Ghi địa chỉ thư điện tử của khách hàng vào cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp và tạo ra một lits có phân loại theo khu vực
• Phân loại khách hàng theo từng nhu cầu cụ thể
• Nói chuyện với khách hàng thông qua cá cuộc khảo sát thị trường trên mạng,…
• Phát hành các bản tin điện tử hàng tuần hoặc hàng tháng
• Tạo lập liên kết trực tiếp tới tất cả các website cảu khách hàng

Tiến hành khảo sát trên mạng thường xuyên và gửi kết quả cho khách hàng

• Sử dụng hội nghị - video để trao đổi ý kiến với khách hàng
• Lưu giữ các báo cáo trên mạng ở những chủ đề quan trọng

Đối tượng nhận email của công ty có thể được phân chia thành các nhóm như sau để nội dung email gửi đến phù hợp hơn với từng nhóm

• Khách hàng có tiềm năng: hướng khách hàng nhóm này vào website của doanh nghiệp với các thông tin chi tiết đầy đủ về sản phẩm, về công ty
• Các khách hàng còn lại nói chung: thường xuyên gửi thư điện tử cập nhật thông tin cho khách hàng, thông báo về tình hình bán hàng, sản phẩm mới và sự phát triển của doanh nghiệp
• Nhà cung ứng: thường xuyên thông báo về tình hình chở hàng, giao hàng, sản xuất và kế hoạch cung ứng…
• Người quản lý: phần lớn những thư điện tử gửi cho cán bộ chủ chốt cũng có thể gửi cho các cán bộ quản lý chủ chốt để biết được tình hình mới nhất của doanh nghiệp.
• Nhà chuyên môn: lập một Listserv có điều khiển để tạo điều kiện cho các nhà chuyên môn trong ngành có cơ hội trao đổi ý kiến với nhau và thông báo về sự phát triển ngành
• Nhân viên công ty: Lưu hành các thông tin cập nhật về tình hình bán hàng, danh sách khách hàngmới, thành tích các nhân viên, ý tưởng mới, biên bản hội nghị các cán bộ chủ chốt

Ta có thể thấy email không chỉ tốt cho việc quản lý và tiếp thị với khách hàng mà còn tốt cho việc quản lý điều hành chia sẻ các thông tin trong nội bộ công ty.