Một số lưu ý trong soạn thảo văn bản sử dụng winword

Tóm tắt

Ngày nay việc sử dụng phần mềm Winword trong bộ sản phẩm Microsoft  office để soạn thảo văn bản đã trở thành phổ biến. Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm này, ta thường gặp một số lỗi và không biết cách xử lý. Có người chấp nhận những lỗi đó, có người cho rằng đây là lỗi của máy tính hoặc lỗi cho virus...hơn nữa một số lệnh định dạng văn bản đã được trang bị trong phần mềm, song người sử dụng cứ vất vả làm thủ công hoặc chấp nhận cách trình bày không theo ý muốn. Trong bài viết này, tôi xin trình bày một số lưu ý trong soạn thảo văn bản Winword để xử lí được các lỗi khi sử dụng phần mềm, đồng thời giúp người dùng có cách nhìn khách quan và chủ động khi sử dụng phần mềm phổ biến này.

1. Viết hoa chữ cái đầu của một âm tiết.

Khi muốn viết hoa chữ cái đầu của một âm tiết, thông thường ta nhấn Caps Lock hoặc nhấn phím Shift, sau đó viết bình thường. Nhưng không phải lúc nào cũng thành công. Lỗi này thường gặp trong việc viết họ tên cần phải viết chữ hoa cho đầu của mỗi âm tiết  mà chữ hoa đầu đó lại là chữ có dấu như Á, Ổ, Ẩ... và sử dụng bộ font “.Vn”

Sau đây là ví dụ thực tế của danh sách lớp

Ta thấy các tên riêng đều viết hoa chữ cái đầu, nhưng tên là Ánh lại không viết hoa, mong muốn viết chữ Ánh nhưng  thực tế lại là  ánh

Đây là cách thiết kế phông chữ của bộ font “.vn”, nếu muốn viết chữ hoa thì chọn font có đuôi là H (hoa), ví dụ như font “.VnTime” là chữ thường còn “.VNTIMEH” là chữ hoa. Ưu điểm của bộ font này là dễ dàng chuyền đổi đoạn chữ đã viết từ chữ hoa sang chữ thường và ngược lại, nhưng dùng phím Caps Lock chỉ viết được chữ hoa không dấu.

 Rõ ràng là muốn viết chữ hoa có dấu ta phải chọn font chữ hoa cho nó. Cụ thể trong trường hợp ví dụ trên để viết chữ Ánh ta chọn riêng chữ á và chọn font chữ hoa cho nó, có nghĩa là chữ Á -“.VNTIMEH, chữ nh - “.VnTime. Việc viết tiếng Việt cần chú ý nếu dùng font  “.Vn…” chọn bảng mã TCVN, khi dùng font khác không có “.vn” thì chọn bảng mã Unicode.

 2. Tự động sửa chữ viết của người sử dụng .

Khi viết  chữ AND (Axit Deoxyribo Nucleic) máy tự chuyển thành AND, i thành I, WAY ( World Youth Alliance)  thành WAY, ...

Lỗi trên do ta sử dụng chế độ tự động sửa lỗi (AutoCorrect) của chương trình soạn thảo:

+ Chế độ này sử dụng rất thuận lợi trong soạn thảo, thông thường khi đánh văn bản do nhanh quá, mức độ nhịp nhàng của các ngón tay hoặc do nhấn phím lâu tạo thành 2 kí tự cho một lần gõ dẫn đến những lỗi như các chữ teh (the), cna (can), abbout (about) những lỗi ngẫu nhiên đó được tư động sửa lại thành đúng;

+ Trong tiếng Anh không tồn tại chữ i đứng riêng nên sửa lại thành đúng luôn là I, đặc biệt là một số kí hiệu hay dùng để viết  nhanh như  --> (à), :( (J) , (r) ®.

Vì vậy nên kết hợp với nhóm kí tự được xây dựng trong hệ thống đã có và bổ xung thêm thành hệ thống tự động sửa lỗi của riêng người sử dụng.

Để cài đặt tiến hành vào như sau: Vào thực đơn Tools à  AutoCorrect Options  để bổ xung (Add), thay thế (Replace), xoá (Delete) những chữ viết tắt không phù hợp.

(Word 2007 Nhắp vào nút logo Office ở góc trên bên trái màn hình chọn  Word Options chọn Proofing à AutoCorrect Options)

Ví dụ nên thêm những chữ để viết cho nhanh như nx (những), đc (được) , xoá đi những chữ không muốn máy tự động thay thế  AND, WAY….Chú ý rằng muốn viết tắt (tốc kí) một cách chủ động nên dùng Auto Text.

 3. Định dạng đoạn thơ lục bát

Khi cần soạn thảo bài thơ lục bát hãy xem xét cách trình bày cùng đoạn thơ nhưng được trình bày theo các cách khác nhau như:

Cách 1:

Cái ngày cô chưa có chồng
Đường gần tôi cứ đi vòng cho xa

Lối này lắm bưởi nhiều hoa
Đi vòng để được qua nhà đấy thôi

Một hôm thấy cô cười cười
Tôi yêu yêu quá nhưng hơi mất lòng

Biết đâu rồi chả nói chòng
“Làng mình khối đứa phải lòng mình đây”

Cách 2:

Cái ngày cô chưa có chồng
Đường gần tôi cứ đi vòng cho xa

Lối này lắm bưởi nhiều hoa
Đi vòng để được qua nhà đấy thôi

Một hôm thấy cô cười cười
Tôi yêu yêu quá nhưng hơi mất lòng

Biết đâu rồi chả nói chòng
“Làng mình khối đứa phải lòng mình đây”

Thoáng nhìn ta thấy chúng chẳng khác nhau là có thể chấp nhận được cả hai cách. Tuy nhiên để soạn thảo thơ lục bát thông thường các chữ đầu câu thơ sáu chữ phải thẳng hàng nhau; tương tự câu thơ tám chữ cũng vậy. Với cách 1 là cách gióng lề giữa văn bản, các đoạn luôn luôn giữa trang, đã có cả sách hướng dẫn cách viết thơ lục bát theo cách này. Tuy nhiên trình bày cách 2 mới hay dùng trong việc trình bày thơ lục bát.

Để hiểu rõ cách trình bày theo cách 2, ta cần hiểu lệnh định dạng văn bản được tác động đến đoạn (Paragraph), các đoạn được ngăn cách bởi dấu Enter (¿ ) trong trường hợp muốn xuống dòng mà vẫn cùng đoạn ta dùng Shift + Enter .  Cách 1 được trình bày làm 8 đoạn. Cách 2 trình bày là 4 đoạn, ở cuối dòng 6 chữ dùng Shift + Enter. Cuối dòng 8 chữ dùng Enter để kết thúc đoạn. Để định dạng đoạn thơ theo cách 2 ta chọn các đoạn sau đó dùng các nút điều chỉnh như hình dưới đây.

Hoặc vào thực đơn Format à Paragraph ( Word 2007: Home à Paragraph) chọn các tham số sao cho phù hợp như hình sau.

4. Kiểm tra lỗi chính tả.

 Khi soạn thảo thấy dòng chữ bị đánh dấu bằng những lượn sóng màu xanh hoặc đỏ đó là chương trình kiểm tra lỗi chính tả của word  như đoạn văn bản sau:

“Khi soạn thảo thấy dòng chữ bị đánh dấu bằng những lượn sóng màu xanh hoặc đỏ  thì đó là chương trình kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp của word.”

Chương trình kiểm tra lỗi không hợp lý đối với viết tiếng Việt; nhưng khi viết tiếng Anh thì nên sử dụng chương trình này.

Ví dụ sau cho thấy máy tính đánh dấu chữ viết sai để ta xem và sửa.

“When you see the text editor was marked by wavy blue or red, it is a program that checks the speling and gramar of the word.”

Để bật hoặc tắt chế độ kiểm tra lỗi chính tả

Word 2003 ta vào menu Tools à Options chọn thẻ Spelling & Grammar như hình sau.

Word 2007 Nhắp vào nút logo Office ở góc trên bên trái màn hình chọn Word Options chọn Proofing

5. Định dạng Tab

Giả sử soạn thảo đoạn văn bản sau:

                            D................................................................... 60.70

                            E..................................................................... 1.80

                            A................................................................. 310.65

                            B1.............................................................. 1200.25

Đa số người dùng soạn thảo đoạn trên một cách thủ công vừa lâu và khó khăn làm sao cho các đoạn phẳng phía phải của đoạn. Nếu chú ý đến cài đặt Tab thì công việc trở nên đơn giản hơn. Cụ thể như sau lựa chọn tab ở đầu thước rồi nhắp vào vị trí dừng của các tab như hình sau:

Sau đó nhắp đúp vào vị trí tab trên thước để vào bảng lệnh cài đặt tab

5. Kết luận:

Phần mềm Winword đáp ứng tương đối tốt cho mọi nhu cầu soạn thảo văn bản, người dùng có thể biết và chưa biết chứ không khó để sử dụng chúng. Với lưu ý trên mong rằng khi soạn thảo văn bản người dùng hãy chủ động trang bị kiến thức tin học phục vụ cho công việc được nhanh chóng và hiệu quả hơn.

 

Tài liệu tham khảo   

1. Nguyễn Lê Minh Đức Hùng, Lê Thanh Dũng, Nguyễn Sỹ Dũng. Tin học văn phòng .- Đồng Nai: Đồng Nai .- 2000 .- 619 tr.

2. Ngọc Tuấn. Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office 2003: Word2003, Excel2003, Access2003, FrontPage2003 .- TPHCM: Thống kê .- 2003 

3. Đỗ Quang Vinh (chủ biên) (2010), Tin học đại cương, xuất bản lần 3, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội.

4. Phần mềm Microsoft Office

 

Bài: Ths – Gvc  Nguyễn Long Vân

Khoa LLCT&KHCB

 

Admin3

hoc mua bán đàn guitar tai tphcm công ty thiết kế web tai tphcm cong ty may áo thun đồng phục hoc phát âm tiếng anh chuan khoa học thiết kế web tphcm tphcm mua container văn phòng cu dia chi thay man hinh iphone tai tphcm thiet bi bếp công nghiệp bep nha hang dai ly ống nhựa tiền phong ong nuoc du an Căn hộ Scenic Valley ban thuoc kich duc nu chuyen thi cong phong karaoke vip