Định dạng trong Excel

Định dạng ô để hiển thị các dữ liệu kiểu số khác nhau

Chúng ta có thể thay đổi cách thức một số được hiển thị như thế nào trong bảng tính. Các thao tác định dạng này không làm thay đổi giá trị thực của dữ liệu mà chỉ thay đổi cách thức hiển thị của nó. Khi tiến hành tính toán, Excel chỉ dựa vào giá trị thực của số, không quan tâm xem số đó được biểu diễn như thế nào. Nhấn vào ô chứa số, giá trị thực của số đó sẽ xuất hiện trên thanh công thức.

Việc định dạng sẽ làm cho bảng tính trở nên dễ đọc hơn với các kí hiệu dễ hiểu như kí hiệu tiền tệ ($), kí hiệu phần trăm (%), dấu chấm phân thập phân và dấu phẩy phần nghìn.

Chúng ta có thể định dạng trước hoặc sau khi nhập dữ liệu, định dạng cho một ô hoặc một vùng ô liên tục / rời rạc.

Chọn các ô chứa dữ liệu kiểu số, mở bảng chọn Format / Cells.

Excel cung cấp nhiều kiểu dữ liệu sẵn có, theo chuẩn quốc tế trong hộp danh sách Category. Sau đây là một số kiểu dữ liệu thông dụng:

• General: Dữ liệu không xác định kiểu
• Number: Dữ liệu kiểu số thực
• Currency: Dữ liệu kiểu tiền tệ.
• Date: Dữ liệu kiểu ngày tháng.
• Time: Dữ liệu kiểu thời gian
• Text: Dữ liệu kiểu kí tự
• Custom: Cho phép người dùng tự định kiểu cho dữ liệu

Định dạng dữ liệu là số thực

Chọn các ô chứa dữ liệu kiểu số, mở bảng chọn Format / Cells.

Nhấn vào lựa chọn Number trong hộp danh sách Category rồi thực hiện những thao tác sau:

Dữ liệu kiểu số

Decimal places: Số chữ số phần thập phân muốn hiển thị. Có thể nhập giá trị trực tiếp vào ô này hoặc sử dụng nút mũi tên lên xuống để tăng giảm.

Use 1000 Separator (,): Nhấn chọn mục này nếu muốn sử dụng dấu phẩy ngăn cách phần nghìn

Negative numbers: Chọn cách thức biểu diễn số âm (sử dụng dấu trừ phía trước hoặc cặp dấu ngoặc đơn)

Để thay đổi kí tự phân tách phần thập phân và phần nghìn, triệu

Excel là một chương trình bảng tính dựa trên cơ sở của hệ thống đo lường của Mỹ, tuy nhiên, hệ thống đo lường của Việt Nam lại thường sử dụng dấu chấm để phân tách phần nghìn, phần triệu và sử dụng dấu phẩy để phân tách phần thập phân.

Ví dụ:

Hệ thống đo lường của Mỹ	Hệ thống đo lường Việt Nam

Nếu muốn thay đổi các quy ước đó theo tiêu chuẩn Việt Nam, người dùng cần thực hiện các thao tác sau:

Nhấn nút Start, chọn mục Control Panel

Trong danh sách các chương trình hệ thống của Control Panel, bấm đúp chuột vào mục Regional and Language Options.

Nhấn vào tên thẻ Regional Options, bấm nút Customize

Thay đổi kí hiệu phân tách phần thập phân và phần nghìn

Thay đổi các thuộc tính sau:

• Decimal Symbol: gõ dấu phẩy (,) thay cho dấu chấm
• Digit grouping symbol: gõ dấu chấm (.) thay cho dấu phẩy

Nhấn nút OK

Định dạng dữ liệu kiểu ngày tháng

Cú pháp cơ bản khi nhập dữ liệu kiểu ngày tháng vào bảng tính là tháng/ngày/năm (mm/dd/yyyy hoặc mm/dd/yy). Mặc dù có thể biểu diễn ngày tháng theo nhiều cách khác nhau song nguyên tắc nhập là không thay đổi.

Để định dạng cách hiển thị ngày tháng, chọn ô chứa dữ liệu, mở bảng chọn Format / Cells.

Nhấn vào lựa chọn Date trong hộp danh sách Category rồi thực hiện những thao tác sau:

Chọn khu vực (Vietnamese) tại ô Locate(Location)

Chọn cách biểu diễn ngày tháng thích hợp tại danh sách Type

Xem kết quả khi áp dụng định dạng đó vào ô bảng tính tại vùng Sample

Cách định dạng dữ liệu kiểu ngày tháng

Định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ

Chọn các ô chứa dữ liệu kiểu số, mở bảng chọn Format / Cells.

Nhấn vào lựa chọn Currency trong hộp danh sách Category rồi thực hiện những thao tác sau:

Dữ liệu kiểu tiền tệ

Decimal places: Chọn số chữ số phần thập phân

Symbol: Nhấn vào mũi tên trỏ xuống trong hộp Symbol để chọn kí hiệu biểu diễn tiền tệ (VND)

Negative number: Chọn cách biểu diễn số âm

Để định dạng lại vị trí của kí hiệu biểu diễn tiền tệ

Hệ thống tiền tệ Việt Nam thường quy ước số tiền được đặt ở phía trước, kí hiệu tiền tệ xuất hiện phía sau.

Ví dụ:

Hệ thống đo lường của Mỹ	Hệ thống đo lường Việt Nam

Để định dạng như vậy, thực hiện tiếp các thao tác sau:

• Chọn kí tự biểu diễn tiền tệ là VND. Xem minh hoạ trong hộp Sample

• Nhấn vào lựa chọn Custom (nằm cuối cùng trong danh sách Category)

Thay đổi cách biểu diễn tiền tệ

Nhấn chuột vào ô Type, xoá cụm từ [$VND] ở phía trước rồi gõ lại chính xác cụm từ này vào phía sau dãy kí tự #,##0.00

Trước	Sau

Nhấn nút OK

Định dạng dữ liệu kiểu phần trăm

Trong một vài trường hợp, người dùng muốn biểu diễn một số dưới dạng phần trăm, ví dụ: giá trị 0.56 sẽ được hiển thị là 56%. Khi áp dụng kiểu định dạng này, Excel sẽ nhân giá trị của số đó với 100 rồi thêm kí hiệu phần trăm (%) vào bên phải số. Excel cũng tự động làm tròn phần thập phân (nếu có), ví dụ: giá trị 0.568 sẽ được biểu diễn là 57%.

• Chọn các ô chứa dữ liệu kiểu số, mở bảng chọn Format / Cells.
• Nhấn vào lựa chọn Percentage trong hộp danh sách Category .

Dữ liệu kiểu phần trăm

Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ

Thay đổi phông chữ

Nhấn chuột vào danh sách Font. Dùng chuột lựa chọn phông chữ thích hợp trong danh sách hoặc nhập tên phông chữ vào ô phía trên.

Nếu sử dụng bảng mã TCVN3 thì người dùng cần chọn các phông .VnTimes, .VnTimesH,…

Nếu sử dụng bảng mã Unicode (UTF-8) thì có thể dùng các phông Arial, Times New Roman, Tahoma,…

Nếu sử dụng bảng mã VNI thì cần chọn phông VNI-Times, VNI-Aptima,…

Thao tác này tương đương với thao tác nhấn chọn phông chữ trong thanh công cụ Formatting

Thay đổi cỡ chữ

Sử dụng chuột để chọn cỡ chữ hoặc nhập trực tiếp cỡ chữ vào hộp Size

Thao tác này tương tự như thao tác nhấn chọn cỡ chữ trong thanh công cụ Formatting

Thay đổi dạng chữ: in đậm, in nghiêng, gạch chân.

Lựa chọn trong danh sách Font style những hiệu ứng sau:

• Regular: Chữ thường
• Italic: Chữ nghiêng (tương ứng với nút trên thanh công cụ)
• Bold: Chữ đậm (tương ứng với nút trên thanh công cụ)
• Bold Italic: Chữ vừa đậm vừa nghiêng (tương ứng với việc nhấn 2 nút và trên thanh công cụ)

Lựa chọn trong danh sách Underline những hiệu ứng sau:

• None: Chữ không có gạch chân
• Single: Chữ có đường gạch chân nét đơn (tương ứng với nút trên thanh công cụ)
• Double: Chữ có đường gạch chân nét đôi

Thay đổi màu chữ và màu nền ô

Thay đổi màu chữ

Nhấn vào mũi tên trỏ xuống trong hộp Color, chọn màu chữ thích hợp.

Thao tác này tương ứng với thao tác mở bảng chọn màu bằng cách nhấn vào mũi tên trỏ xuống bên phải nút Font Color trên thanh công cụ.

Thay đổi màu nền ô

Nhấn chọn thẻ Patterns – là nhóm các thao tác định dạng màu nền ô.

• Lựa chọn màu nền ô trong bảng màu Color. Thao tác này tương tự thao tác tô màu nền ô bằng cách nhấn vào mũi tên trỏ xuống bên phải nút Fill Color rồi chọn màu tô

• Lựa chọn mẫu hoạ tiết trang trí cho ô trong bảng mẫu Pattern

Thẻ Patterns –Nhóm các lựa chọn định dạng màu nền ô

Ví dụ

Thay đổi màu nền ô

Chú ý cần chọn màu nền đối nghịch với màu chữ, nếu không, rất khó đọc dữ liệu trong bảng tính.

Sao chép định dạng một ô (vùng ô) áp dụng cho một ô (vùng ô) khác.

Sử dụng chổi quét định dạng – Format Painter

Chọn ô đã được định dạng trước. Nếu chọn cả vùng ô thì vùng ô đó phải có cùng kiểu (màu chữ, kiểu chữ, màu sắc...)

Nhấn vào nút FormatPainter, bên phải con trỏ xuất hiện thêm một chổi quét sơn nhỏ.

Chọn ô / vùng ô muốn áp dụng hiệu ứng

Ngay sau khi thả chuột, kí hiệu chổi quét sơn sẽ biến mất

Sao chép định dạng cho nhiều vùng ô không liên tục

Chọn ô đã được định dạng trước

Nhấn đúpchuột vào nút FormatPainter, bên phải con trỏ xuất hiện thêm một chổi quét sơn nhỏ.

Lần lượt chọn từng vùng ô muốn áp dụng hiệu ứng

Muốn kết thúc thao tác sao chép định dạng thì nhấn chuột một lần nữa vào nút FormatPainter , con chuột sẽ trở về trạng thái bình thường.

Trước vào sau khi sao chép định dạng

Áp dụng chế độ Wrap Text

Đây là một công cụ cho phép tự động xuống dòng trong một ô nếu như dữ liệu nhập vào có chiều dài lớn hơn chiều rộng ô.

Ví dụ:

Trước khi định dạng	Sau khi định dạng

• Chọn ô (vùng ô) muốn áp dụng hiệu ứng này
• Mở bảng chọn Format Cells
• Nhấn chọn thẻ Alignment

Trong phần Text Control của hộp thoại này, kích chuột vào ô Wrap Text

Kiểm soát dữ liệu

Nếu muốn dữ liệu tự động co nhỏ kích thước cho vừa với ô chứa, kích chuột vào ô Shrink to fit

Để gỡ bỏ định dạng đã thiết lập

Sau khi đã thiết lập các định dạng cho ô (vùng ô), chúng ta có thể gỡ bỏ tất cả hiệu ứng này, bao gồm: định dạng chữ, chữ số, đường biên, màu nền. Nếu muốn gỡ bỏ chỉ một hiệu ứng, ví dụ như màu nền ô, cần vào lại bảng chọn của hiệu ứng đó để thiết lập lại

• Chọn ô (vùng ô) cần gỡ bỏ định dạng
• Mở bảng chọn Edit, trỏ vào dòng Clear rồi nhấn chọn lệnh Format

Căn vị trí chữ trong ô: giữa, trái, phải, trên, dưới

Khi nhập dữ liệu vào bảng tính, Excel sẽ phân tích xem nếu dữ liệu dạng văn bản thì tự động căn lề bên trái, nếu dữ liệu dạng số thì căn lề bên phải. Tuy nhiên, chúng ta có thể chọn cách căn lề khác cho phù hợp với mục đích trình bày bảng tính.

Những hiệu ứng căn lề là riêng biệt giữa các ô và là chung cho dữ liệu của cùng một ô. Điều đó có nghĩa, không thể áp dụng hai hiệu ứng khác nhau cho hai khúc văn bản trong một ô.

Một vài dữ liệu dạng số không thể thay đổi cách căn lề, ví dụ như sau khi áp dụng kiểu Currency hoặc sử dụng nút Comma phân tách phần nghìn phần triệu.

Khi căn chỉnh, lề trái - phải – trên - dưới của dữ liệu sẽ phụ thuộc vào 4 cạnh của ô chứa dữ liệu chứa không phụ thuộc vào lề giấy in.

Căn chỉnh vị trí chữ trong ô : giữa, lề trái, lề phải

Căn lề trái	Căn giữa	Căn lề phải

• Chọn ô (vùng ô) muốn áp dụng định dạng
• Nhấn chuột vào một trong ba nút nhấn sau trên thanh công cụ

Nút	Hiệu ứng
	Căn lề trái
	Căn giữa
	Căn lề phải

Căn chỉnh vị trí chữ trong ô: lề trên, lề dưới

Căn lề trên	Căn giữa	Căn lề dưới

Chọn ô (vùng ô) muốn áp dụng định dạng

Mở bảng chọn Format / Cells

Nhấn chọn thẻ Alignment

Trong phần Text alignment, có 2 hướng căn chỉnh lề

• Vertical (Dọc): căn chỉnh theo cạnh trái và cạnh phải ô (Left, Right, Center, Justify)
• Horizontal (Ngang): căn chỉnh theo cạnh trên và cạnh dưới ô (Top, Bottom, Center, Justify)

Hình . Căn chỉnh theo 2 hướng Horizontal và Vertical

Hoà nhập một dãy ô để tạo tiêu đề bảng biểu

Có thể hòa nhập nhiều ô theo chiều ngang thành một khung tiêu đề và in tiêu đề chữ to, căn vị trí chính giữa, ví dụ như hình dưới đây.

Hoà nhập các ô (B2:G2) thành một ô chứa tiêu đề bảng tính

Thao tác:

• Chọn các ô cần hòa nhập
• Nhấn vào nút Merge and Center trên thanh công cụ

Sau khi hoà nhập nhiều ô thành một ô, kích thước của ô tổng sẽ phụ thuộc vào kích thước của các ô thành phần. Thao tác co dãn chiều ngang cột hoặc chiều cao dòng cũng sẽ ảnh hưởng đến ô tổng.

Để huỷ bỏ việc hoà nhập nhiều ô, nhấn chọn ô tổng rồi nhấn tiếp vào nút Merge and Center . Dãy các ô đã bị nhập sẽ được tách ra như cũ.

Trong một vài trường hợp, người dùng muốn tạo tiêu đề bảng biểu song không muốn hoà nhập ô thì có thể thay thế bằng thao tác sau:

• Nhập tiêu đề vào ô bên trái nhất trong dãy
• Chọn vùng ô muốn hiển thị tiêu đề
• Mở bảng chọn Format / Cells. Nhấn chọn thẻ Alignment
• Trong hộp Horizontal, chọn CenterAcrossSelection
• Hiệu ứng tạo ra cũng tương tự như việc sử dụng nút MergeandCenter

Thay đổi hướng chữ trong ô: nằm ngang, thảng đứng.

Căn chỉnh hướng viết dữ liệu (Orientation)

Trường hợp đặc biệt, muốn thay đổi hướng viết dữ liệu (theo chiều ngang, chiều dọc hoặc viết xiên) thì thực hiện các thao tác sau:

Chọn ô (vùng ô) cần áp dụng định dạng

Mở bảng chọn Format, chọn lệnh Cells

Nhấn chọn thẻ Alignment

Trong phần Orientation, nhấn chuột vào mũi tên màu đỏ, kéo vào quay trên đường cung tròn đến khi thấy phù hợp hoặc nhập số chỉ độ nghiêng vào ô Degrees bên dưới:

Căn chỉnh hướng viết dữ liệu

Ví dụ

Nhấn OK.

Thêm đường viền ô, vùng ô

Hiệu ứng đường viền ô được áp dụng trên các cạnh của ô. Trên cơ sở 4 cạnh đó, Excel đã tạo ra 12 kiểu đường viền với độ dày, mỏng và vị trí khác nhau. Mỗi đường viền chỉ thuộc một ô, song vị trí của nó lại ở phần giáp ranh với ô khác nên cần chú ý khi xác định vẽ đường viền cho ô nào.

Sử dụng nút Border trên thanh công cụ

Chọn ô (vùng ô) muốn vẽ đường viền

Nhấn vào mũi tên trỏ xuống bên phải nút lệnh Border.

Chọn kiểu viền thích hợp trong danh sách 12 kiểu đường viền.

Không có đường viền	Đường viền dưới	Đường viền trái	Đường viền phải
Đường viền đôi ở dưới	Đường viền đậm ở dưới	Đường viền trên và dưới	Đường viền mảnh ở trên, đường đôi ở dưới
Đường viền mảnh ở trên, đường đậm ở dưới	Đường viền mảnh toàn bộ vùng ô	Đường viền mảnh bao bên ngoài	Đường viền đậm bao bên ngoài

Sử dụng hộp thoại Format Cells

Khi sử dụng nút Border, chúng ta không thay đổi được một số thuộc tính của đường viền như màu sắc, kích thước, kiểu dáng hoặc kẻ các đường chéo. Để áp dụng được những hiệu ứng này, thực hiện thao tác sau:

Chọn ô (vùng ô) cần kẻ đường viền

Mở bảng chọn Format / Cells, nhấn vào thẻ Border

Chọn kiểu dáng đường viền ở phần LineStyle (đường viền mảnh, đậm, đường viền đôi, đứt quãng…)

Chọn màu đường viền ở phần Line Color: nhấn chuột vào mũi tên trỏ xuống rồi chọn màu

3 kiểu đường viền trong phần Preset dùng để áp dụng cho thao tác chọn vùng ô

• None: Vùng ô đó không có đường viền
• Outline: Vùng ô đó chỉ có đường viền ngoài
• Inside: Vùng ô đó chỉ có đường kẻ bên trong

Border

Trong thẻ Border, Excel còn cho phép người dùng tự vẽ đường viền bằng cách nhấn vào một trong 8 nút (ngang, dọc, chéo) nằm xung quanh ô mẫu hiển thị hiệu ứng

Ví dụ: muốn tạo các đường kẻ ngang màu xanh, đường kẻ dọc màu đỏ và đường kẻ chéo màu vàng :

• Chọn màu xanh trong bảng màu rồi nhấn vào 3 nút kẻ ngang
• Chọn màu đỏ trong bảng màu rồi nhấn vào 3 nút kẻ dọc
• Chọn màu vàng trong bảng màu rồi nhấn vào 2 nút kẻ chéo

Để gỡ bỏ định dạng đường viền

Chọn ô (vùng ô) cần gỡ bỏ định dạng đường viền.

Sử dụng hiệu ứng không có đường viền của nút Border để xoá hết các đường

Trường hợp muốn gỡ bỏ chỉ một kiểu đường viền (bên trái, bên phải…) thì cần mở bảng chọn Format / Cells / Border. Nhấn vào các nút đường viền tương ứng.