Quy định về nộp, xác nhận và sử dụng các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan

Khi người khai hải quan, người nộp thuế nộp tờ khai hải quan cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu sẽ không phải nộp chứng từ hải quan trong trường hợp nào? Thời hạn lưu trữ các chứng từ liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong thời gian bao lâu? Kế toán thuế Centax xin chia sẻ bài

Theo Điều 3 Thông tư 38/2015/TT-BTC về nộp, xác nhận và sử dụng các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, hồ sơ thuế cụ thể như sau:

“1. Người khai hải quan, người nộp thuế không phải nộp tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (sau đây gọi tắt là tờ khai hải quan) khi đề nghị cơ quan hải quan thực hiện các thủ tục xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế, xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa, gia hạn nộp thuế, nộp dần tiền thuế nợ, xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, xoá nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt, trừ trường hợp khai hải quan trên tờ khai hải quan giấy.

2. Các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký Danh mục hàng hoá miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế, hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế, hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa, hồ sơ đề nghị gia hạn nộp thuế, hồ sơ nộp dần tiền thuế nợ, hồ sơ xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, hồ sơ đề nghị xoá nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp cho cơ quan hải quan thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan hoặc nộp bản giấy theo quy định của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan. Trường hợp theo quy định phải nộp bản chính thì người khai hải quan phải nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính cho cơ quan hải quan.

Khi kiểm tra hồ sơ, cơ quan hải quan sử dụng các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan điện tử và các thông tin trên Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan để kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ.

3. Trường hợp khai hải quan trên tờ khai hải quan giấy, hồ sơ hải quan theo quy định là bản chụp thì người khai hải quan, người nộp thuế có thể nộp bản chính hoặc bản chụp. Trường hợp bản chụp hoặc các chứng từ do người nước ngoài phát hành bằng hình thức điện tử, fax, telex hoặc các chứng từ, tài liệu do người khai hải quan, người nộp thuế phát hành thì người khai hải quan, người nộp thuế phải xác nhận, ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của các chứng từ đó. Trường hợp bản chụp có nhiều trang thì người khai hải quan, người nộp thuế xác nhận, ký tên, đóng dấu lên trang đầu và đóng dấu giáp lai toàn bộ văn bản.

4. Các chứng từ thuộc hồ sơ nêu tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này nếu không phải bản tiếng Việt hoặc tiếng Anh thì người khai hải quan, người nộp thuế phải dịch ra tiếng Việt và chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.

5.Người khai hải quan có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều này, sổ sách, chứng từ kế toán trong thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán. Ngoài ra, người khai hải quan phải lưu trữ các chứng từ khác liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong thời hạn 5 năm, bao gồm chứng từ vận tải đối với hàng hóa xuất khẩu, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật, chứng từ, tài liệu liên quan đến định mức thực tế để gia công, sản xuất sản phẩm xuất khẩu.

Người khai hải quan phải lưu trữ bản chính các chứng từ nêu trên (trừ trường hợp đã nộp bản chính cho cơ quan hải quan), trường hợp các chứng từ điện tử thì lưu giữ dưới dạng điện tử hoặc chuyển đổi ra chứng từ giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Theo quy định trên, quy định về nộp, xác nhận và sử dụng các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, hồ sơ thuế cụ thể như sau:

• Người khai hải quan, người nộp thuế không phải nộp tờ khai hải quan hàng hóa XK, NK khi đề nghị cơ quan hải quan thực hiện các thủ tục xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế, xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa, gia hạn nộp thuế, nộp dần tiền thuế nợ, xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt, trừ trường hợp khai hải quan trên tờ khai hải quan giấy.
• Các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký Danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế, hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế, hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa, hồ sơ đề nghị gia hạn nộp thuế, hồ sơ nộp dần tiền thuế nộp hồ sơ xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, hồ sơ đề nghị xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp cho cơ quan hải quan thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan hoặc nộp bản giấy theo quy định của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.

 Trường hợp theo quy định phải nộp bản chính thì người khai hải quan phải nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính cho cơ quan hải quan.

Khi kiểm tra hồ sơ, cơ quan hải quan sử dụng các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan điện tử và các thông tin trên Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan để kiểm tra đối chiếu và lưu trữ.

• Người khai hải quan phải lưu trữ hồ sơ theo quy định trên, sổ sách, chứng từ kế toán trong thời hạn theo quy định pháp luật về kế toán. Ngoài ra, người khai hải quan phải lưu trữ các chứng từ khác liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong thời hạn 5 năm, bao gồm chứng từ vận tải đối với hàng hóa xuất khẩu, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật, chứng từ, tài liệu liên quan đến định mức thực tế để gia công, sản xuất sản phẩm.
• Người khai hải quan phải lưu trữ bản chính các chứng từ nêu trên (trừ trường hợp đã nộp bản chính cho cơ quan hải quan), trường hợp các chứng từ điện tử thì lưu giữ dưới dạng điện tử hoặc chuyển đổi ra chứng từ giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.