Kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho không phải công việc dễ dàng. Sau đây, Kế toán Centax xin chia sẻ tới bạn đọc về kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho.

Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.

Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất

Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng; nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đối với bộ phận kế toán thì bao giờ cũng muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được. Do đó, kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu được, qua đó doanh nghiệp có thể giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”. Có nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng đừng “quá ít”.

Muốn quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì các doanh nghiệp phải biết kết hợp nhiều cách thức với nhau, làm sao cho việc quản lý hàng tồn kho đảm bảo và thuận tiện nhất theo các yêu cầu sau:

1. Phân loại hàng hóa theo nhóm hàng cho phù hợp, dễ tìm kiếm, nhìn đếm, dễ xếp dỡ. Phải theo dõi chặt chẽ ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách (thủ kho, cán bộ vật tư, nhân viên bán hàng,…)

• Trong khâu thu mua: một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng,…Đồng thời phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Trong khâu bảo quản dự trữ: phải luôn đảm bảo kho, bến bãi tốt,thực hiện đúng chế độ bảo quản. Xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất. Khi hàng tồn kho vượt quá định mức tối đa, tối thiểu thì phải có cảnh báo kịp thời để điều chỉnh cho hợp lý không bị ngưng đọng hàng hóa trong kho.
• Trong khâu sử dụng: thường xuyên theo dõi quá trình sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện. Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

2. Việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật của từng thứ, từng loại hàng tồn kho, giữa các số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về hàng tồn kho, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho.

Hiện nay, với sự hỗ trợ của tính năng quản lý kho hàng bằng phần mềm kế toán cũng giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc kiểm tra hàng tồn kho, rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí cho mỗi đợt kiểm tra tồn kho nhằm đạt được hiệu quả tối ưu.