Các qui tắc định dạng cơ bản trong Excel bạn nên biết [Kèm Video]

Excel sẽ giúp bạn giải quyết rất nhiều vấn đề mà đôi khi bạn làm suốt ngày mới xong. Có nhiều bạn chia sẻ rằng cảm thấy khó khăn khi phải học những hàm trong Excel. Chưa kể họ còn không thông thạo các chức năng trong Excel. Trình bày bảng tính cũng không được ưng ý. Nghe ra có khá nhiều vấn đề.

Thông thường, bạn ngại điều gì khi khởi động chương trình Excel. Có thể bạn không phải ngại khó, ngại nhớ. Đơn giản là trước đây có lẽ bạn đã học qua nhiều lớp học Excel với những bài tập cực khó. Kể cả khi bạn là sinh viên thì ở các lớp học tin học văn phòng thì bài tập cũng khá khó rồi. Các cách tiếp cận Excel cũng khá khó và khô khan. Bài tập cũng cần logic rất cao. Đối với các bạn mới học cũng gây ra không ít chật vật cho các bạn. Các giải quyết duy nhất chính là bạn học những khoá học chia nhỏ ra để học. Mỗi ngày học một ít.

Tải Office cung cấp cho các bạn mẹo, thủ thuật và lồng ghép vào đó chính là khối lượng bài tập. Giúp bạn có cơ hội thực hành những điều vừa học. Như vậy bạn sẽ nhớ lâu hơn. Chỉ cần bạn dành cho Tải Office mỗi ngày 1 tiếng thôi cũng đã đủ để bạn học được nhiều thủ thuật hay.

Còn về cách trình bày các bảng trong Excel thì bạn nên trình bày theo một số qui tắc sau đảm bảo bảng Excel của bạn sẽ trông chuyên nghiệp hơn.

Qui tắc 1: Kẻ khung cho bảng của bạn.

Điều này rất cần thiết bởi bảng sẽ không còn là bảng khi bạn in chúng ra. Mặc định các ô trong Excel không bao giờ kẻ ô sẵn. Bạn phải tự kẻ ô và việc này phải được thực hiện sau cùng. Nếu bạn chưa biết kẻ ô. Hãy đọc qua hướng dẫn dưới đây.

Các bước kẻ ô cho bảng

Bước 1: Quét khối toàn bộ bảng của bạn, bao gồm các tiêu đề của cột và dòng. Không quét tên bảng.

Bước 2: Bạn nhìn vào Tab Home, khung Fonts. Bạn chọn biểu tượng kẻ khung. Biểu tượng này nằm giữa biểu tượng định dạng văn bản (đậm, nghiêng, gạch dưới) và biểu tượng tô màu cho văn bản.

Bước 3: Ô kẻ khung sẽ cung cấp cho bạn danh sách các kiểu khung. Bạn chọn All Borders để kẻ viền cho toàn bộ ô trong văn bản.

Qui tắc 2: Tiêu đề cột và hàng đều in đậm và canh giữa

Đây là nguyên tắc giúp cho tiêu đề cột và hàng trông chuyên nghiệp hơn. Đồng thời cũng dễ dàng cho người khác theo dõi bảng của bạn hơn.

Qui tắc 3: Tô màu hợp lí

Nếu bạn tô màu cho ô gam đậm thì bạn nên chọn màu sáng hoặc màu trắng cho chữ. Như vậy bảng sẽ đẹp hơn. Bạn nên chọn những màu đặc trưng và đồng nhất cho các ô tiêu đề và các ô tính tổng thì chọn màu khác biệt cho bảng. Nếu không bạn có thể chọn màu trùng với các ô tiêu đề.

Qui tắc 4: Bạn nên chừa một hàng giữa tiêu đề bảng và tiêu đề cột dòng

Đơn giản là để tránh việc bị lỗi khi bạn phải thao tác trên Excel. Bạn chừa một hàng như vậy sẽ giúp bạn dễ phân biệt và tránh được nhầm lẫn không đáng có.

Qui tắc 5: Merge Cell nên làm cuối cùng

Khi bạn đã hoàn thành tính toán và nhập số liệu thì bạn mới dùng Merge Cell để nối các ô còn trống lại với nhau. Các ô  tính tổng cũng như vậy. Bạn nên đặt chúng ở cuối cùng. Trong trường hợp bảng tính có nhiều dữ liệu thì bạn tách hẵn những hàm tính tổng , trung bình thành một bảng riêng. Bạn nên Merge Cell khi bảng tính của bạn đã ổn định và xác định đầy đủ thành phần. Dù rằng bạn có thể xoá Merge Cell khi bạn không muốn nhưng như vậy thì cũng tốn thời gian của bạn.

Hãy xem video để hiểu về các kẻ khung, tô màu, chừa dòng và Merge Cell