Dự án
Hiện nay từ “dự án” được sử dụng rất rộng rãi - ta thường nghe nói đến các dự án đầu tư phát triển tầm cỡ quốc gia hoặc quốc tế, song cũng có thể nói đến dự án của cá nhân mỗi người, như tiến hành một nghiên cứu thử nghiệm, viết ...
Hiện nay từ “dự án” được sử dụng rất rộng rãi - ta thường nghe nói đến các dự án đầu tư phát triển tầm cỡ quốc gia hoặc quốc tế, song cũng có thể nói đến dự án của cá nhân mỗi người, như tiến hành một nghiên cứu thử nghiệm, viết một cuốn sách...Vậy có thể hiểu "dự án” là gì?
Thường có hai cách hiểu về dự án. Theo cách hiểu thứ nhất (tĩnh) dự án là hình tượng về một tình huống (một trạng thái ) mà ta muốn đạt tới.
Trong cách hiểu thứ hai (động) theo từ điển về quản lý dự án AFNOR, dự án là một hoạt động đặc thù tạo nên một thực tế mới một cách có phương pháp và tịnh tiến, với các phương tiện ( nguồn lực đã cho).
Theo nghị định 177/CP ngày 20/10/1994 của Chính phủ quy định:
“ đầu tư là tập hợp đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm hay dịch vụ nào đó trong một khoảng thời gian nhất định”.
Qua đây ta có thể nhận thấy:
+ không chỉ là một ý định hay phác thảo, mà có tính cụ thể và mục tiêu xác định, nhằm đáp ứng một nhu cầu chuyên biệt.
+ không phải là một nghiên cứu trừu tượng hay ứng dụng, mà phải cấu trúc nên một thực tế mới, một thực tế mà trước đó còn chưa tồn tại nguyên bản tương đương. Ngoài ra mỗi dự án phải có tính sáng tạo riêng.
+ Vì liên quan đến một thực tế trong tương lai, bất kì dự án nào cũng có một độ bất định và những rủi ro có thể xảy ra.
+Cuối cùng, như một hoạt động đặc thù, dự án phải có bắt đầu, có kết thúc và chịu những hạn chế nói chung là đã cho về nguồn lực( phương tiện).
Ta cũng thấy rõ các đặc trưng sau đây cho phép nhận dạng một dự án:
+Mục tiêu dự án.
+Thời gian (Với các giai đoạn khác nhau).
+Đặc thù (Tính độc nhất vô nhị) của dự án.
+Môi trường xung quanh dự án (nhất là phần tiếp giao giữa dự án với môi trường xung quanh).
Khi nói đến dự án bao gìơ cũng liên quan đến hoạt động đầu tư bởi lẽ nếu dự án không được đầu tư thì không thể nào tiến hành được. Khi một doanh nghiệp có dự án thì một điều tất nhiên là doanh nghiệp đó có hoạt động đầu tư. Đầu tư là hoạt động chủ yếu quyết định sự phát triển và tăng trưởng của doanh nghiệp. Xuất phát từ tầm quan trọng của hoạt động đầu tư, đặc điểm và sự phức tạp về mặt kỹ thuật, hậu quả và hiệu quả tài chính, kinh tế xã hội của nó đòi hỏi khi tiến hành một hoạt động đầu tư cần phải có sự chuẩn bị cẩn thận và nghiêm túc. Có nghĩa là mọi hoạt động đầu tư phải thực hiện theo dự án thì mới đạt hiệu quả mong muốn. Vì ta có thể nhận thấy:
Đối với nhà đầu tư.
- là một căn cứ quan trọng nhất để nhà đầu tư quyết định có nên tiến hành đầu tư hay không.
-Là phương tiện để chủ đầu tư thuyết phục các tổ chức tài chính tài trợ vốn cho dự án.
-Là cơ sở cho các nhà đầu tư xây dựng kế hoạch đầu tư, theo dõi đôn đốc và kiểm tra quá trình thực hiện dự án.
-Là công cụ để tìm kiếm các đối tác liên doanh.
-Là công cụ giúp nhà đầu tư xác định được cơ hội đầu tư tốt, giảm thiểu rủi ro, giảm thiểu chi phí cơ hội.
-Là căn cứ để soạn thảo hợp đồng liên doanh cũng như để giải quyết các mối quan hệ trong tranh chấp giữa các đối tác trong quá trình thực hiện dự án.
Đối với Nhà nước.
là tài liệu để các cấp có thẩm quyền xét duyệt cấp giấy phép đầu tư, là căn cứ pháp lý để tòa án xem xét giải quyết khi có sự tranh chấp giữa các bên tham gia đầu tư trong quá trình thực hiện dự án sau này.
Đối với các tổ chức tài trợ vốn.
là căn cứ để các cơ quan này xem xét tính khả thi của dự án để quyết định có nên tài trợ hay không, tài trợ đến mức độ nào cho dự án để đảm bảo rủi ro ít nhất cho nhà tài trợ.
Các dự án trong thực tế rất đa dạng và dựa vào các tiêu chuẩn khác nhau, ta có các cách phân loại khác nhau:
+Xét theo người khởi xướng, ta có các dự án của cá nhân, tập thể hay quốc gia (quốc tế).
+Xét theo phân ngành kinh tế xã hội, ta có các dự án sản xuất, dự án thương mại, xây dựng cơ sở hạ tầng, dịch vụ xã hội...
+Xét theo địa chỉ khách hàng, ta có dự án xuất khẩu; tiêu thụ địa phương ( thậm chí nội bộ) hoặc trong nước.
+Xét theo thời gian, ta có dự án ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Một cách tổng hợp, ta có thể phân biệt các dự án lớn và các dự án nhỏ.
*Các dự án lớn ( xây dựng một nhà máy hay một tổ hợp công nghiệp, quy hoạch phát triển vùng lãnh thổ...) được đặc trưng bởi tổng kinh phí huy động lớn, số lượng các bên tham gia đông và sử dụng nhiều công nghệ khác nhau, thời gian thực hiện ra dài, có ảnh hưởng mạnh đến môi trường kinh tế và sinh thái. Chúng đòi hỏi phải thiết lập các cấu trúc tổ chức chuyên biệt, với các mức phân cấp trách nhiệm khác nhau, đề ra quy chế hoạt động và các phương pháp kiểm tra chặt chẽ. Tầm bao của các dự án này rộng tới mức người quản lý không thể nào đi sâu vào từng chi tiết trong quá trình thực hiện. Trái lại, nhiệm vụ chủ yếu của người quản lý là, một mặt thiết lập hệ thống quản lý và tổ chức (Phân chia dự án thành các dự án bộ phận và phối kết hợp các dự án bộ phận đó) cho phép mỗi cấp thực hiện được trách nhiệm của mình, và mặt khác đảm nhận các mối quan hệ giữa dự án với bên ngoài.
Các dự án lớn hiện nay thường mang tính quốc gia hoặc quốc tế.
*Các dự án nhỏ, ngoài những đặc tính ngược lại với các dự án lớn, như không đòi hỏi kinh phí nhiều, thường nằm trong một bối cảnh sẵn có hoặc không được ưu tiên. Các nguồn lực huy động chẳng những eo hẹp, mà thường không có ngay. Mục tiêu và trách nhiệm đôi khi không được xác định rõ ràng, và những người tham gia không có kinh nghiệm trong hoạt động dự án. Chủ nhiệm dự án thường kiêm luôn cả việc quản lý dự án ( đối nội) lẫn việc liên hệ với các chuyên gia bên ngoài (đối ngoại).
Mỗi xí nghiệp, cơ quan ... thường chỉ chủ trì hoặc tham gia vào một hay vài dự án lớn, trong khi đó có thể có nhiều dự án nhỏ cùng đồng thời thực hiện.
Về phương diện quản lý, các dự án lớn và các dự án nhỏ, tuy có những nét chung, nhưng cũng nhiều đặc điểm riêng đòi hỏi phải áp dụng các phương pháp và công cụ quản lý khác nhau. Các dự án lớn thường đặt ra nhiều vấn đề về quản lý cần được ngiên cứu và giải quyết. Ngược lại, các dự án nhỏ cho phép áp dụng một cách đơn giản và công hiệu các phương pháp định lượng.
được xây dựng và phát triển trong một quá trình gồm nhiều giai đoạn riêng biệt, song gắn bó chặt chẽ với nhau và đi theo một tiến trình logic. ở đây ta phân thành 5 giai đoạn cụ thể là: Xác định dự án, phân tích và lập dự án, duyệt dự án, triển khai thực hiện, nghiệm thu tổng kết và giải thể.
Xác định dự án.
Là giai đoạn đầu tiên trong chu trình dự án có nhiệm vụ phát hiện những lĩnh vực có tiềm năng để đầu tư phát triển, trên cơ sở đó hình thành sơ bộ các ý đồ đầu tư. Trong thực tế ý đồ về một dự án đầu tư mới có thể xuất phát từ các nguồn như sau:
-Từ những chiến lược phát triển ngành hay chiến lược phát triển kinh tế quốc dân.
-Thông qua việc phát hiện những nguồn tài nguyên, nguyên nhiên vật liệu chưa được khai thác và sử dụng có hiệu quả.
- có thể được đề xuất để đáp ứng những nhu cầu sản xuất tiêu dùng ở thị trường trong nước và ngoài nước còn chưa được thỏa mãn.
-ý đồ dự án có thể nảy sinh từ yêu cầu khắc phục những khó khăn và trở ngại đối với sự phát triển kinh tế-xã hội do thiếu các điều kiện vật chất cần thiết.
Trên cơ sở các lĩnh vực và ý đồ đầu tư khác nhau được đề xuất, cần tiến hành nghiên cứu chi tiết hóa, lựa chọn ra những ý đồ dự án có triển vọng nhất để tiến hành chuẩn bị và phân tích trong giai đoạn tiếp theo.
Việc xác định và sàng lọc các ý đồ dự án có ảnh hưởng quyết định tới quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án. có thể thất bại hay không đạt được kết quả mong muốn, tuy rằng việc thực hiện và chuẩn bị dự án tốt đến đâu, nếu như ý đồ ban đầu đã hàm chứa những sai lầm cơ bản.
Phân tích và lập dự án.
Sau khi xác định ý đồ, mục tiêu và phương tiện của dự án, ta có thể tiến hành quá trình phân tích và lập dự án. Phân tích và lập dự án là giai đoạn nghiên cứu chi tiết ý đồ đầu tư đã được đề xuất trên tất cả mọi phương diện như: thể chế - xã hội, thương mại, tài chính, kinh tế kỹ thuật, tổ chức - quản lý. Để thực hiện nhiệm vụ này phải thu thập đầy đủ những thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu về thị trường, môi trường tự nhiên, các nguồn nguyên vật liệu tại chỗ, các quy định và chính sách có liên quan của Chính phủ, về đặc điểm kinh tế- văn hóa - xã hội của dân cư trong vùng có liên quan đến dự án.
Nội dung chủ yếu của giai đoạn phân tích và lập dự án là nghiên cứu một cách toàn diện tính khả thi của dự án. Tuy vậy, đối với những dự án có quy mô lớn, thì trước khi thực hiện nghiên cứu khả thi thì nên có bước nghiên cứu tiền khả thi. Trong bước nghiên cứu này, tất cả mọi phương diện chuẩn bị và phân tích dự án đều được đề cập tới, song chỉ ở mức độ chi tiết vừa đủ để chứng minh một cách khái quát rằng, ý đồ dự án được đề xuất là đúng đắn và việc tiếp tục phát triển ý đồ này là có tiềm năng. Nghiên cứu tiền khả thi cũng giúp loại bỏ bớt những vấn đề không cần thiết, cũng như xác định các vấn đề cần đặc biệt chú ý, nhờ đó giúp cho việc định hướng nghiên cứu và tiết kiệm chi phí chuẩn bị đầu tư vào dự án.
Nghiên cứu khả thi ( còn gọi là lập luận chứng kinh tế kỹ thuật) là bước nghiên cứu dự án đầy đủ và toàn diện nhất, có nhiệm vụ tạo cơ sở để chấp thuận hay bác bỏ dự án, cũng như để xác định một phương án tốt nhất trong số các phương án còn lại. Nghiên cứu khả thi, đúng như tên gọi của nó, nhằm chứng minh khả năng thực hiện của dự án về tất cả mọi phương diện có liên quan.
Thiết kế và chỉ đạo nghiên cứu khả thi là một công tác phức tạp đòi hỏi sự tham gia của nhiều lĩnh vực khác nhau. Phạm vi và thời gian nghiên cứu khả thi phụ thuộc vào tính chất của dự án: dự án có phức tạp hay không, đã được nhận thức đến mức độ nào, dự án có tính chất sáng tạo hay chỉ là lặp lại. Về kinh phí, nghiên cứu khả thi thường chiếm khoảng 5% toàn bộ chi phí đầu tư của dự án. Thời gian nghiên cứu có thể là một tháng, hai năm hoặc dài hơn nữa phụ thuộc vào quy mô tính chất của dự án. Kết thúc nghiên cứu khả thi cũng là hết giai đoạn phân tích và lập dự án.
Thực tế đã xác nhận tầm quan trọng của công tác chuẩn bị và phân tích dự án. Chuẩn bị tốt và phân tích kỹ lưỡng sẽ làm giảm những khó khăn trong giai đoạn thực hiện, cũng như cho phép đánh giá đúng đắn hơn tính hiệu quả và khả năng thành công của dự án. Chẳng hạn việc chuẩn bị đầy đủ trên phương diện kỹ thuật sẽ làm giảm nguy cơ chi phí vượt định mức.
Duyệt dự án.
Giai đoạn này thường được thực hiện với sự tham gia của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức tài chính và các thành phần khác tham gia dự án, nhằm xác minh lại toàn bộ những kết luận đã được đưa ra trong quá trình chuẩn bị và phân tích dự án, trên cơ sở đó chấp nhận hay bác bỏ dự án. sẽ được thông qua và được đưa vào thực hiện nếu nó được xác nhận là có hiệu quả và khả thi. Ngược lại, trong trường hợp còn có những bất hợp lý trong thiết kế dự án, thì tùy theo mức độ, dự án có thể được sửa đổi bổ xung hay buộc phải xây dựng lại hoàn toàn.
Triển khai thực hiện.
Giai đoạn triển khai thực hiện dự án bắt đầu khi kinh phí được đưa vào. Trong giai đoạn triển khai thực hiện có thể chia thành những thời kỳ nhỏ hơn. Chẳng hạn, thời kỳ thứ nhất là thi công xây dựng các công trình cơ sở. Sau khi hoàn thành xây dựng cơ bản, dự án chuyển sang thời kỳ phát triển. Trong thời kỳ này dự án bắt đầu sinh lợi và trả dần những khoản nợ trong thời kỳ đầu. Thời kỳ thứ ba bắt đầu khi dự án đã đạt tới sự phát triển toàn bộ, nói cách khác các công trình đầu tư ban đầu đã được sử dụng hết công suất và kéo dài cho tới khi dự án chấm dứt hoạt động.
Thực hiện dự án là kết quả của một quá trình chuẩn bị và phân tích kỹ lưỡng, song trong thực tế rất ít khi dự án được tiến hành hoàn toàn đúng như hoạch định. Nhiều dự án đã không đảm bảo được tiến độ thời gian và chi phí dự kiến, thậm chí một số dự án đã phải thay đổi thiết kế ban đầu do giải pháp kỹ thuật không thích hợp hay do thiếu vốn hoặc do nhiều yếu tố khách quan đem lại. Nói chung những khó khăn mà dự án phải đối phó trong khi thực hiện, đặc biệt trong thời kỳ thi công là:
+Các khó khăn tài chính: Thường xuất hiện do những biến động về giá cả hay do việc thiếu các nguồn vốn cần thiết trong quá trình thực hiện. Hậu quả là dự án bị trì hoãn, chi phí tăng và trong một số trường hợp quy mô của dự án bị thu hẹp lại.
+Các hạn chế về mặt quản lý: Phổ biến nhất đối với nhiều dự án trong các nước đang phát triển là thiếu những cán bộ quản lý giỏi, cơ cấu tổ chức, phân công trách nhiệm không rõ ràng, sự phối hợp kém hiệu quả giữa các cơ quan khác nhau tham gia dự án. Những yếu kém trong quản lý thường gây ra tình trạng chậm trễ khi thực hiện và chi phí vượt mức, giám sát thiếu chặt chẽ và kém linh hoạt, phản ứng chậm trước những thay đổi trong môi trường kinh tế- xã hội.
+Các vấn đề kỹ thuật: Thường xuyên phát sinh trong quá trình thực hiện các dự án do việc cung ứng vật tư, máy móc, thiết bị (gồm cả đất đai) không thích hợp hay kém chất lượng, hoặc do những sai phạm, khuyết điểm ngay trong thiết kế ban đầu hoặc do sự tiến bộ không ngừng trong việc áp dụng công nghệ mới.
+Các biến động chính trị: Những án thực hiện trong một thời gian dài, có thể vài chục năm, thường phải đối phó với những khó khăn về chính trị. Không kể tới các biến động hay sự hỗn loạn chính trị, dự án thường chịu tác động của những thay đổi trong các chính sách kinh tế - xã hội của Chính phủ, hay do mức độ ưu tiên và ủng hộ của Chính phủ đối với dự án không còn như trước.
Những khó khăn và biến động thường xảy ra trong giai đoạn thực hiện dự án, như vậy đòi hỏi các nhà quản lý dự án phải hết sức linh hoạt. Đồng thời phải thường xuyên đánh giá và giám sát quá trình thực hiện để kịp thời thấy được vướng mắc khó khăn và đề ra các biện pháp giải quyết thích hợp, thậm chí xem xét điều chỉnh lại các mục tiêu và phương tiện nếu cần.
Nghiệm thu, tổng kết và giải thể.
Giai đoạn đánh giá nghiệm thu tiến hành sau khi thực hiện xong dự án. Đánh giá nghiệm thu khác với việc đánh giá và giám sát như là một bộ phận quan trọng trong quá trình thực hiện. Đánh giá nghiệm thu có nhiệm vụ làm rõ những thành công và thất bại trong toàn bộ quá trình xác định, phân tích và lập dự án, cũng như trong khi thực hiện để rút ra những kinh nghiệm và bài học cho quản lý các dự án khác trong tương lai.
Kết thúc và giải thể dự án như thế nào cũng là vấn đề cần nghĩ, tốt hơn cả là ngay từ khi lập dự án. ít nhất ở đây có hai việc quan trọng cần bàn là bàn giao (hay phân chia) sử dụng các kết quả của dự án, cũng như những phương tiện mà dự án còn để lại, và bố trí lại công việc cho các thành viên tham gia dự án, nhất là những người đã được biệt phái hoàn toàn khỏi xí nghiệp, cơ quan họ sau một thời gian dài làm việc cho dự án.
