Cách viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp – P1

Bài viết hôm nay, chúng ta sẽ đến với các kĩ năng viết mail bằng tiếng anh trong công việc, khi xin việc, trong thương mại và những lỗi cần tránh, những từ viết tắt thông dụng khi biết email tiếng anh chuyên nghiệp và đầy đủ nhất.

Vậy email trong tiếng Anh có mấy cách viết? Có 2 loại email cơ bản trong tiếng anh là: “Formal email” và ‘Informal email”.

- Fomal mang nghĩa là trang trọng, email loại này thường là email xin việc, email phàn nàn, khiếu kiện, email quảng cáo của công ty,..

- Informal thì mang nghĩa là những email viết cho gia đình, bạn bè, những người có quan hệ thân thiết, gần gũi và không cần khách sáo, câu chữ văn vẻ.
 

Cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp (Nguồn: bbend)

Cách viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh là như thế nào?

Một bức thư email tiếng Anh có phong cách chuyên nghiệp, dành cho cả fomal (trang trọng) và informal (không trang trọng)  bao gồm 3 phần chính: Mở đầu (Beginning), Thân (Body) và Kết thúc (Ending) với các bước lần lượt thể hiện nội dung trong :

- Greeting (Chào hỏi)

- Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)

- Introduction (Giới thiệu)

- Main point (Nội dung chính)

- Concluding sentence (Kết thúc email)

- Signing off

Cách viết Formal Email

1. Phần mở đầu

- Mở đầu thư bằng một lời chào.

+ Ví dụ: Dear Mr. James/ Dear Mrs. Potter/ Dear Miss Weasly.

Dear Sir/ Dear Madam (sử dụng cách này trong trường hợp bạn không biết người nhận thư sẽ là nam hay nữ thì hãy viết chung Dear/Dear Dr. Severus/ Dear Captain Black…)

: Nếu bạn sử dụng Mrs hoặc Miss khi gửi thư cho phụ nữ thì phải chắc chắn rằng người đã lập gia đình hay chưa. Và nhớ là không sử dụng “first name” trong trường hợp này.

2. Phần thân

- Nếu bạn đang viết email trả lời cho ai đó.

+ Ví dụ: có khách hàng gởi mail để hỏi về sản phẩm của công ty bạn và bạn đang viết email hồi đáp, bạn có thể nói “Thanks for contacting Samsung Corporate”. Hoặc công ty tuyển dụng mà bạn đã nộp hồ sơ vào, gửi lại email để xác nhận một số thông tin của bạn, bạn hãy nói “Thank you for replying my email. I am very happy to receive your email.”

- Việc bạn “Thank you - Cảm ơn” hoặc nói “Tôi lấy làm vui mừng khi nhận được email của bạn - I am very happy to receive your email” làm người đọc cảm thấy thoải mái và cảm giác được tôn trọng, đồng thời làm cho bạn trở nên lịch sự hơn

- Đi vào mục đích chính của email: Nhanh chóng đi vào mục đích chính của email rồi chuyển đến các phần khác. Bởi vì bạn đang viết email, nên luôn nhớ, mọi khi khi đọc email đều muốn độc nội dung của email một cách nhanh chóng, email viết ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu.

- Nếu bạn là người chủ động viết email, thì không cần có các dòng cảm ơn ở trên, thay vào đó bạn có thể viết theo các mẫu câu sau:

* I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of secretary/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces (Tôi viết thư để đặt trước phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí thư ký/ để xác nhận việc đặt trước vé/ để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn)

* I am writing with regard to the sale of Samsung Smartphone/ to the complaint you made on 29th February (Tôi viết thư này liên quan đến việc bán sản phẩm điện thoại thông minh Samsung/ để giải đáp những phàn nàn của bạn vào ngày 29 tháng Hai)

* With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that we will compensate 15% of the product for you (Liên quan đến cuộc thảo luận trên điện thoại của chúng ta vào ngày thứ sáu, tôi muốn cho bạn biết rằng chúng tôi sẽ bồi thường 15% giá trị sản phẩm cho bạn)
Một số cấu trúc câu cơ bản bạn có thể sử dụng để luyện viết email bằng tiếng Anh

* Making a request/ asking information (Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin)

- Ví dụ:

+ Could you please let me know if you can attend our aniversary party 9th/ if you are available for a meeting on 21st January? (Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc kỉ niệm lần thứ 9 của chúng tôi/ nếu bạn có thể tham dự cuộc họp vào ngày 21 tháng Giêng)

+ I would appreciate it if you could please send me a brochure/ if you could please reply within three days. (Tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể vui lòng gửi cho tôi cuốn sách quảng cáo nhỏ/ nếu bạn có thể vui lòng trả lời cho tôi trong vòng 3 ngày)

+ Please let me know how much the tickets cost and promotions (Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mãi)
 

Viết email tiếng Anh trở nên chuyên nghiệp (Nguồn: Mykp)

Cùng đón xem phần tiếp theo của bài viết để biết đầy đủ hơn về cách viết email trong tiếng Anh nha!

Nguồn Academy.