Lập kế hoạch tiến độ

Chương này nghiên cứu cách thức lập kế hoạch tiến độ của một dự án. Nội dung chương đề cập các lợi ích của việc sử dụng sơ đồ mạng để hoạch định và kiểm soát một dự án, kỹ thuật PERT/CPM, biểu đồ Gantt và mối liên hệ của nó với PERT/CPM. Biểu đồ thứ tự, GERT và một vài mở rộng khác cũng được giới thiệu.

Các điểm chính của chương gồm:

- có tầm quan trọng đặc biệt với các dự án bởi các vấn đề phối hợp phức

- Cách tiếp cận sơ đồ mạng để lập tiến độ có một số ưu điểm có giá trị đặc biệt với dự án.

- Các kỹ thuật mạng có thể áp dụng theo qui ước AOA lẫn AON

- Các mạng thường được xây dựng từ trái qua phải, với xác định thứ tự công việc và thời gian sự kiện. Thông qua việc sử dụng mạng, chúng ta sẽ xác định được các công việc găng và các sự kiện, đồng thời tính toán được các thời điểm bắt đầu công việc sớm và muộn, khoảng thời gian tự do cho mỗi công việc, và xác suất hoàn thành dự án trong một thời gian xác định.

- Biểu đồ Gantt, một kỹ thuật theo dõi có quan hệ chặt chẽ với sô đồ mạng, nhưng dễ hiểu hơn và cung cấp một bức tranh rõ ràng về trạng thái hiện tại của dự án. Tuy nhiên, một trong số những nhược điểm là không chỉ ra thứ tự và mối liên hệ phụ thuộc của công việc.

- GERT là một trong những mở rộng của PERT/CPM và cho phép: phân nhánh có tính xác suất từ các nút, phân phối xác suất khác nhau cho thời gian các công việc.

Cùng với kế hoạch và ngân sách, đây là một trong những công cụ chính của quản trị dự án. Chức năng lập kế hoạch tiến độ trong môi trường dự án có vai trò quan trọng hơn so với trong các hoạt động thường xuyên, bởi vì, dự án không có tính liên tục của các hoạt động hằng ngày, đồng thời lại phải đối mặt với các vấn đề phối hợp phức tạp hơn nhiều.

Các hoạt động của dự án có thể được lập kế hoạch tiến độ với mức độ chi tiết khác nhau.Trên thực tế, có thể có nhiều loại kế hoạch tiến độ ví dụ kế hoạch tiến độ chính, kế hoạch tiến độ xây dựng và kiểm tra, kế hoạch tiến độ lắp ráp. Các loại kế hoạch tiến độ này nói chung dựa trên kế hoạch hành động đã xác định trước và/hoặc cấu trúc phân tích công việc (WBS).

Cách tiếp cận cơ bản của tất cả các kỹ thuật lập kế hoạch tến độ là xây dựng một mạng lưới các công việc và mối liên hệ giữa chúng nhằm biểu diễn trình tự giữa các công việc trong dự án. Đồng thời cần xác định rõ các nhiệm vụ cần phải hoàn thành trước hay phải tiếp sau. Mạng lưới như vậy là một công cụ hữu hiệu cho việc hoạch định và kiếm soát dự án vì:

• Là một khuôn khổ chắc chắn cho việc hoạch định, lập kế hoạch tiến độ, theo dõi, và kiểm soát dự án.

• Biểu diễn sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc, các gói công việc, và các thành tố công việc.

• Chỉ rõ thời điểm các cá nhân nhất định phải sẵn sàng thực hiện công việc nhất định.

• Giúp bảo đảm việc truyền thông thích hợp giữa các bộ phận và phòng ban.

• Xác định được thời hạn dự kiến hoàn thành dự án

• Xác định được các hoạt động được gọi là găng (then chốt) mà nếu trễ sẽ kéo dài thời hạn thực hiện dự án.

• Xác định được các hoạt động có thời gian tự do có thể được trì hoãn trong một thời hạn xác định mà không gây ảnh hưởng đến tiến độ dự án, hoặc các hoạt động có nguồn lực dư thừa có thể điều phối tạm thời cho các hoạt động khác.

• Xác định thời điểm có thể bắt đầu thực hiện công việc hoặc phải bắt đầu nếu muốn dự án đúng tiến độ.

• Nêu rõ các hoạt động phải được phối hợp để tránh các xung đột về thời hạn và hay nguồn lực.

• Chỉ ra các công việc có thể được thực hiện, hay phải thực hiện đồng thời để đạt được thời hạn hoàn thành dự án như đã dự kiến.

• Làm giảm nhẹ các xung đột nhân sự bằng cách chỉ rõ những mối liên hệ phụ thuộc của công việc

• Tùy theo thông tin sử dụng, có thể cho phép ước lượng xác suất hoàn thành dự án theo các thời hạn khác nhau, hoặc thời hạn hoàn thành theo một mức xác suất định trước.

1. Khái quảt
2. Kỹ thuật sơ đồ mạng: PERT và CPM
   1. Mối liên hệ giữa các công việc
   2. Ước lượng thời gian hoàn thành công việc
   3. Xây dựng mạng
   4. Lập tiến độ ban đầu
   5. Độ bất định của thời gian hoàn thành dự án
3. Biểu đồ GAINT
4. Các mở rộng và ứng dụng
   1. Lập biểu đồ thứ tự
   2. Kỹ thuật GERT
5. Bài tập áp dụng

Tham khảo chi tiết ở đây.