Lý thuyết phát triển bộ sưu tập
Như đã đề cập ở trên, trên cơ sở các thông tin thu thập được trong quá trình tiến hành phỏng vấn các đối tượng liên quan đến nội dung nghiên cứu; đề tài tiến hành phân tích vai trò, vị trí của hoạt động phát triển bộ sưu ...
Như đã đề cập ở trên, trên cơ sở các thông tin thu thập được trong quá trình tiến hành phỏng vấn các đối tượng liên quan đến nội dung nghiên cứu; đề tài tiến hành phân tích vai trò, vị trí của hoạt động phát triển bộ sưu tập trong mối quan hệ nội hàm và mở rộng ra môi trường xung quanh; sau đó tiến hành phân tích, đánh giá ảnh hưởng của các yếu tố tác động đến quá trình xây dựng chiến lược phát triển bộ sưu tập trong quá trình triển khai và quản lý các hoạt động thông tin của đơn vị.
Như chúng ta đã biết, hoạt động của một thư viện dù hoạt động theo hình thức nào cũng không thể thiếu sự có mặt của các nguồn tài nguyên thông tin được thể hiện qua việc tổ chức và quản lý các bộ sưu tập trong thư viện. Điều đó được thể hiện thông qua việc từng bước đưa ra các quyết định lựa chọn loại tài liệu cần thiết cho hoạt động thông tin của đơn vị. Một số bước đó có thể như sau:
* Xác định các loại tài liệu cần thiết trong một lĩnh vực cụ thể hay trong toàn bộ sưu tập
* Đối chiếu tính xác đáng, mức độ yêu cầu của tài liệu nhằm đảm bảo sự chọn lựa tốt nhất đã được thực hiện mà không vượt quá kinh phí cho phép
* Bổ sung tài liệu đã chọn với giá hợp lý theo phương cách hiệu quả nhất
Nói tóm lại, toàn bộ quá trình phải tập trung vào việc cung cấp tài liệu đáp ứng nhu cầu thông tin đã được xác định và phù hợp; gắn liền với hoạt động của Trung tâm trong quá trình xác định vai trò, nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động của mình. Chính vì vậy mà phát triển bộ sưu tập không thể là một yếu tố hay quá trình đơn lẻ; mà ngược lại nó cần được đặt trong mối quan hệ chung mà ở đó nhu cầu sử dụng của các nhóm đối tượng người dùng, cũng như mối tương quan với các quan hệ bên ngoài cần phải được xác định và thỏa mãn.
Sơ đồ này thể hiện vai trò trung tâm của bộ sưu tập trong hoạt động thông tin – thư viện cũng như mối quan hệ của nó đối với các bộ phận chức năng, các hoạt động thông tin được triển khai trong đơn vị. Không những thế nó còn có mối quan hệ hổ trợ với các đối tượng và tổ chức bên ngoài liên quan đến quá trình tổ chức và triển khai các hoạt động thông tin – thư viện của đơn vị.
Để hiểu hơn về vấn đề này, trước hết, chúng ta xem xét mối quan hệ cũng như vị trí và vai trò của bộ sưu tập và các hoạt động liên quan đối với nội hàm hoạt động của đơn vị thông tin. Trong đó thể hiện mối quan hệ của hoạt động quản lý và phát triển bộ sưu tập với các bộ phận chức năng khác trong nội bộ cơ quan thông tin. Ở đó sự liên kết giữa chức năng tổ chức bộ sưu tập và các lĩnh vực hoạt động khác của đơn vị là rất quan trọng trên cơ sở mối quan hệ tương tác ảnh hưởng qua lại. Ví dụ một trong những ảnh hưởng quan trọng của bộ sưu tập đó là tác động lên hoạt động của bộ phận lưu thông và cho mượn. Chẳng hạn:
* Một người dùng có thể sử dụng tài liệu theo yêu cầu bổ sung khi tài liệu được cập nhật
* Nhân viên lưu thông có thể nắm bắt và cập nhật số lượng, tần suất đối với các loại/bản tài liệu có nhu cầu sử dụng cao
* Đồng thời họ cũng nắm rõ tình trạng của tài liệu cần được đưa vào chỉnh sửa hoặc gia cố
Trong đó, cán bộ phụ trách công tác quản lý và phát triển bộ sưu tập đòi hỏi cần thiết phải tạo được mối liên hệ với các cán bộ phụ trách tài chính kế toán khác không chỉ trong phạm vi đơn vị, mà cả với đơn vị quản lý trực thuộc – đảm bảo hoạt động chi trả trong quá trình bổ sung tài liệu. Thêm vào đó, mối liên kết với cơ quan chủ quản, cũng như các đơn vị khác trong phạm vi hoạt động của đơn vị, các trường thành viên cũng nhất thiết được thiết lập và giữ vai trò quan trọng. Bởi nội dung và chính sách của phát triển bộ sưu tập không thể tách rời mà phải tập trung chủ yếu nhằm đáp ứng mục đích, nhiệm vụ đào tạo chung cũng như nhu cầu thông tin phục vụ công tác nghiên cứu, học tập, giảng dạy của các nhóm đối tượng người dùng khác nhau.
Đồng thời, cần thiết phải xem xét vai trò và những ảnh hưởng quan trọng đối với mạng lưới hoạt động thông tin trong phạm vi môi trường hoạt động nói riêng, và khu vực nói chung.
Tại đây cho thấy rõ mối quan hệ giữa các yếu tố trong hệ thống hoạt động chung. Đặc biệt cần chú trọng đến vai trò trung tâm trong mạng lưới hệ thống thông tin thư viện chung; ở đó các nguồn tài nguyên thông tin, dịch vụ và hoạt động thông tin của trung tâm cũng như các thư viện thành viên được chia sẻ một cách hữa ích. Không chỉ dừng lại ở hoạt động cung cấp thông tin và các dịch vụ liên hệ, mà bản thân trung tâm cũng như các thư viện thành viên cần quan tâm đến việc hướng dẫn các đối tượng người dùng làm thế nào để sử dụng và khai thác hiệu quả các nguồn tài nguyên đó. Chính vì vậy, bất cứ sự thay đổi nào trong môi trường chung này đều có những ảnh hưởng nhất định không thể tránh khỏi.
Trên thực tế, hoạt động của bất kỳ tổ chức nào cũng luôn chịu những ảnh hưởng nhất định từ các yếu tố bên trong và ngoài đơn vị. Đặc biệt trong tình hình phát triển chung hiện nay, cụ thể là sự gia tăng về nguồn cũng như loại hình thông tin, sự phát triển của khoa học công nghệ đã có những tác động đến hoạt động thông tin – thư viện nói chung, mà trong đó Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng không là một ngoại lệ.
Đến nay được chính thức thành lập từ hai Trung tâm trực thuộc, với gần 7 năm hoạt động, Trung tâm đã ngày một phát triển các hoạt động của mình nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhóm đối tượng người dùng. Trong đó cần phải kể đến nguồn tài nguyên thông tin phong phú, đa dạng được tập hợp và tổ chức dưới hình thức các bộ sưu tập khác nhau đã góp phần quan trọng trong việc ngày một nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin tại Trung tâm. Trong suốt thời gian hoạt động vừa qua, công tác phát triển bộ sưu tập đã dần được ổn định và hoàn thiện thông qua chính sách cụ thể. Tuy nhiên, trong môi trường phát triển chung của đơn vị, hoạt động này không tránh khỏi những yếu tố tác động của môi trường học tập và nghiên cứu, vấn đề tài chính, triển khai hoạt động và các vấn đề liên quan khác.
Các yếu tố thuộc môi trường hoạt động chung
Thông thường hoạt động của các đơn vị, tổ chức nói chung hay các cơ quan thông tin nói riêng luôn phải chịu những tác động nhất định – ở các mức độ khác nhau từ phía nền kinh tế quốc gia hay quốc tế. Ví như, nếu nền kinh tế quốc gia không được phát triển, ngân sách hoạt động của các đơn vị này có thể sẽ bị cắt giảm; hoặc sự thay đổi của tỉ giá hối đoái tiền tệ có những ảnh hưởng đến hoạt động đặt mua tài liệu từ các nhà cung cấp, nhà xuất bản ở nước ngoài. Điều đó đã có những ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động phát triển bộ sưu tập của thư viện. Cụ thể:
* Sự thiếu hụt về tài chính: thậm chí với việc tập trung phần lớn kinh phí cho hoạt động vẫn không đủ tiền để đặt mua tất cả các loại tài liệu mà nhà quản lý có thể lựa chọn cho bộ sưu tập.
* Trong điều kiện kinh tế đó đòi hỏi người quản lý thông tin cần phải thiết thực hơn trong việc lập kế hoạch và báo cáo, giải trình; cũng như đảm bảo tính hiệu quả đối với hoạt động của thư viện. Do vậy bộ sưu tập không còn quan trọng khi hoạt động quản lý và phát triển bộ sưu tập cần phải được giải trình đối với các nhà tài trợ
* Thêm vào đó những thay đổi và phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ cũng ảnh hưởng đến phương thức quản lý hoạt động này. Thư viện sẽ không còn tập trung vào việc quản lý và phát triển các tài nguyên theo truyền thống cũ mà trở nên quan trọng hơn vào việc làm thế nào để truy cập thông tin, cũng như quản lý nội dung.
Chính vì các yếu tố đó mà một lần nữa khẳng định yếu tố môi trường hoạt động xung quanh luôn có ảnh hưởng cơ bản đối với việc quản lý, đặc biệt đối với phát triển bộ sưu tập. Trước hết cần phải tính đến những thay đổi chung đối với hoạt động thông tin – thư viện trên thế giới cũng như trong phạm vi quốc gia. Ở đó, phương thức hoạt động của thư viện và các trung tâm thông tin đang từng bước chuyển mình từ truyền thống sang hiện đại; đòi hỏi sự thay đổi của các yếu tố trong toàn bộ hệ thống.
Là một Trung tâm thông tin được hình thành dưới mô hình thư viện điện tử đầu tiên có mặt trong hệ thống thư viện các trường đại học của quốc gia, Trung tâm Thông tin – Học liệu cũng không nằm ngoài những tác động của môi trường hoạt động thông tin nói chung cũng như những tác động từ môi trường đào tạo của Đại học Đà Nẵng. Cụ thể trong những năm vừa qua, với số lượng sinh viên ngày càng tăng, nhu cầu phát triển đào tạo dẫn đến sự thay đổi phong phú, đa dạng trong phương thức giảng dạy cũng như chuyên ngành đào tạo; điều đó đòi hỏi việc khai thác và sử dụng thư viện cũng được nâng cao tính hiệu quả, phong phú và đa dạng trong nội dung tài liệu phục vụ – nhưng những yêu cầu cần phải phù hợp với nguồn kinh phí hoạt động chung của nhà trường. Thêm vào đó, sự ảnh hưởng của khoa học công nghệ, mang đến sự phát triển của các phương tiện điện tử, cũng như các nguồn tài nguyên trực tuyến được đánh giá phù hợp...dẫn đến sự phức tạp và thách thức mà đơn vị phải đối mặt với môi trường xung quanh nhằm đảm bảo hoạt động của mình.
Bên cạnh đó, cùng với các Thư viện trường thành viên, Trung tâm không chỉ phục vụ trong phạm vi Đại học Đà Nẵng mà còn mở rộng đối tượng phục vụ ra cộng đồng bên ngoài, trong khu vực phù hợp với yêu cầu phát triển chung. Ngoài việc nội dung tài liệu đáp ứng các chuyên ngành đào tạo, nhất thiết cũng cần phải đáp ứng nhu cầu thông tin về các vấn đề kinh tế, xã hội, văn hóa,...đang được quan tâm khác bởi các nhóm đối tượng mở rộng bên ngoài.
Để đáp ứng được nhu cầu phát triển của các thay đổi trên thì kinh phí hoạt động cũng trở thành mối quan tâm đối với hoạt động thông tin thư viện tại Trung tâm; và có những ảnh hưởng trực tiếp nhất định đến việc lựa chọn, đặt mua và bổ sung các nguồn tài nguyên thông tin đưa vào phục vụ. Hơn nữa, với nguồn kinh phí phụ thuộc từ nhiều nguồn khác nhau đòi hỏi cán bộ làm công tác bổ sung cũng như các nhà quản lý có cái nhìn toàn diện hơn trong việc đưa ra các chính sách phát triển sưu tập tài nguyên của đơn vị một cách hợp lý để vẫn đảm bảo đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng, khả năng duy trì hoạt động của Trung tâm. Trong khi đơn vị càng đảm bảo khả năng cung cấp thông tin của mình nhằm đáp ứng nhu cầu và duy trì người dùng, thì các nguồn tài chính sử dụng để mua tài liệu hay quyền truy cập thông tin (đối với các tài nguyên điện tử) càng trở nên hạn chế. Chính vì thế mà nghiên cứu định hướng chiến lược cần phù hợp với các phương thức, công cụ quản lý trong môi trường hiện tại. Thế nên đôi khi sự thiếu hụt về kinh phí không tránh khỏi, dẫn đến việc tỷ lệ hóa các bộ sưu tập với các mục đích và chính sách phục vụ khác nhau – trở thành một hoạt động quan trọng đối với người quản lý cũng như người trực tiếp làm công tác bổ sung tài liệu khi điều đó ảnh hưởng đến chính sách lựa chọn cũng như quá trình tiến hành bổ sung tài liệu. Vấn đề này sẽ được bàn luận chi tiết hơn ở phần tiếp theo.
Yếu tố tài chính, kinh phí hoạt động
Những tác động của môi trường được trình bày ở trên vô hình chung đã đưa chúng ta đến với một lĩnh vực khác rất quan trọng đối với hoạt động phát triển bộ sưu tập của thư viện – đó chính là vấn đề kinh phí và quản lý tài chính. Thực tế cho thấy bất cứ hoạt động riêng lẻ nào trong quá trình phát triển bộ sưu tập đều phụ thuộc vào tính khả thi của các nguồn kinh phí. Ngân sách tài chính không phải lúc nào cũng đáp ứng được nhu cầu của người dùng. Do vậy, ngân sách này cần phải đảm bảo tính cân đối giữa các loại hình/khổ mẫu tài liệu và hình thức truy cập nhằm đáp ứng nhu cầu người dùng. Chính vì vậy đòi hỏi thư viện cần lên kế hoạch để kinh phí bổ sung tài liệu của mình đáp ứng được:
* Sự phong phú và đa dạng của loại hình và chủ đề tài liệu đối với các chuyên ngành đào tạo khác nhau
* Sự phân phối tài liệu hợp lý đảm bảo nhu cầu truy nhập thông tin
Đồng thời, nguồn kinh phí hoạt động này còn thay đổi theo thời gian. Nó đòi hỏi cần đáp ứng về loại hình, phù hợp với những thay đổi trong quá trình bổ sung tài liệu...phụ thuộc vào phương tiện, loại tài liệu, thị trường sách, các yếu tố ưu tiên của cơ quan chủ quản,... Đối với Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng, được hình thành từ kết quả dự án liên kết giữa Tổ chức từ thiện Đại Tây Dương và Đại học Đà Nẵng, trong thời gian gần năm năm đầu hoạt động, kinh phí sử dụng để bổ sung và phát triển bộ sưu tập của Trung tâm đều từ nguồn tài trợ của dự án và một phần bao cấp của Đại học Đà Nẵng. Điều đó được thể hiện khá rõ với số lượng lớn tài liệu chuyên ngành và tham khảo ngoại văn được đưa vào phục vụ các nhóm đối tượng người dùng khác nhau. Tuy nhiên, trong hơn một năm trở lại đây, với một số thay đổi về hình thức quản lý và phân bổ kinh phí hoạt động thường niên đến từng đơn vị của cơ quan chủ quản, đã phần nào tạo nên những tác động hạn chế đến kinh phí hoạt động của Trung tâm nói chung; công tác phát triển bộ sưu tập nói riêng.
Hoạt động của Trung tâm
Với những ảnh hưởng từ các yếu tố môi trường và tài chính, hoạt động của Trung tâm cũng có những thay đổi nhất định. Điều đó đồng thời cũng góp phần tạo nên những tác động đối với quá trình xây dựng và phát triển bộ sưu tập tại Trung tâm. Bởi hơn bao giờ hết, để công tác phát triển bộ sưu tập được thực hiện một cách có hiệu quả, đáp ứng đúng nhu cầu của người dùng thì trước hết cần thiết phải hiểu rõ các lĩnh vực liên quan đến hoạt động thông tin thư viện tại Trung tâm; hay nói một cách khác là cần hiểu rõ thực trạng hoạt động của Trung tâm như: nhu cầu thông tin của người dùng, phản ứng của nhân viên thư viện đối với tình hình yêu cầu, kinh phí hoạt động,... Và điều quan trọng nhất để đánh giá nhu cầu thông tin của người dùng đòi hỏi Trung tâm quay lại phân tích chính môi trường Trung tâm đang hoạt động.
Cụ thể Trung tâm là đơn vị thông tin độc lập trực thuộc Đại học Đà Nẵng, với thời gian đầu hoạt động nhằm mục đích cung cấp thông tin nghiên cứu khoa học cho các đối tượng trong phạm vi Đại học Đà Nẵng. Tuy nhiên, cùng tồn tại song song với các trường, Trung tâm chỉ tập trung bổ sung và xây dựng nguồn tài nguyên của mình phục vụ nhu cầu tham khảo (thay vì kết hợp và chú trọng phục vụ nhiều bản giáo trình như các thư viện trường thành viên). Đồng thời, nội dung tài liệu cần đảm bảo đáp ứng nhu cầu thông tin của tất cả các chuyên ngành đào tạo trong phạm vi Đại học Đà Nẵng. Đến năm 2005, với việc đưa vào hoạt động Trung tâm Học liệu – trực thuộc khuôn viên trường Đại học Bách khoa – một số chính sách phát triển tài liệu cũng được điều chỉnh và thay đổi cho phù hợp. Vì trong thời gian này, việc sát nhập thư viện trường Đại học Bách khoa chung vào Trung tâm, đòi hỏi đơn vị cần phát triển nguồn giáo trình để phục vụ sinh viên trực thuộc trường. Bên cạnh đó, được tài trợ với quy mô hoạt động của thư viện điện tử với sự trang bị và hỗ trợ của các thiết bị công nghệ thông tin, ngoài các tài liệu bản in, tài nguyên của Trung tâm cũng được phát triển mở rộng sang các loại hình khác như cơ sở dữ liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn,... Bên cạnh đó, cần phải kể đến sự có mặt đáng kể nguồn sách được phát triển từ các nhà tài trợ, các nguồn sách tặng từ các tổ chức, dự án hợp tác trong và ngoài nước đã góp phần làm phong phú và đa dạng hơn về cả nội dung và hình thức của các bộ sưu tập có mặt tại Trung tâm.
Các nhà quản lý và kiểm duyệt
Một yếu tố cuối cùng cần được đề cập cũng có ảnh hưởng đến quá trình phát triển bộ sưu tập tài liệu, đó chính là các cấp quản lý tham gia quyết định vào hoạt động lựa chọn và bổ sung tài liệu. Với cơ chế hoạt động hiện nay, quá trình lựa chọn và bổ sung tài liệu cho bộ sưu tập thư viện phải đi qua các thủ tục hành chính, phê duyệt,... từ các cấp và phòng ban liên quan. Điều đó cũng có những tác động đến chính sách phát triển trên cơ sở các quan điểm khác nhau của các đối tượng này lên loại và nội dung tài liệu được dự kiến bổ sung. Ngoài ra, họ cũng góp phần tác động đến nguồn kinh phí được cấp nhằm phát triển tài nguyên thông tin của đơn vị.
Trên cơ sở các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản lý và phát triển bộ sưu tập đã được đề cập; nhằm mục đích ngày một nâng cao chất lượng hoạt động thông tin của đơn vị, đảm bảo tính hiệu quả của tài nguyên thông tin trong bối cảnh phát triển chung; đòi hỏi cơ quan thông tin cần thiết xây dựng cho mình định hướng chiến lược phát triển bộ sưu tập một cách hợp lý. Định hướng đó cần đáp ứng được nhu cầu thông tin của các nhóm đối tượng người dùng, cũng như phù hợp với những thay đổi và phát triển chung của môi trường, vấn đề tài chính, đối tượng người dùng,... trong môi trường cơ quan tồn tại, hoạt động và phát triển.
