Chủ trì hội nghị khoa học

Để hội nghị diễn ra tốt đẹp thì người chủ trì hội nghị nên chú ý các phần sau:

• Lịch làm việc phải rõ ràng, cụ thể và được báo trước cho mọi người tham dự đều biết.
• Điều khiển hội nghị theo đúng lịch thời gian trong chương trình
• Luôn giữ thái độ thân thiện, cởi mở

Người chủ trì phải đến trước 15 phút trước khi bắt đầu hội nghị để làm quen với môi trường xung quanh. Xem xét chỗ ngồi, ánh sáng trong phòng hay những trở ngại gây ảnh hưởng đến buổi hội nghị. Để hội nghị đạt hiệu quả cao, không nên có khoảng cách giữa người chủ trì và những người tham gia. Người chủ trì hội nghị cùng bàn bạc trao đổi với mọi người trước khi bắt đầu hội nghị cũng như lúc nghỉ giải lao. Trong lúc diễn ra hội nghị cần tập trung vào mục tiêu, chủ đề của hội nghị.

Chủ trì nên điều khiển hội nghị diễn ra theo đúng giờ và đảm bảo thời gian để góp phần làm nên thành công cho hội nghị. Trường hợp những người có đóng góp quan trọng cho hội nghị đến trễ, nên linh hoạt thay đổi chương trình để hội nghị không bị đình trệ. Lúc mở đầu hội nghị, người chủ trì phải giới thiệu ngắn gọn và đầy đủ tên, chức danh, cơ quan những người tham gia. Theo tiếp phần này là lời cảm ơn và nêu mục đích hội nghị. Tránh có giọng nói thiếu nhiệt quyết, điều này sẽ làm cho hội nghị thất bại.

Trong trường hợp không khí hội nghị sôi nổi, có nhiều người đóng góp ý kiến quá dài thì nên gợi ý cho họ trao đổi lúc cuối hội nghị. Trường hợp này nên sắp xếp lại thời gian từng phần, phần nào nên kéo dài phần nào nên rút ngắn. Thông báo cho người tham gia biết được nội dung thay đổi và hội nghị sẽ kéo dài bao lâu.

Chủ trì hội nghị là điều khiển hội nghị diễn ra theo đúng các mục trong chương trình đã định. Mỗi đề mục tiến hành theo các bước sau:

Giới thiệu đề mục

Mỗi đề mục nên giới thiệu cho cử tọa biết nội dung dự thảo. Chỉ ra sự tách biệt từng chương mục trong chương trình, không chuyển qua mục mới trước khi kết thúc phần trước.

Điều khiển thảo luận 

Phải tạo điều kiện cho mọi người cùng tham gia thảo luận, không nên để một người nói quá dài. Chủ trì hội nghị phải nắm được chỗ nào là phần trọng tâm của hội nghị và phải bảo đảm rằng phần đó được bàn bạc sâu hơn. Động viên và tạo cơ hội cho mọi người tham gia hội nghị phát biểu để nắm được những cảm nhận của họ. Có thể hỏi hoặc nêu câu gợi ý để họ bày tỏ quan điểm hoặc lập luận vấn đề.

Kết luận sơ bộ

Sau phần bàn thảo từng mục thì chủ trì hội nghị nên tóm lại ý chính. Nếu vấn đề chưa được làm rõ, sau đó cần có thời gian để làm sáng tỏ.

Lấy biểu quyết

Nếu cần có thể cho biểu quyết lấy ý kiến từng mục để có được kết luận sau cùng.

Không khí cuộc họp có thể thay đổi từ trạng thái thân thiện sang trang thái đối nghịch giữa những ý kiến và suy nghĩ trái ngược nhau của người tham gia. Nếu không khí hội nghị trở nên căng thẳng thì người chủ trì mạnh dạn điều khiển hội nghị trở lại không khí ban đầu (thí dụ: nếu trong hội nghị có phân cực trong thảo luận thì chủ trì hội nghị tìm cách dẫn dắt trở lại trọng tâm vấn đề). Cố gắng giới hạn những ý kiến làm gián đoạn hoặc đi xa vấn đề, nhiều ý kiến cắt ngang sẽ làm cho hội nghị không theo chương trình và dẫn đến tình trạng có nhiều nhóm nhỏ thảo luận riêng. Để đảm bảo cho người nói được lưu loát và hết ý của họ thì chủ trì nên cắt những ý kiến cắt ngang đó.

Một điều rất quan trọng là người tham dự có đóng góp thiết thực những ý kiến của họ cho hội nghị không. Chủ trì hội nghị nên gợi ý cho họ đóng góp vào những gì mà hội nghị cần.

Chủ trì hội nghị phải nắm chắc tất cả các đề mục trong chương trình đã được thảo luận và quan điểm của người tham dự. Chủ trì hội nghị tóm tắt từng mục và trình bày phần nổi bật được thống nhất sau khi thảo luận. Tiếp theo, phải chắc rằng là mọi người đều nắm được và thông hiểu hết các mục. Kết thúc hội nghị, người chủ trì nhấn mạnh lại những gì mà hội nghị đạt được và có lời cám ơn đến người tham dự

Vai trò của người chủ trì hội nghị (cho những người có cùng trình độ) như là một người trình bày sự kiện của một vấn đề, cần xác định được những mấu chốt của vấn đề và đưa ra hướng giải quyết. Ý kiến phải hấp dẫn hội nghị, không nên có những ý kiến chủ quan, trừ những trường hợp được yêu cầu. Nếu xảy ra trường hợp tranh cải giữa các thành viên thì nên giữ vững quan điểm và trình bày những hiểu biết của mình về vấn đề một cách nhẹ nhàng và trân trọng. Người chủ trì hội nghị không nên tham gia vào cuộc tranh cải giữa các thành viên để đảm bảo tính khách quan trong giải quyết vấn đề.

Vai trò của chủ trì hội nghị cho những người không cùng trình độ là tạo cơ hội để mọi người tự tin cùng tham gia thảo luận, bàn bạc. Khi có những ý kiến đóng góp thì nên ưu tiên cho những người có trình độ thấp hơn phát biểu trước, để họ không cảm thấy e dè hoặc là ý kiến của họ đã có người có trình độ cao hơn bao trùm.

Người chủ trì hội nghị đóng vai trò chủ đạo và khéo léo dẫn dắt các thành viên bàn thảo sâu vào trọng tâm của vấn đề. Điều khiển chương trình theo hướng tích cực, tạo điều kiện cho các thành viên phát biểu nhiều ý kiến, đóng góp xác thực cho nội dung của vấn đề.