Hướng dẫn chi tiết cách đặt tên cho một ô/ một vùng dữ liệu trong Excel

Dưới đây là 2 cách để đặt tên cho ô/ vùng dữ liệu, bạn có thể thực hiện cách nào cũng được nhé!

Cách 1: Chọn ô bạn muốn đặt tên → click vào ô Name box và thay đổi tên cho ô này → nhấn Enter.

Cách 2: 

Chọn ô muốn đặt tên → Vào thẻ Formulas → chọn Define Name 

Hộp thoại New Name hiển thị, có các trường bạn cần điền như sau:

• Name: Tên của ô Excel
• Scope:
  • chọn Workbook → việc đặt tên có hiệu lực trên toàn bộ trang tính Excel
  • nếu chọn Sheet 1 → việc đặt tên chỉ có hiệu lực trong Sheet 1 (bạn chọn sheet nào sẽ có hiệu lực ở sheet đó)
  • thông thường ở đây sẽ chọn Workbook để nếu các sheet có sự liên kết với nhau sẽ không bị lỗi công thức
• Comment: ghi chú
• Refers to: tham chiếu tới... (đây chính là vị trí ô mà bạn muốn đặt tên)

Sau khi thiết lập đầy đủ các thông tin cần thiết, bạn chọn OK.

Mình sẽ sử dụng ví dụ dưới để bạn có thể hiểu được lợi ích của việc đặt tên cho ô Excel.

Mình đã đặt tên cho ô E9 là ChiTieuThang1, ô E11 là ThuNhapThang1, ở hàng Số dư, công thức được tính bằng Lương - Tổng chi tiêu, nghĩa là mình sẽ sử dụng công thức =E11-E9.

Nhưng sau khi đặt tên, mình có thể sửa công thức này thành: =ThuNhapThang1-ChiTieuThang1

Kết quả vẫn cho kết quả đúng. Như vậy, khi nhìn vào công thức, thay vì phải dò lại E9 là gì, E11 là gì, bạn chỉ cần nhập theo tên là bảng Excel của bạn sẽ dễ hiểu và dễ sử dụng hơn. Ví dụ này chỉ là một bảng Excel rất nhỏ, nếu bạn có một bảng Excel với hàng nghìn dòng và cột thì việc đặt tên này chắc chắn sẽ rất hữu ích.

Tương tự như vậy, bạn có thể đặt tên cho vùng dữ liệu bằng cả 2 cách trên nhưng thay vì chọn 1 ô dữ liệu, bạn kéo chuột để chọn vùng dữ liệu rồi thực hiện đặt tên như bình thường.

Việc đặt tên cho vùng dữ liệu cũng sẽ giúp việc tính toán của bạn dễ dàng hơn rất nhiều. Ví dụ:

Để đổi tên hoặc sửa tên vùng dữ liệu, bạn thực hiện như sau:

 Vào thẻ Formulas → chọn Name Manager

Hộp thoại Name Manager xuất hiện, bạn có thể thêm, sửa, xóa tên ô/ vùng dữ liệu bằng cách lựa chọn tính năng tương ứng.

• New: thêm mới tên
• Edit: sửa tên
• Delete: xóa tên
• Filter: lọc tên
• Refers to: tham chiếu tới ô/ vùng dữ liệu bạn muốn đặt tên

Sau khi thực hiện xong bạn bấm Close là đã hoàn thành.

Như vậy mình đã hướng dẫn xong cho bạn cách đặt tên và quản lý tên ô/ vùng dữ liệu trong file Excel. Như bạn đã thấy, việc đặt tên cho ô/ vùng dữ liệu sẽ giúp việc theo dõi và tính toán trong Excel của bạn trở nên dễ dàng hơn nhiều. Chúc các bạn thực hiện thành công! Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.