Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp
Các nguyên tắc khi xây dựng bộ máy quản trị doanh nghiệp. Khi xây dựng bộ máy quản trị doanh nghiệp đòi hỏi phải tuân thủ các nguyên tắc sau. Nguyên tắc thống nhất Nguyên tắc này ...
Các nguyên tắc khi xây dựng bộ máy quản trị doanh nghiệp.
Khi xây dựng bộ máy quản trị doanh nghiệp đòi hỏi phải tuân thủ các nguyên tắc sau.
Nguyên tắc thống nhất
Nguyên tắc này đòi hỏi mọi hoạt động quản trị phải thống nhất .Đây chính là điều kiện để hoạt động quản trị có hiệu quả và là yêu cầu bắt buộc cao nhất trong việc xây dựng bộ máy quản trị.
Mọi doanh nghiệp phải tuân thủ đảm bảo tính thống nhất cụ thể trong mỗi hoạt động của doanh nghiệp đòi hỏi mọi hoạt động quản trị phải thống nhất theo mục tiêu chung, đồng thời phải đảm bảo tính thống nhất trong mối quan hệ giữa chủ sở hữu và bộ máy quản trị doanh nghiệp. Tính thống nhất phải được luật pháp hoá và hoàn thiện bằng pháp luật, ngoài ra doanh nghiệp còn phải đề ra các quy chế, nội quy của mình.Trong tổ chức bộ máy quản trị phải tập chung thống nhất các lĩnh vực hoạt động vào một đầu mối quản trị, ngoài ra cũng cần phải giải quyết tốt mối quan hệ trực tuyến - chức năng.
Biểu hiện rõ nét nhất của nguyên tắc này chính là cơ chế quản trị. Chẳng hạn ở các doanh nghiệp nhà nước phải đảm bảo sự thống nhất trong mối quan hệ giữa tổ chức Đảng, bộ máy quản trị doanh nghiệp và tổ chức công đoàn; giữa đại diện chủ sở hữu và bộ máy quản trị doanh nghiệp cũng như quan hệ giữa hội đồng quản trị và tổng giám đốc.
Nguyên tắc kiểm soát được.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì mọi hoạt động quản trị phải được kiểm soát. Để thực hiện được nguyên tắc này, người phụ trách lĩnh vực công tác phải kiểm soát được mọi hoạt động của lĩnh vực của mình phụ trách. Thủ trưởng phải kiểm soát được hoạt động của nhân viên dưới quyền. Người được giao nhiệm vụ phải kiểm soát được mọi hoạt động liên quan đến nhiệm vụ mà họ được giao.
Nguyên tắc hiệu quả.
Hiệu quả là một chỉ tiêu chất lượng tổng hợp phản ánh trình độ lợi dụng các yếu tố trong quá trình sản xuất, đồng thời là một phạm trù kinh tế gắn với nền sản xuất hàng hoá. Sản xuất hàng hoá có phát triển hay không là nhờ đạt hiệu quả cao hay thấp. Nguyên tắc hiệu quả đòi hỏi phải xây dựng bộ máy quản trị sao cho hoàn thành tốt nhiệm vụ quản trị doanh nghiệp với chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị thấp nhất. Vấn đề cơ bản của bộ máy quản trị là phải biết kết hợp hài hoà lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài, giữa lợi ích trung ương và lợi ích địa phương, giữa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể và lợi ích Nhà nước. Muốn vậy trong tổ chức bộ máy quản trị phải: Sử dụng tiêt kiệm nhân lực nhất trong điều kiện có thể kết hợp với trang thiết bị quản trị thích hợp; Phải đảm bảo tính chuyên môn hoá cao nhất có thể có đối với mỗi bộ phận, cá nhân; có thể thực hiện điều chỉnh chung ở mức tối đa nhằm đảm bảo tính thống nhất cao nhất kết hợp với điều chỉnh cá biệt ở mức đọ hợp lý; Chi phí kinh doanh cho một hoạt động quản trị ở cấp doanh nghiệp và từng bộ phận là thấp nhất.
Xác định chức năng cụ thể cần thực hiện.
Phân chia chức năng.
Xuất phát từ mục tiêu của doanh nghiệp để xác định các lĩnh vực hoạt động cần phải quản trị. Từ đó có sự phân cấp quản trị đối với các phòng (ban) chức năng. Như vậy mỗi phòng, ban chức năng sẽ đảm nhận một chức năng riêng biệt như: kế hoạch, tài chính, thị trường, tổ chức,... và cùng chịu sự chi phối, điều tiết của cấp quản trị cao hơn.
Việc phân chia chức năng cho các phòng ban căn cứ vào các đặc trưng khác nhau. Chẳng hạn nếu phân chia theo đặc trưng có tính chất vật chất thì có thể phân chia theo đối tượng lao động (nguyên tắc khách thể ) và hoàn thành công việc,... hoặc nếu các nhiệm vụ của đối tượng cùng loại được tập hợp vào cùng một phòng chức năng thì phòng này sẽ thực hiện các công việc không giống nhau (như phòng kinh doanh của doanh nghiệp sẽ phải thực hiện nhiều công việc không giống nhau như công tác kế hoạch hoá, nghiên cứu thị trường, tiêu thụ sản phẩm,...)
Phân tích và tổng hợp nhiệm vụ.
Có thể hiểu nhiệm vụ là sự quy định những hành động nhất định của con người nhằm thực hiện mục tiêu đã xác định. Việc phân công chức năng nhiệm vụ cho mỗi phòng ban xuất phát từ nhiệm vụ, mục tiêu chung của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó sẽ chia thành nhiều bộ phận đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau, sự liên kết các nhiệm vụ của các bộ phận đó sẽ xuất hiện sự phân công lao động và hình thành trình tự hoạt động trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ của xây dựng bộ máy quản trị doanh nghiệp là phân chia nhiệm vụ chung của doanh nghiệp thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn ở các cấp quản trị khác nhau, sau đó liên kết các nhiệm vụ đó theo một nguyên tắc nhất định và cấu thành nên các phòng ban chức năng cùng với mối quan hệ giữa chúng. Người ta gọi hai quá trình ngược nhau đó là phân tích và tổng hợp nhiệm vụ. Mối quan hệ giữa phân tích và tổng hợp được mô tả dưới sơ đồ sau:
Phân tích và tổng hợp nhiệm vụ
Phân tích nhiệm vụ
Để tiến hành phân tích nhiệm vụ đầu tiên phải tiến hành mô tả nhiệm vụ, thông qua mô tả nhiệm vụ sẽ tạo ra một bức tranh khái quát về nhiệm vụ. Mô tả nhiệm vụ bao gồm một số nội dung chủ yếu sau:
Mô tả nội dung nhiệm vụ: Mô tả quá hành động (chân tay trí óc hay kết hợp cả hai); Mô tả đối tượng của nhiệm vụ (người hay phi vật thể); mô tả công cụ lao động cần thiết; Mô tả không gian để tiến hành nhiệm vụ; Mô tả thời gian để tiến hành nhiệm vụ.
Từ đó sẽ tạo cơ sở cho việc phân tích nhiệm vụ. Phân tích nhiệm vụ bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Phân tích quan hệ với mục tiêu: Nhiệm vụ được thực hiện nhằm vào mục tiêu nào?
- Phân tích giai đoạn: nhiệm vụ thuộc giai đoạn nào của qúa trình quản trị.
- Phân tích cấp bậc: Nhiệm vụ mang tính chất lãnh đạo hay thừa hành.
- Phân tích đối tượng : Nhiệm vụ được thực hiện ở những đối tượng nào.
- Phân tích phương tiện: Cần sử dụng các loại phương tiện nào khi thực hiện nhiệm vụ?
- Phân tích hoạt động : Chia nhiệm vụ thành nhiều nhiệm vụ cần thiết.
Tổng hợp nhiệm vụ.
Mục tiêu của tổng hợp nhiệm vụ là nhằm hợp các nhiệm vụ đã phân tích thành các nơi làm việc và liên kết các nơi làm lại hình thành các bộ phận và cung cấp quản trị trong cơ cấu tổ chức theo nguyên tắc nhất định. Với ý nghĩa đó, mỗi phòng ban là một tế bào của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nói chung và tổ chức bộ máy quản trị nói riêng.
Mối quan hệ giữa các phòng ban có thể tồn tại theo hai chiều là chiều dọc và chiều ngang tuỳ theo cách phân chia nhiệm vụ. Nếu phân chia nhiệm vụ theo chiều dọc sẽ hình thành các cấp quản trị trong doanh nghiệp, còn nếu phân chia theo chiều ngang sẽ làm xuất hiện các phòng ban chức năng, mỗi phòng ban chức năng sẽ thực hiện nhiệm vụ trên các đối tượng khác nhau và mối quan hệ trên mỗi phòng ban chức năng là mối quan hệ hợp tác trao đổi thông tin.
Tổng hợp nhiệm vụ phải thoả mãn các yêu cầu chủ yếu là đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ hợp lý trôi chảy và liên tục trên cơ sở đảm bảo tính chuyên môn hoá ở trình độ nhất định đảm bảo tính thống nhất trong quản trị và không làm phức tạp hoá các mối quan hệ quản trị.
Theo lý thuyết không xác định cụ thể giới hạn tập hợp nhiệm vụ vào một nơi làm việc, hay không có câu trả lời chung cho các câu tập hợp bao nhiêu nhiệm vụ, bộ phận vào một nơi làm viẹc cụ thể. Sự giới hạn số nhiệm vụ cùng loại tập hợp vào một nơi làm việc phụ thuộc vào : trình độ phát triển của hoật động điều chỉnh chung; trình độ năng lực của nhà quản trị và nhân viên ; tính chất chuyên môn hoá nhiệm vụ trình độ trang thiêt bị quản trị; tầm quan trọng, phạm vi nội dung... của nhiệm vụ.
Xác định quyền lực, quyền hạn và trách nhiệm.
Quyền lực, quyền hạn và trách nhiệm.
Quyền hạn.
Quyền hạn được hiểu là “quyền” (sự được phép) của một cá nhân (tập thể) khi thực hiện nhiệm vụ được giao. Như vậy, quyền hạn đề cập đến khả năng mà cá nhân (tập thể) được sử dụng các nguồn lực nhất định để tiến hành một công việc nào đó.
Quyền hạn gắn với nhiệm vụ nên cơ sở xác định quyền hạn là nhiệm vụ được phân công thực hiện, nguyên tắc phân quyền và khả năng chuyên môn của người thực hiện nhiêm vụ.
Quyền hạn có ý nghĩa là khả năng mà cá nhân (tập thể) được sử dụng các nguồn lực nhất định để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Vì vậy, quyền hạn phải rõ ràng, cân xứng với nhiệm vụ và phải được ghi trong nội quy, quy chế.
Quyền lực
Quyền lực được hiểu là quyền điều khiển hành động của những người khác. Hay nói cách khác, đó là quyền sai khiến và kiểm soát mà một nhà quản trị có được để điều khiển người khác.
Quyền lực có thể phân chia theo hai cách:
Nếu phân theo tính hợp pháp của quyền lực sẽ có quyền lực chính thức và quyền lực phi chính thức. Quyền lực chính thức được gắn với một chức danh cụ thể và ghi trong điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động của doanh nghiệp bao gồm: quyền được ủy quyền, quyền hướng dẫn, khen thưởng và quyền lực cưỡng ép. Còn quyền lực phi chính thức không gắn với chức danh cụ thể và không ghi trong điều lệ của doanh nghiệp gồm quyền lực chuyên môn và quyền được tôn vinh.
Nếu phân theo tính chất biểu hiện của quyền lực sẽ phân thành các loại quyền lực:
- Quyền lực “quyết đoán” thể hiện sự chuyên môn của cấp trên, người có quyền lực kiểu quyết đoán thường chỉ truyền mệnh lệnh xuống cấp dưới.
- Quyền lực kiểu hợp tác, người có quyền lực kiểu hợp tác sẽ luôn thông tin cho cấp dưới và trao quyền cho cấp dưới nhưng có kiểm tra thông tin cấp dưới sử dụng quyền lực để hoàn thành nhiệm vụ của họ.
- Quyền lực tham vấn: Thể hiện sự tin tưởng của người có quyền lực vào cấp dưới và trước khi ra quyết định người có quyền lực tham vấn thường tham khảo ý kiến cấp dưới.
- Quyền lực “ tham gia, đóng góp”: người có quyền kiểu này thường tin tưởng hoàn toàn vào cấp dưới và thường cho cấp dưới được tham gia ý kiến vào các vấn đề giải quyết trong tổ chức.
Sơ đồ minh họa tính chất biểu hiện của quyền lực
Trách nhiệm
Trách nhiệm là nghĩa vụ đòi hỏi một cá nhân (tập thể) phải hoàn thành nhiệm vụ nào đó trước cấp trên. Trách nhiệm có ý nghĩa bắt buộc với nơi nhận nhiệm vụ.
Phạm vi trách nhiệm giới hạn ở nhiệm vụ phải hoàn thành: đối với nhân viên thì phải chịu trách nhiệm với công việc mà bản thân được giao; nhà quản trị phải chịu trách nhiệm về công việc của cấp dưới bằng vấn đề nội dung báo cáo. Cấp dưới phải có trách nhiệm tuân thủ quy định về quy trình làm việc và phải báo cáo cấp trên theo quy định.
Mối quan hệ giữa quyền hạn – quyền lực – trách nhiệm
Quyền hạn, quyền lực và trách nhiệm phải tương xứng với nhau. Quyền hạn và quyền lực là điều kiện tiền đề để hoàn thành nhiệm được giao bởi vì nếu được trao quyền hạn và quyền lực thấp hơn mức cần thiết thì các cá nhân được giao nhiệm vụ sẽ không thể hoàn thành nhiệm được giao. Ngược lại nếu cá nhân đó được trao quyền hạn và quyền lực lớn hơn mức cần thiết sẽ dẫn đến sự lạm quyền.
Còn trách nhiệm đòi hỏi một cá nhân phải hoàn thành nhiệm vụ của mình. Do đó, nếu trách nhiệm thấp hơn so với mức cần thiết sẽ làm cho cá nhân lơ là với việc hoàn thành nhiệm vụ được giao. Còn nếu trách nhiệm cao hơn mức cần thiết sẽ làm cho cá nhân đó khó có khả năng thực hiện nhiệm vụ.
Như vậy, quyền hạn, quyền lực và trách nhiệm phải được phân chia rạch ròi, rõ ràng, nó là một trong những căn cứ quan trọng để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp. Nói đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị không thể không nói đến quyền lực, quyền hạn và trách nhiệm, bởi vì ba khái niệm này nếu bị lẫn lộn, không rõ ràng sẽ dẫn đến tình trạng rối ren trong quản lý, lạm dụng quyền hành ,..., làm cho bộ máy quản trị hoạt động không hiệu quả.
