Chi phí tiền lương hợp lý cần những giấy tờ gì

Chi phí tiền lương

Chi phí tiền lương là một trong những khoản chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn đối với một doanh nghiệp.

Có nhiều khi chi phí tiền lương của DN thực tế chi ra chi trả cho nhân viên hay công nhân công trình đối với các công ty xây dựng. Nhưng do kế toán chuẩn bị hồ sơ chưa chặt chẽ dẫn đến vấn đề khi quyết toán một số chi phí tiền lương trong tổng phần lương của doanh nghiệp bị cơ quan thuế gạt bỏ ma không giải trình được.

Vậy để chi phí tiền lương được coi là hợp lý các bạn cần chuẩn bị những hồ sư như sau:

1. Các hồ sơ chung về chi phí tiền lương của doanh nghiệp

• Thỏa ước lao động tập thể
• Quy chế nội bộ của công ty-> Trong quy chế này nêu rõ các nội dung sau:

+ Về tiền lương, các khoản phụ cấp theo lương

+ Về tiền thưởng

+ Về tiền trang phục cho nhân viên

• Lập hợp đồng lao động cho nhân viên. Trong hợp đồng lao động ghi rõ các khoản lương, thưởng, và phần tăng lương nhưng phải đảm bảo khớp với thỏa ước lao động tập thể và quy chế nội bộ của công ty đề ra.
• Quyết định tăng lương

2. Các hồ sơ cụ thể về chi phí tiền lương

• Bảng chấm công: Đối với bảng chấm công các bạn chấm trừ ngày chủ nhật của tháng đó ra.

Bảng chấm công là cơ sở để lập bảng lương

• Bảng lương: Bảng lương tùy tình hình thực tế của DN để các bạn lập sao cho phù hợp với thực trạng DN. Trong bảng lương các nhân viên, công nhân phải ký xác nhận đầy đủ.

Chữ ký trong các hồ sơ liên quan với nhau của từng nhân viên phải khớp với nhau.

• Phiếu chi lương
• Nếu thanh toán qua ngân hàng thì cần có bảng chứng từ thanh toán qua ngân hàng kèm với danh sách chi lương cụ thể.

3. Các hồ sơ đi kèm về chi phí tiền lương

• Hồ sơ của người lao động. Đối với các lao động ký hợp đồng dài hạn thì cần phải có hồ sơ đầy đủ ( bản sao công chứng) . Trong đó cần nhất là sơ yếu lý lịch và một số hồ sơ đi kèm.
• Chứng minh thư phô tô công chứng – nếu là nhân công dưới công trình.
• Mẫu cam kết làm việc duy nhất 1 nơi: Mẫu 02/CK-TNCN theo thông tư 92/2015.
• Mẫu giấy ủy quyền.
• Quyết toán thuế TNCN cuối năm:

Lưu ý Chỉ tiêu số 11 trên bảng QT TNCN trùng với chỉ tiêu phát sinh có trên TK 334.

• Hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân
• Danh sách nhân viên: Ghi rõ các thông tin: Họ và tên, Ngày sinh, Ngày cấp , nơi cấp, số điện thoại, Mã số thuế cá nhân.
• Các chứng từ nộp thuế TNCN nếu có
• Tờ khai TNCN theo tháng, quý – nếu có.

4. Đối với hợp đồng giao khoán nhân công cần các nội dung

• Hợp đồng giao khoán
• Biên bản nghiệm thu – Thanh lý và thanh toán hợp đồng
• Biên bản bàn giao
• Hóa đơn của những cá nhân nhận giao khoán.

5. Đối với những nhân viên thử việc cần có

• Quyết định của giám đốc công ty cho từng người vào công ty thử việc
• Hợp đồng thời vụ ( chỉ dc ký hợp đồng thử việc nhỏ hơn 3 tháng)
• Phiếu chi lương nếu tiền lương bé hơn 2 triệu đồng/1 tháng thì không cần chứng từ khấu trừ thuế cho thu nhập vãng lai.
• Bản cam kết 02/CK-TNCN
• Trong trường hợp thu nhập từ 2.000.000đ/1 tháng trở lên phát sinh vãng lai thì ngoài các hồ sơ trên khi khấu trừ thuế TNCN 10% của họ thì DN cấp cho họ 1 chứng từ khấu trừ thuế .

Đối với chứng từ khấu trừ này bạn mua tại cơ quan thuế cấp.

Xem thêm: Công việc của kế toán tiền lương bao gồm những gì