Cách lập bảng chấm công trong Excel đơn giản, dễ hiểu

Chẳng hạn ta có mẫu bảng chấm công của Công ty XYZ như sau:

1. Các cột trong bảng:

- Bảng chấm công gồm các cột cơ bản: Số thứ tự, họ tên, các ngày trong tháng, ngày công thực tế, ngày nghỉ hưởng lương, ngày nghỉ không lương, tổng ngày công,…

- Tùy theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, có thể thêm vào các cột khác như: mã nhân viên, chức vụ, ngày nghỉ hưởng bảo hiểm,…

2. Các ký hiệu trong bảng chấm công:

- Các ký hiệu này do người dùng tự thiết kế, không có quy định nào bắt buộc. Chẳng hạn:

NL: Nghỉ lễ

KL: Nghỉ không lương

P: Nghỉ phép

X: Ngày làm việc (cả ngày)

I: Làm ½ ngày

- Nếu muốn theo dõi chi tiết hơn để phục vụ việc quản lý nhân sự, các bạn có thể thêm các ký hiệu khác như: CT - Đi công tác, O - Nghỉ ốm, TS – Nghỉ thai sản,… Tuy nhiên, càng chi tiết thì việc lập công thức để tính tổng ngày công trong tháng sẽ càng phức tạp hơn.

3. Lập công thức cho các cột:

Mẫu bảng chấm công trên cần lập công thức cho 4 cột: Ngày công thực tế, Ngày nghỉ hưởng lương, Ngày nghỉ không hưởng lương, Tổng ngày công.

Ta sẽ dùng hàm đếm có điều kiện để thống kê các chỉ tiêu này. Cú pháp:

=COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

• Range: là vùng chứa điều kiện đếm.
• Criteria: là điều kiện đếm.

- Cột “Ngày công thực tế”:

Bao gồm những ngày làm việc cả ngày (X) và ngày làm ½ ngày (I). Tức là ta sẽ đếm số ngày có ký hiệu X, cộng với số ngày có ký hiệu I chia cho 2.

Vậy công thức cho ô AH8 (đếm ngày công thực tế của nhân viên Trần Văn Hưởng) sẽ là:

=COUNTIF(C8:AG8,"X")+COUNTIF(C8:AG8,"I")/2

- Cột “Ngày nghỉ hưởng lương”:

Bao gồm những ngày nghỉ lễ (NL) và nghỉ phép (P).

Công thức cho ô AI8 (đếm số ngày nghỉ hưởng lương của nhân viên Trần Văn Hưởng) sẽ là:

=COUNTIF(C8:AG8,"NL")+COUNTIF(C8:AG8,"P")

- Cột “Ngày nghỉ không hưởng lương”:

Bao gồm những ngày nghỉ không lương (KL).

Công thức cho ô AJ8 (đếm số ngày nghỉ không hưởng lương của nhân viên Trần Văn Hưởng) sẽ là:

=COUNTIF(C8:AG8,"KL")

- Cột “Tổng ngày công”:

Bao gồm ngày công thực tế và ngày nghỉ hưởng lương.

Vậy, công thức ô AK8 (tổng ngày công của nhân viên Trần Văn Hưởng) sẽ là:

=AH8+AI8

- Lập công thức cho các dòng còn lại trong cột:

Ta chỉ cần copy công thức ở các ô phía trên xuống dưới.

Như vậy, ta đã hoàn thành bảng chấm công tháng 1. Sang các tháng sau, bạn chỉ cần copy bảng chấm công tháng 1 và sửa lại cho phù hợp.

Tùy thuộc vào cách tính lương, thưởng của mỗi công ty. Bạn có thể bổ sung vào bảng chấm công này những cột và công thức tính toán sao cho phù hợp. Chúc các bạn lập bảng chấm công thành công! Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.