Cán bộ quản lý và công tác cán bộ

Khái niệm cán bộ quản lý.

Có hai định nghĩa cán bộ quản lý như sau:

+ Định nghĩa 1: Cán bộ quản lý là những người thực hiện những mục tiêu nhất định thông qua những người khác.

+ Định nghĩa 2: Cán bộ quản lý là những người có thẩm quyền ra quyết định dù là được phân quyền hay uỷ quyền.

Phân loại cán bộ quản lý.

Trong doanh nghiệp, cán bộ quản lý có thể phân chia theo nhiều tiêu chí như sau:

* Theo cấp bậc quản lý:

Theo cấp bậc quản lý thì trong doanh nghiệp, cán bộ quản lý được phân chia thành: cán bộ quản lý cấp cao, cán bộ quản lý cấp trung và cán bộ quản lý cấp cơ sở.

- Cán bộ cấp cao: Là những người có quyền ra các quyết định mang tính chiến lược.

Trong thực tế, những người có ảnh hưởng lớn tới các quyết định mang tính chiến lược cũng được coi là cán bộ quản lý cấp cao.

- Cán bộ quản lý cấp trung: Là những người có thảm quyền ra các quyết định chiến thuật. Những quyết định chiếm thuật là những quyết định có liên quan đến những bộ phận, phân hệ của hệ thống.

- Cán bộ quản lý cấp cơ sở: Là những người có thẩm quyền ra các quyết định mang tính tác nghiệp cho những đơn vị cơ sở của hệ thống.

* Phân chia theo lĩnh vực quản lý có: Cán bộ quản lý Marketing, cán bộ quản lý nhân sự, cán bộ quản lý sản xuất, cán bộ quản lý tài chính...

- Cán bộ quản lý Marketing: Là những người có quyền ra các quyết định về chiến lược Marketing và các kế hoạch tác nghiệp.

- Cán bộ quản lý nhận sự: Là những người có quyền ra các quyết định mang tính chiến lược về lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực, tập thể lao động, phân tích nguồn nhân lực và kế hoạch tác nghiệp.

- Cán bộ quản lý sản xuất: Là những có thẩm quyền ra các quyết định mang tính tác nghiệp và các chiến lược sản phẩm, ngân quỹ phi tiền tệ.

- Cán bộ quản lý tài chính: Là những người có quyền ra các quyết định chiến lược về nguồn lực tài chính, ngân sách...

* Theo chức năng của cán bộ quản lý thì cán bộ quản lý được chia làm 3 loại:

- Cán bộ lãnh đạo: Là người đứng đầu hệ thống, có một chức danh nhất định. Chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách.

- Các chuyên gia: Là những người nằm trong bộ máy quản lý có trình độ chuyên môn sâu trong một lĩnh vực nào đó.

Một chuyên gia có chức năng nhiệm vụ như sau:

+ Thực hiện quá trình thông tin trong đó cơ bản là phân tích thông tin.

+ Tham gia xây dựng các phương án quyết định, đề xuất kiến nghị về lựa chọn phương án tối ưu.

+ Giúp cán bộ lãnh đạo chỉ đạo, thực hiện quyết định.

+ Có thể được ra quyết định khi được cấp trên uỷ quyền.

- Nhân viên: là những người đảm bảo vật chất, thông tin cho cho hai loại cán bộ nói trên.

Yêu cầu đối với cán bộ quản lý.

Về vị trí:

Cán bộ quản lý phải đạt được các tiêu chuẩn chung về các tiêu chuẩn cao hơn như tư duy mới về chính trị, có tinh thần trách nhiệm cao.

Về chuyên môn.

Cán bộ quản lý phải hiểu được công việc, nắm vững chuyên môn mà mình phụ trách.

Về năng lực tổ chức.

Có khả năng hiểu con người, biết giao việc, có khả năng tập hợp được người dưới quyền và có khả năng gây ảnh hưởng và lựa chọn các phương pháp lãnh đạo để có thể đi đến mục tiêu của tổ chức.

Về đạo đức.

Người lãnh đạo, cán bộ quản lý phải có xu hướng đúng, biết tôn trọng con người, có văn hoá, công bằng, chí công vô tư.

* Ở Việt Nam, luật doanh nghiệp Nhà nước (20/4/1995) Điều 32₡ và 39 đã quy định rõ tiêu chuẩn của giám đốc và thành viên hội đồng quản trị đối với doanh nghiệp nhà nước như sau:

"Thành viên Hội đồng quản trị phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:

• Là công dân Việt Nam, thường trú tại Việt Nam.
• Có sức khoẻ, có phẩm chất đạo đức, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật.
• Có trình độ, có năng lực kinh doanh và tổ chức quản lý doanh nghiệp.
• Không đồng thời đảm nhiệm các chức vụ lãnh đạo trong bộ máy Nhà nước.
• Chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc hoặc giám đốc không được thành lập hoặc giữ các chức danh quản lý, điều hành doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH, Công ty cổ phần và không được có quan hệ hợp đồng kinh tế đối với các doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH, Công ty cổ phẩn do vợ, chồng, bố, mẹ, con giữ các chức danh quản lý điều hành..."

Tuyển chọn cán bộ.

Yêu cầu của tuyển chọn cán bộ vào làm việc trong doanh nghiệp.

- Tuyển những cán bộ có trình độ chuyên môn cần thiết, có thể làm việc đạt tới năng suất lao động cao, hiệu quả suất công tác tốt.

- Những cán bộ được tuyển phải là người có kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việc, với doanh nghiệp.

- Tuyển những cán bộ có sức khoẻ, làm việc lâu dài trong doanh nghiệp với nhiệm vụ được giao.

Các bước tuyển chọn cán bộ:

Việc tuyển chọn được tiến hành theo một quy trình chặt chẽ bao gồm một số phương pháp và kỹ thuật khác nhau và theo nhữn bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định rõ những công việc trong doanh nghiệp và mô tả những công việc đó về đặc điểm kỹ thuật, tiêu chuẩn làm việc đối với mỗi vị trí.

Bước 2: Chuẩn bị báo cáo về tình hình cán bộ. Tất cả những người đứng đầu đơn vị nộp cho người quản lý nhân sự một bản sao báo cáo dự kiến tình hình nguồn cán bộ cho giai đoạn tới theo thời gian đã quy định.

Bước 3: Thông báo những yêu cầu đối với người xin việc và thông báo mọi điều kiện cần thiết cho người xin việc về lương, sự bố trí sắp xếp lại hay là bổ sung thêm, người xin việc sẽ nộp đơn tới phòng quản lý nhân sự (phòng tổ chức cán bộ).

Bước 4: Tuyển mộ những người xin việc đúng chất lượng theo những quy định về điều kiện cần thiết khi tuyển mộ.

Bước 5: Phát đơn xin việc.

Bước 6: Tiếp nhận người xin việc.

Bước 7: Thực hiện những trắc nghiệm về việc làm.

Bước 8: Kiểm tra vốn kiến thức của người xin việc và những vấn đề liên quan đến cá nhân.

Bước 9: Phỏng vấn người xin việc.

Bước 10: So sánh người xin việc với yêu cầu tuyển người làm việc.

Bước 11: Đánh giá cuối cùng về người xin việc.

Bước 12: Cấp trên hay người đứng đầu đơn vị thực hiện bước lựa chọn cuối cùng.

Bước 13: Kiểm tra sức khoẻ người xin việc.

Bước 14: Thuê những người xin đã được lựa chọn.

Bước 15: Giới thiệu cho người mới vào làm việc tình hình và phương hướng hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 16: Các công việc tiếp theo.

Ở bước này, phòng quản lý nhân lực theo dõi chặt chẽ người mới được tuyển. Người mới được tuyển phải qua một thời gian thử thách sau đó được tuyển dụng một cách chính thức vào một vị trí nhất định.

Các phương pháp tuyển chọn.

Để tuyển chọn cán bộ được chính xác, đạt được yêu cầu đặt ra, người ta thường dùng 2 phương pháp cơ bản là:

Phương pháp trắc nghiệm (tests)

Phương pháp này được sử dụng nhằm:

- Trắc nghiệm trí thông minh, trình độ văn hoá, khả năng thích nghi.

- Trắc nghiệm về kỹ năng, kỹ xảo.

- Trắc nghiệm về sự quan tâm, sự thích thú về một cái gì đó.

- Trắc nghiệm về nhân cách.

Phương pháp phỏng vấn.

Phương pháp trắc nghiệm được thực hiện trên giấy, và vì vậy có thể chưa đánh giá được con người một cách hoàn toàn chính xác. Để đánh giá chính xác hơn nữa người ta sử dụng phương pháp phỏng vấn, đối thoại trực tiếp bao gồm phỏng vấn ban đầu và phỏng vấn đánh giá.

Phỏng vấn ban đầu nhằm loại trừ ngay những người mà ta thấy ngay rằng họ không đủ tiêu chuẩn.

Phỏng vấn đánh giá được tiến hành để duyệt lại tất cả mọi vấn đề thuộc về khả năng của người xin việc từ đó so sánh và lựa chọn người thích hợp nhất.

Sử dụng cán bộ.

Trong một tổ chức doanh nghiệp, quản lý tức là quản lý con người do vậy đây là hoạt động rất phức tạp. Để sử dụng cán bộ một cách có hiệu quả nhất thì trước hết người quản lý phải xác định được động cơ, mục tiêu của đối tượng.

Động cơ trả lời câu hỏi: Vì sao cấp dưới lại hành động?

Mục tiêu trả lời câu hỏi: Đối tượng muốn gì?

Nhà quản lý phải làm thế nào để tạo ra và duy trì động cơ.

Thứ hai, nhà quản lý phải có quyền lực và thứ ba là phải có nghệ thuật đối nhân xử thế.

Di chuyển cán bộ.

Thuyên chuyển :

Mục đích của thuyên chuyển cán bộ là nhằm kích thích khả năng hoạt động một cách đa dạng, linh hoạt đồng thời đáp ứng những đòi hỏi cần thiết về tổ chức. Mục đích cốt yếu của việc thuyên chuyển là nâng cao tính hiệu quả trong việc đạt tới các mục tiêu.

Để thuyên chuyển cán bộ đạt hiệu quả, cần phải quản lý việc thuyên chuyển tức là phải lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thuyên chuyển.

Thuyên chuyển cán có thể chỉ là thuyên chuyển tạm thời, hoặc vĩnh viễn thuỳ theo yêu cầu, mục đích thuyên chuyển.

Đề bạt:

- Đề bạt là sự thăng tiến của một người lao động tới một công việc tốt hơn kèm theo đó là trách nhiệm lớn hơn uy tín, kỹ xảo cao hơn, được trả lương cao hơn, thời gian lao động, điều kiện làm việc tốt hơn.

Mục đích của đề bạt nhằm: Củng cố sự trung thành của cán bộ đối với tổ chức, thưởng công cho năng lực, kỹ xảo, phẩm chất người lao động; khuyến khích người lao động phục vụ tốt nhất theo khả năng của mình; giảm bớt sự biến động lao động.

- Các hình thức đề bạt:

Có 2 hình thức đề bạt sau:

+ Đề bạt thẳng trong bộ phận: là việc đề bạt từ một bộ phận nào đó đến một cấp bậc tiếp theo trong cùng một bộ phận.

+ Đề bạt ngang: Là việc đề bạt từ một cương vị trong một bộ phận đến cương vị cấp bậc cao hơn hoặc đến cương vị tương đương ở một bộ phận khác.

Trả công cho cán bộ.

Các nguyên tắc trả công cho cán bộ:

• Tiền lương phải đảm bảo tái sản xuất mở rộng sức lao động.
• Tiền lương phải dựa trên cơ sở thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động.
• Tiền lương cho người lao động phải phụ thuộc vào hiệu quả hoạt động của người lao động và hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Hình thức trả công cho cán bộ.

Đối với cán bộ quản lý, các doanh nghiệp thường áp dụng hình thức trả công theo thời gian.

Hình thức trả công theo thời gian gắn thu nhập của mỗi người với kết quả lao động mà họ đã đạt được trong thời gian làm việc.

Hình thức trả công này gồm hai chế độ. Theo thời gian đơn giản và theo thời gia có thưởng.

- Chế độ trả công theo thời gian đơn giản: là chế độ trả công mà tiền công nhận được của mỗi người công nhân do mức lương cấp bậc cao hay thấp và thời gian thực tế làm việc nhiều hay ít quyết định.

Chế độ này chỉ áp dụng ở những nơi khó xác định mức lao động chính xác, khó đánh giá công việc thật chính xác và có 3 loại cơ bản là lương giờ, lương ngày và lương tháng.

- Chế độ trả công theo thời gian có thưởng: là sự kết hợp giữa chế độ trả công theo thời gian đơn giản với tiền thưởng khi đạt được những chỉ tiêu về số lượng hoặc chất lượng đã qui định.

Chế độ trả công này không những phản ánh trình độ thành thạo và thời gian làm việc thực tế mà còn gắn chặt với thành tích công tác của từng người thông qua các chỉ tiêu xét thưởng đã đạt được vì vậy nó có tác dụng động viên, khuyến khích .

Phát triển cán bộ.

Nội dung của phát triển cán bộ.

Phát triển cán bộ là một loại hoạt động có tổ chức được điều khiển trong một thời gian khó xác định và nhằm đem đến sự thay đổi nhân cách. Trong đó có 3 hoạt động khác nhau là: Đào tạo, giáo dục và phát triển.

Ba bộ phận hợp thành của phát triển và đào tạo nguồn nhân lực là cần thiết cho sự thành công của tổ chức và sự phát triển của tiềm năng con người.

Các doanh nghiệp tiến hành phát triển và đào tạo nguồn nhân lực vì 3 lý do đó là:

- Để chuẩn bị và bù đắp vào những vị trí bị thiếu.

- Để chuẩn bị cho những người lao động Thực hiện những trách nhiệm và nhiệm vụ mới.

- Để hoàn thiện khả năng của người lao động.

* Ta thấy rằng chi phí thực tế của phát triển và đào tạo nguồn nhân lực không phải chỉ có chi về tài chính ( chi bằng tiền ) mà còn bao gồm cả chi phí cơ hội.

Nguyên tắc mục đích phát triển cán bộ.

* Nguyên tắc:

Phát triển cán bộ dựa trên 4 nguyên tắc cơ bản sau:

- Con người sống hoàn toàn có nhân lực để phát triển. Mọi người trong tổ chức đều có năng lực phát triển và cố gắng thường xuyên phát triển để giữ vững sự tăng trưởng của doanh nghiệp cũng như cá nhân .

- Mọi người đều có giá trị riêng và có khả năng đóng góp sáng kiến.

- Kết hợp giữa lợi ích cá nhân và lưọi ích của tổ chức.

- Phát triển cán bộ là một sự đầu tư sẽ sinh lợi đáng kể.

* Mục tiêu: Sử dụng tối đa nguồn nhân lực là mục đích của phát triển nguồn nhân lực. Đào tạo cán bộ là để họ chuẩn bị thực hiện chức năng, nhiệm vụ tốt hơn, am hiểu hơn về công việc của họ. Mục tiêu cuối cùng là đạt được hiệu quả cao về tổ chức.

Hoàn thiện công tác cán bộ.

Cơ sở của việc hoàn thiện công tác cán bộ.

Cũng như việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy, hoàn thiện công tác cán bộ là một bộ phận, một phần của công tác hoàn thiện bộ máy quản lý.

Để một bộ máy quản lý doanh nghiệp hoạt động đạt được hiệu quả cao thì các bộ phận của bộ máy đó phải hoàn hảo. Ta thấy yếu tố tác động một cách trực tiếp, cơ bản đến hiệu quả hoạt động của bộ máy là đội ngũ cán bộ của bộ máy.

Quan điểm triết học đã chỉ ra rằng mọi sự vật hiện tượng đều có xu hướng vận động đi lên và do đó cán bộ quản lý cũng không nằm ngoài qui luật này.

Cùng với sự phát triển chung của xã hội, các lý thuyết, kinh nghiệm, cách thức quản lý doanh nghiệp thay đổi và do vậy nếu đội ngũ cán bộ trong bộ máy của một doanh nghiệp không phát triển, hoàn thiện mình thì sẽ không thể đáp ứng được những yêu cầu mới và từ đó sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả kinh doanh.

Ở việt nam, trong bộ máy quản lý doanh nghiệp ( Đặc biệt là trong các doanh nghiệp nhà nước ) do ảnh hưởng của cơ chế cũ nên còn nhiều bất cập trong công tác cán bộ cả về tuyển dụng, sử dụng di chuyển, trả công và phát triển cán bộ. Do vậy để bộ máy quản lý doanh nghiệp ở việt nam hoạt động có hiệu quả nhằm cạnh tranh được với các nước trong khu vực và trên thế giới thì cần làm tốt hơn nữa công tác cán bộ mà cụ thể là phải hoàn thiện công tác cán bộ về mọi mặt như tuyển dụng, di chuyển, trả công và đào tạo cán bộ.

Quá trình hoàn thiện công tác cán bộ.

Để hoàn thiện công tác cán bộ, cần phải thực hiện các công việc cơ bản sau:

- Nghiên cứu đội ngũ cán bộ hiện có .

Để nghiên cứu đội ngũ cán bộ hiện có, cần phải có danh sách thống kê đội ngủ cán bộ từ đó đánh giá năng lực của từng cán bộ .

Phân tích khối lượng công tác thực tế của từng cán bộ từ đó phát hiện những khâu yếu trong việc phân bố khối lượng công việc quản lý.

Phân tích tình hình phân định chức năng, kết quả của việc thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân và các mối quan hệ .

Phân tích tình hình tăng giảm sản lượng và tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp so với nhân viên trực tiếp sản xuất.

Phân tích sự phù hợp giữa năng lực cán bộ với yêu cầu công việc

Phân tích điều kiện làm việc, hợp lý hoá lao động của cán bộ và nhân viên quản lý.

Từ những phân tích trên sẽ rút ra được những kết luận cần thiết nhằm xác định mục tiêu và phương hướng hoàn thiện công tác cán bộ sau đó tiến hành quản lý việc hoàn thiện công tác cán bộ theo quá trình quản lý.