Sử dụng biểu đồ (Charts/Graphs) trong MS-PowerPoint 2000

Nhập dữ liệu, tạo ra biểu đồ

Biểu đồ là một cách thể hiện dữ liệu trực quan, tiện theo dõi. Có 2 cách để tạo ra một đồ trong trang trình diễn.

Cách 1 :

1. Thêm mới một trang trình diễn chứa biểu đồ bằng cách:

Kích chuột vào menu Insert, chọn New Slide. Chọn kiểu bố cục trang trình diễn có biểu đồ (kiểu Chart, Text & Chart hoặc Chart & Text) trong hộp thoại New Slide.

Chọn bố cục trang trình diễn có sẵn biểu đồ

Kích nút OK, khi đó một trang mới có biểu tượng biểu đồ được thêm vào bài trình diễn.

1. Kích đúp chuột vào biểu tượng biểu đồ trong trang trình diễn, khi đó một biểu đồ dạng hình cột biểu diễn cho bảng dữ liệu ví dụ. Có thể thay đổi dữ liệu trong bảng dữ liệu ví dụ này.

Bảng số liệu mẫu và biểu đồ tương ứng

2) Để thay đổi số liệu trong bảng ví dụ mẫu cần kích chuột vào ô trong bảng muốn thay đổi sau đó nhập số liệu từ bàn phím.

Có thể xoá hàng hay cột trong bảng bằng cách kích chuột vào ô đầu tiên của hàng hoặc ô đầu tiên của cột, sau đó kích chuột phải và chọn Delete.

Chẳng hạn, bảng số liệu ví dụ được thay đổi thành bảng số liệu tổng kết năm học của một lớp như trong hình sau:

Nhập số liệu cho biểu đồ vào bảng

1. Kích chuột vào một vị trí bên ngoài biểu đồ trên trang trình diễn để trở về chế đoạn soạn thảo trang trình diễn. Khi đó biểu đồ biểu diễn dữ liệu vừa thay đổi trong bảng Datasheet được hiển thị trên trang trình diễn.

Cách 2 :

Giả thiết đã có một trang trình diễn nào đó, cần bổ sung biểu đồ vào trang trình diễn này. Các bước thực hiện như sau:

1. Mở trang trình diễn muốn chèn biểu đồ.
2. Kích chuột vào menu Insert, chọn Chart. Khi đó cửa sổ Datasheet chứa dữ liệu được mở ra đồng thời một biểu đồ biểu diễn dữ liệu trong cửa sổ Datasheet được chèn vào trang trình diễn.
3. Thực hiện bước 3 và 4 như đã nêu trong cách 1. Kết quả sẽ nhận được một đồ thị như hình dưới đây:

Biểu đồ nhận được trên trang trình diễn

Thay đổi màu nền của biểu đồ

1. Mở trang trình diễn chứa biểu đồ muốn thay đổi.
2. Kích đúp chuột vào biểu đồ, khi đó sẽ thấy thanh menu phía trên của cửa sổ bài trình diễn được thay đổi, cửa sổ dữ liệu Datasheet xuất hiện. (Nếu cửa sổ này không xuất hiện có thể mở ra bằng cách kích chuột vào menu View, chọn Datasheet).
3. Kích chuột phải vào vùng nền của biểu đồ và chọn Format Chart Area... từ menu con. Hoặc di chuyển đến vùng nền của biểu đồ (vùng mà bên cạnh trỏ chuột xuất hiện dòng chữ Chart area) và kích đúp chuột.

Di chuyển chuột đến vùng nền của biểu đồ

4) Trong thẻ Partterns của hộp thoại Format Chart Area có hai vùng: Border và Area. Vùng Border dùng để thiết đặt màu cho đường biên của nền biểu đồ. Vùng Area dùng để thiết đặt màu cho phần nền biểu đồ. Theo mặc định hai vùng này đều thiết đặt không màu (None).

Vùng đường biên (Border), có thể có các chọn lựa:

• Automatic: dùng màu được đặt mặc định cho các đường kẻ làm màu của đường biên nền.
• Custom: cho phép thiết đặt một màu tuỳ ý làm màu cho các đường biên nền. Màu này được chọn bằng cách kích chuột vào mũi tên trỏ xuống trong ô Color của vùng này và sau đó kích chuột vào một ô màu mong muốn.

Có thể chọn kiểu đường biên nền bằng cách kích chuột vào mũi tên trỏ xuống trong ô Style. Chọn độ đậm nhạt của đường biên nền nhờ kích chuột vào mũi tên trỏ xuống trong ô Weight. Nếu muốn tạo bóng cho đường biên, hãy kích chuột để đánh dấu vào ô Shadow.

Lựa chọn màu nền cho biểu đồ từ hộp thoại Format Chart Area

Vùng nền (Area) có các lựa chọn:

• Automatic: thiết đặt màu nền là màu nền mặc định.
• None: không thiết đặt màu nền.
• Lựa chọn một màu làm màu nền bằng cách kích chuột vào một ô màu trong bảng các ô màu.
• Kích nút Fill Effect nếu muốn thiết đặt một số hiệu ứng màu khác.
• Kích nút OK để chấp nhận các thiết màu cho nền biểu đồ.

Kết quả sau khi thay đổi màu nền của biểu đồ

Thay đổi màu của các thành phần biểu diễn dữ liệu trong biểu đồ

Các thành phần biểu diễn dữ liệu có thể là: các cột (column), các đường (line), các hình hình tròn (pie)... Để thay đổi màu nền của các thành phần này cần thực hiện:

1. Mở trang trình diễn chứa biểu đồ cần thay đổi màu.
2. Kích đúp chuột vào biểu đồ, khi đó sẽ thấy thanh menu phía trên của cửa sổ bài trình diễn được thay đổi, cửa sổ dữ liệu Datasheet xuất hiện. (Nếu cửa sổ này không xuất hiện có thể mở ra bằng cách kích chuột vào menu View, chọn Datasheet).
3. Kích đúp chuột vào thành phần biểu diễn dữ liệu muốn thay đổi màu (cột, đường, hình hình tròn...), khi đó hộp thoại Format Data Series sẽ mở ra.

Hộp thoại Format Data Series

4) Tương tự như hộp thoại Format Chart Area, trong thẻ Patterns của hộp thoại Format Data Series cũng có hai vùng: Border và Area. Vùng Border dùng để thiết đặt màu cho đường viền các khối biểu diễn dữ liệu. Vùng Area dùng để thiết đặt dữ liệu cho phần trong của khối biểu diễn dữ liệu. Việc thiết đặt màu cho thành phần dữ liệu cũng tương tự như việc thiết đặt màu cho nền biểu đồ.

Kết quả nhận được:

Kết quả sau khi thay đổi màu các thành phần biểu diễn dữ liệu của biểu đồ

Thay đổi kiểu biểu đồ

1. Để đổi kiểu biểu đồ cần kích chuột vào menu Chart, chọn Chart Type...

Chọn Chart Type từ menu Chart

2) Kích chuột vào kiểu biểu đồ mong muốn trong hộp thoại Chart Type. Có thể chọn một số kiểu biểu đồ chuẩn như Column, Bar, Pie... trong thẻ StandardTypes và sau đó kích chuột vào loại biểu đồ trong phần Chart sub-type.

Một số kiểu biểu đồ thường dùng là:

Biểu đồ hình cột đứng (Columns), dạng thanh ngang (Bars), dạng đường gấp khúc (Lines), dạng hình hình tròn (Pies)

Chọn kiểu biểu đồ hình cột đứng	Chọn kiểu biểu đồ dạng thanh ngang
Chọn kiểu biểu đồ dạng đường gấp khúc	Chọn kiểu biểu đồ dạng hình hình tròn

1. Ngoài các kiểu biểu đồ chuẩn chọn trong thẻ StandardTypes, còn có thể chọn một số kiểu biểu đồ khác trong thẻ Custom Types.

Lựa chọn các kiểu biểu đồ khác trong hộp thoại Chart Type

2) Sau khi đã chọn được kiểu biểu đồ mong muốn, kích nút OK để chấp nhận kiểu biểu đồ vừa chọn. Khi đó trên trang trình diễn nhận được biểu đồ như sau:

Đồ thị dạng cột đứng nhận được trên trang trình diễn

Chú ý: Với dạng biểu đồ Pie (dạng hình hình tròn) chỉ thể hiện được dữ liệu trong một hàng lên biểu đồ. Vì vậy, với bảng dữ liệu trong cửa sổ Datasheet như hiện tại, cần lựa chọn chỉ một hàng dữ liệu để hiển thị.

Theo mặc định tất cả các hàng và các cột trong bảng dữ liệu Datasheet đều được chọn. Để không lựa chọn một hàng nào đó cần kích đúp chuột vào ô đầu tiên của các hàng (ô có đánh số 1,2,3...), khi đó hàng dữ liệu này sẽ được làm mờ đi. Để không lựa chọn một cột cần kích đúp chuột vào cột đầu tiên của cột (cột có ghi số A,B,C...)

Lựa chọn chỉ một hàng trong bảng dữ liệu

Tương tự, nếu không muốn thể hiện số liệu trong một cột nào đó lên biểu đồ, cần di chuyển đến ô đầu tiên trong cột đó và kích đúp chuột.

Kết quả nhận được trên trang trình diễn là một biểu đồ dạng hình tròn (Pie) như sau:

Đồ thị dạng cột hình tròn nhận được trên trang trình diễn