Mẹo kiểm tra sổ sách kế toán, báo cáo trước khi lập BCTC

Để giúp cho các bạn tự tin trước khi khoá sổ để lập báo cáo tài chính năm, Kế toán Centax xin chia sẻ một sổ mẹo kiểm tra sổ sách, báo cáo trước khi lập báo cáo tài chính năm

1. Kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối đầu năm

• Trường hợp có lãi, TK 4212 có số dư Có, kế toán ghi:
  Nợ TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
  Có TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
• Trường hợp lỗ, TK 4212 có số dư Nợ, kế toán ghi:
  Nợ TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
  Có TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay.

Lưu ý :

Kế toán rất hay quên bút toán kết chuyển lợi nhuận này

Kiểm tra xem đã mở chi tiết cho TK 421 (4211,4212) để kết chuyển lợi nhuận chưa, việc phân chia tiểu khoản, giúp các bạn xác định dễ dàng xác định lợi nhuận của kỳ hiện tại

Không nhầm lẫn kết chuyển lợi nhuận của kế toán với chuyển lỗ của thuế

2. Kết chuyển thuế môn bài:

Hoạch toán nộp thuế môn bài:

+ Thông tư 200:

• Nộp thuế môn bài : Nợ TK 3338 / Có TK 111, 112
• Kết chuyển thuế môn bài : Nợ TK6425 / Có TK 3338

+ Quyết định 48:

• Nộp thuế môn bài: Nợ TK 3338 / Có TK 1111
• Kết chuyển thuế môn bài : Nợ TK6422 / Có TK 3338

Mức vốn điều lệ để tính thuế thuế môn bài phải nộp:

• Bậc 1: Trên 10 tỷ . Thuế môn bài phải nộp là:  3.000.000đ
• Bậc 2: Từ 5 tỷ đến 10 tỷ . Thuế môn bài phải nộp là:  2.000.000đ
• Bậc 3: Từ 2 tỷ đến dưới 5 tỷ . Thuế môn bài phải nộp là:  1.500.000đ
• Bậc 4: Dưới 2 tỷ . Thuế môn bài phải nộp là:  1.000.000đ

Nếu giấy phép kinh doanh được cấp vào 01/01 đến 30/06 thì phải đóng 100% thuế môn bài

Nếu giấy phép kinh doanh được cấp từ 01/07 đến 31/12 bạn được giảm 50% số tiền thuế môn bài
Các chi nhánh hạch toán phụ thuộc không có vốn đăng ký thuế môn bài là: 1.000.000đ
Các doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập thuế môn bài là: 2.000.000 đ

Nơi nộp thuế môn bài cho chi nhánh:

• Nếu DN có đơn vị trực thuộc (chi nhánh, cửa hàng…) kinh doanh ở cùng địa phương cấp tỉnh thì nộp Tờ khai thuế môn bài và thuế môn bài của các đơn vị trực thuộc cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp tai trụ sở chính
• Nếu có đơn vị trực thuộc ở khác địa phương cấp tỉnh nơi người nộp thuế có trụ sở chính thì đơn vị trực thuộc thực hiện nộp Tờ khai thuế môn bài và nộp thuế môn bài của đơn vị trực thuộc cho cơ quan thuế quản lý mơi có chi nhánh.

Chi tiết :Quy định về kê khai thuế môn bài cho năm 2015

3. Tiền mặt: Tài khoản 111

Kế toán cần đối chiếu:

• Số dư nợ đầu kỳ; số dư nợ cuối kỳ; số phát sinh trong kỳ của TK 1111 trên các sổ sách chi tiết và tổng hơp phải bằng nhau gồm:

•  Số dư nợ  TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh
• Số dư nợ  TK 111 trên sổ chi tiết tài khoản tiền mặt
• Số dư Nợ  Sổ Quỹ Tiền Mặt;

• Kiểm tra xem số dư quỹ tiền mặt không được âm.

• Nếu âm trong ngày thì kiểm tra trong ngày có nghiệp vụ nào chi trước khi thu thì sửa lại hạch toán thu lên trước khi chi
• Nếu bị âm do thiếu tiền quỹ thì tìm biện pháp xử lý:

1. Lập hợp đồng vay tiền, lãi suất 0%,  hạch toán Nợ TK 111/ Có TK 311, 341
2. Bổ sung vốn góp, hạch toán Nợ TK 111/ có TK 411
3. Tạm thời đưa những khoản thanh toán tiền mặt trả khách hàng về trạng thái công nợ , khi nào có dư tiền mặt thì thanh toán sau
   Khi mua hàng thì hạch toán:
   Nợ 152,153..627,641,642….,1331/ có 331
   Khi dư quỹ tiền mặt thì hạch toán : Nợ 331/ có 111
   
4. Lập phiếu thu những khoản công nợ đã thu tiền mặt mà chưa nhập quỹ

4. Tiền gửi ngân hàng: Tài khoản 112

Kế toán cần đối chiếu:

• Số dư nợ đầu kỳ; số dư nợ cuối kỳ; số phát sinh trong kỳ của TK 112 trên các sổ sách chi tiết và tổng hơp phải bằng nhau gồm:

• Số dư nợ  TK 112 trên bảng cân đối phát sinh
• Số dư nợ  TK 112 trên sổ chi tiết tài khoản
• Số dư Nợ  Sổ tiền gửi ngân hàng
• Số dư trên sao kê ngân hàng

Lưu ý :

• Những công ty nhiều tài khoản ngân hàng, thì mỗi tài khoản phải đối chiếu số dư, số phát sinh với bảng sao kê ngân hàng của tài khoản đó
• Mỗi ngân hàng đều có  báo nợ, báo có và sao kê, sổ phụ  đính kèm
• Tài khoản ngân hàng không có số âm, trừ trường hợp những doanh nghiệp có hoạt động vay thấu chi
• In sao kê đầy đủ 12 tháng kèm theo các chứng từ: Giấy báo Nợ, Giấy báo có của Ngân hàng, cùng với uỷ nhiệm chi, giấy nộp tiền, theo từng tháng. Trường hợp kiểm tra thiếu chứng từ ngân hàng, thì nên xin sao kê bổ sung ngay tại ngân hàng
• Ủy nhiệm chi nên phô tô để kẹp cùng hóa đơn > 20.000.000 hoặc các nghiệp vụ chuyển tiền để cơ quan thuế kiểm tra cho dễ
• Kiểm tra sổ 112 với số phụ ngân hàng, số dư hàng tháng và số dư cuối năm khớp với số dư cuối năm trên sổ phụ Ngân hàng hay không? Đối chiếu kiểm tra kỹ hàng tháng của năm tài chính
• Kiểm tra kỹ lại hoạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán và chuyển tiền, vì trên sao kê ngân hàng ghi đôi khi không rõ ràng kế toán thường hoạch toán nhầm đối tượng
• Các tài khoản ngân hàng đã được đăng ký với cơ quan thuế chưa

5. Tiền lương : Tài khoản 334

Kế toán cần đối chiếu:

• Số dư nợ đầu kỳ; số dư nợ cuối kỳ; số phát sinh trong kỳ của TK 334 trên các sổ sách chi tiết và tổng hơp phải bằng nhau gồm:

• Số dư TK 334 trên bảng cân đối phát sinh
• Số dư TK 334 trên sổ chi tiết tài khoản
• Phát sinh nợ trên TK 334 khớp với bảng lương và Quyết toán thuế TNCN
• Phát sinh có trên TK 334 khớp với tiền lương được trích, bao gồm: Tiền lương thực trả, tiền lương dự phòng, Quỹ tiền lương thực tế theo đơn giá tiền lương

• Lưu ý :

• Kiểm tra các bút toán hoạch toán tiền lương có khớp với sổ sách, bảng thanh toán tiền lương không?
• Chứng từ trả lương đã có đủ chữ ký chưa
• Có đăng ký mã số thuế TNCN để cuối năm làm quyết toán hay không
• Đã đủ hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh chưa
• Lương thời vụ dưới 03 tháng, thu nhập vãng lai mỗi lần chi trả có giữ lại 10% hay không
• Các khoản phụ cấp có khớp với các khoản phụ cấp trên bảng lương hay không
• Khi tăng lương có lập phụ lục hợp đồng và quyết định tăng lương hay không
• Phân biệt các khoản nào được miễn thuế TNCN khi quyết toán, như tiền ăn ca, tiền trang phục, điện thoại…
• Các chứng từ tiền lương, tiền công gồm:
  • Hợp đồng lao động+chứng minh thư phô tô
  • Bảng chấm công hàng tháng
  • Bảng lương đi kèm bảng chấm công
  • Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi
  • Mã số thuế TNCN
  • Hồ sơ của người lao động :chứng minh thư phô tô, bằng cấp…
  • Tờ khai thuế TNCN tháng quý nếu có phát sinh
  • Các chứng từ nộp thuế TNCN nếu có

Quyết tóan thuế TNCN cuối năm

Chi tiết:

Các khoản thu nhập không chịu thuế TNCN của người lao động

Hướng dẫn cá nhân lập tờ khai quyết toán thuế TNCN với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công

Thủ tục đăng ký mã số thuế TNCN

6. Tài khoản 142, 242, 214:

Kế toán cần kiểm tra:

• Kiểm tra xem có lập bảng phân bổ chi phí, CCDC và khấu hao hàng tháng hay không?
• Số tiền phân bổ hạch toán trên sổ sách có khớp với số trên bảng phân bổ hay không?
• Số dư đầu kỳ, cuối kỳ có khớp với giá trị còn phân bổ của Bảng phân bổ chi phí, CCDC không
• Số dư TK 214 có khớp với số khấu  hao luỹ kế trên bảng phân bổ khấu hao không
• Kiểm tra xem số năm phân bổ của công cụ dụng cụ có đúng với thời gian tối đa 36 tháng theo quy định không
• Đối với tài sản công cụ dụng cụ dùng ngay, không được hạch toán vào 153 mà hạch thẳng vào tài khoản 142,242

Hạch toán : theo chuẩn mực kế toán

• Khi mua: Nợ TK 153,1331/ có TK 111,112,331
• Kết chuyển sử dụng: Nợ TK 142,242/ Có TK 153
• Phân bổ hàng kỳ: Nợ 627,641,642/ có 142,242

Hạch toán : Những trường hợp mua về đưa vào sử dụng luôn nên hạch toán như sau:

• Khi mua: Nợ TK 142,242,1331/ có TK 111,112,331
• Phân bổ hàng kỳ: Nợ 627,641,642/ có 142,242

Đồng thời lập bảng kê theo dõi công cụ dụng cụ và phân bổ trong kỳ

7 . Thuế đầu vào: Tài  khoản 133

Kế toán cần đối chiếu:

• Số dư nợ đầu kỳ; số dư nợ cuối kỳ; số phát sinh trong kỳ của TK 133 trên các sổ sách chi tiết và tổng hơp phải bằng nhau gồm:

•  Số dư nợ  TK 133 trên bảng cân đối phát sinh
• Số dư nợ  TK 133 trên sổ chi tiết tài khoản
• Số dư tài khoản 133 bằng số thuế khấu trừ chuyển kỳ sau trên tờ khai 01/GTGT. Trường hợp không bằng nhau, phải ghi rõ lý do
• Số phát sinh hàng tháng của TK 133 phải bằng với số trên chỉ tiêu [24], chỉ tiêu [25] trên tờ khai 01/GTGT. Trường hợp không bằng nhau, phải nêu rõ lý do .

Lưu ý :

Kiểm tra số lượng hóa đơn đầu vào đã hạch toán có khớp số lượng hóa đơn đầu vào đã kê khai trên tờ khai 01/GTGT không. Nếu mất mát, thiếu hụt hoặc kê khai sai, thiếu… phải bổ sung, điều chỉnh

– Kiểm tra kỹ các hóa đơn trên 20 triệu có chứng từ thanh toán qua ngân hàng hay không. Nếu có hoá đơn trên 20 triệu thành toán tiền mặt thì phải điều chỉnh ghi giảm thuế GTGT được khấu trừ và giảm chi phí được trừ .

– Những tháng có điều chỉnh bổ sung tờ khai thuế GTGT thì phải đối chiếu TK 133 với tờ khai bổ sung. Tờ khai bổ sung cần ghi rõ bổ sung điều chỉnh hoá đơn nào để tiện kiểm tra

– Lọc những hóa đơn trên 20 triệu, ghi chú lại thanh toán chuyển khoản UNC  ngày tháng năm nào

Kiểm tra hoá đơn xem có những hoá đơn nào nghi ngờ sai tên công ty , địa chỉ, mã số thuế…việc sai có có làm biên bản điều chỉnh không, kẹp biên bản điều chỉnh cùng hóa đơn bị sai, sai số tiền khai báo thuế hay tiền hàng, đã làm hồ sơ điều chỉnh KHBS hay chưa

Kiểm tra những hóa đơn có nội dung hàng hóa đầu vào hay chi phí không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh ( ví dụ : hóa đơn metro mua sắm đồ dùng gia đình… nếu thấy có kê khai thì làm KHBS điều chỉnh giảm và loại bỏ chi phí đó trước khi lên báo cáo thuế TNDN).

TK 133 không có. Trường hợp dư có bạn phải xem lại sai sót ở đâu

8 . Thuế Đầu ra: Tài khoản 3331

Kế toán cần đối chiếu:

• Số dư nợ đầu kỳ; số dư nợ cuối kỳ; số phát sinh trong kỳ của TK 3331 trên các sổ sách chi tiết và tổng hơp phải bằng nhau gồm:

•  Số dư nợ  TK 3331 trên bảng cân đối phát sinh
• Số dư nợ  TK 3331 trên sổ chi tiết tài khoản
• Số phát sinh tài khoản 3331 phải bằng số thuế kê khai trên tờ khai 01/GTGT, chỉ tiêu [28]. Trường hợp không bằng nhau, phải ghi rõ lý do

Lưu ý :

• Kiểm tra số lượng hóa đơn đầu ra đã hạch toán có khớp số lượng hóa đơn đầu ra đã kê khai thuế không, có mất mát hay thiếu hụt tờ nào hay không
• Kiểm tra nội dung kê khai thuế trên hóa đơn: tên công ty, địa chỉ, MST, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng , đơn giá, thành tiền….trên hóa đơn có khớp với tờ khai
• Trường hợp có kê khai bổ sung điều chỉnh, thì ghi rõ lý do điều chỉnh, kẹp tờ khai điều chỉnh với tờ khai lần 1 cùng kỳ và đối chiếu số hạch toán với tờ khai điều chỉnh
• Kiểm tra báo cáo sử dụng hóa đơn BC26 số lượng hóa đơn đầu ra đã sử dụng có khớp với số lượng trên BC26, hóa đơn xóa bỏ có khớp, các biên bản thu hồi, xóa bỏ xuất thay thế có đầy đủ
• Hàng kỳ có nộp báo có sử dụng hóa đơn đầy đủ hay không, kiểm tra có lập thông báo phát hành hóa đơn đầy đủ thủ tục hay không? Có thông báo phát hành hóa đơn trước 05 ngày mới sử dụng hay không?
• Kiểm tra các bút toán kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ hàng tháng có đúng không
• Số kết chuyển GTGT được khấu trừ hàng tháng :

• Căn cứ vào tờ khai mẫu 01/GTGT để hạch toán bút toán kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ
• Nếu trên tờ khai còn số thuế phải nộp chuyển kỳ sau, thì kết chuyển bằng số thuế đầu ra trong kỳ
• Nếu trên tờ khai còn số thuế phải nôp, thì kết chuyển bằng số thuế khấu trừ của kỳ này trên tờ khai

• Hạch toán:

Nợ TK 3331/ Có TK 133

Tài khoản 3331 có thể có dư nợ, hoặc dư có

9. Hàng tồn kho:

Kế toán cần đối chiếu:

• Số dư nợ đầu kỳ; số dư nợ cuối kỳ; số phát sinh trong kỳ của TK 152,155,156 trên các sổ sách chi tiết và tổng hơp phải bằng nhau gồm:

•  Số dư nợ  TK 152,155,156  trên bảng cân đối phát sinh
• Số dư nợ  TK 152,155,156 trên sổ chi tiết tài khoản
• Số phát sinh tài khoản 152,155,156 phải bằng nhập xuất trên sổ kho. Nếu có chênh lệch phải được ghi rõ lý do như : Hàng bán thẳng không nhập kho, hàng đại lý, hàng gửi bán …

Lưu ý :

Kiểm tra các hóa đơn về hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào hóa đơn có lập đầy đủ phiếu nhập kho với tên hàng số lượng, thành tiền khớp với hóa đơn không. Những trường hợp theo dõi mã hàng theo bảng mã hàng của công ty, phải mở mã hàng ngay từ khi nhập hàng
Kiểm tra phiếu nhập kho, xuất kho đầy đủ chữ ký  giữa người giao người nhận hay không
Lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng tháng, có sổ thẻ kho chi tiết cho các mặt hàng
Hàng hóa có bị âm kho hay không, có xuất nhầm hoặc xuất những măt hàng không có trong kho không dẫn tới hàng bị âm không

Lựa chọn phương pháp tính giá hàng tồn kho, và được ghi phương pháp tính giá tại Thuyết minh báo cáo tài chính

Xem có phải tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho không

Phải kiểm kê hàng và đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán. Trường hợp số liệu không phù hợp phải có biện pháp xử lý

10. Công  nợ : Tài khoả 331 và 131

Kế toán cần đối chiếu:

• Số dư nợ đầu kỳ; số dư nợ cuối kỳ; số phát sinh trong kỳ của TK 131, TK 331 trên các sổ sách chi tiết và tổng hơp phải bằng nhau gồm:

•  Số dư nợ TK 131, TK 331 trên bảng cân đối phát sinh
• Số dư nợ TK 131, TK 3311 trên sổ chi tiết tài khoản
• Số phát sinh, số dư TK 131, TK 331 phải bằng với sổ chi tiết theo dõi công nợ tổng hợp trong kỳ

Lưu ý :

Tài khoản công nợ là tài khoản lưỡng tính, có thể vừa dư nơ, vừa dư có

Công nợ phải theo dõi chi tiết theo từng khách hàng

Cuối kỳ phải chốt và đối chiếu công nợ

– TK 131 phải thu khách hàng:

TK 131 số dư NỢ khi khách hàng mua tiền nhưng chưa thanh toán : Dư Nợ 131 = MS 131 trên BCĐKT thuộc khoản phải thu

TK 131 số dư CÓ khi khách hàng ứng trước tiền hàng cho doanh nghiệp, nhưng chưa lấy hàng nên để treo bên Có = MS 313 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả

– TK 331 phải trả người bán:

TK 331 số dư NỢ khi mình ứng trước tiền mua hàng cho người bán : Dư Nợ 131 = MS 132 trên BCĐKT trả trước cho người bán thuộc khoản phải thu

TK 331 số dư CÓ mình đi mua hàng nợ bên bán treo bên Có = MS 312 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả

– Không được phép cấn trừ công nợ khi phát sinh vừa là người mua hàng đồng thời cũng là người cung cấp hàng hóa trên cùng một đối tượng khách hàng, nếu cấn trừ công nợ thì phải có văn bản xác nhận công nợ và đối trừ công nợ của hai bên

Thủ tục cấn trừ công nợ giữa hai đối tượng vừa là người mua đồng thời cũng là người bán
+ Bảng đối chiếu công nợ
+ Biên bản thỏa thuận về việc cấn trừ công nợ với nhau
+ Hoạch toán: Nợ 331/ có TK 131 để cấn trừ công nợ

– Khi thanh tra thuế tại doanh nghiệp thường cán bộ thuế thường hay chú ý Bên Có TK 131 và Bên Có TK 331:

+ Bên Có TK 131 phải xem tại sao chưa xuất hóa đơn :

Nếu là công ty xây dựng: đã nghiệm thu giai đoạn và khách đã thanh toán nhưng doanh nghiệp vẫn chưa xuất hóa đơn, sẽ bị truy thu thuế từ thời điểm nghiệm thu để tính doanh thu và thuế GTGT,

Nếu là doanh nghiệp thương mại, dịch vụ thì có thể bán hàng mà chưa xuất hoá đơn, hoặc khách hàng không lấy hoá đơn. Trường hợp này, kế toán cần xuất hoá đơn cho những khoản dư có trên, để còn được hạch toán giá vốn

+ Bên Có TK 331:Xem lại nợ phải trả các nhà cung cấp đã tới hạn thanh toán chưa. Nếu hoá đơn trên 20 tr phải thanh toán qua ngân hàng

Trên đây là một sổ điểm cần lưu ý trước khi khoá sổ để lên báo cáo tài chính năm