5 bước giúp bạn viết một bức email chuyên nghiệp

Sử dụng từ ngữ và trình tự như thế nào để người nhận cảm thấy được tôn trọng và hài lòng? Hãy cùng tham khảo 5 lưu ý giúp bạn soạn một bức email chuyên nghiệp hơn.​​

Luôn luôn bắt đầu bằng lời chào

Cách mở đầu trong email thường gặp nhất là “Dear Ms./Mrs/Mr. + họ của người nhận” Nhưng trong trường hợp bạn không biết tên của người nhận email, hãy sử dụng lời chào mở đầu “Dear Sir/Madam”.

Cám ơn người nhận ở đầu email

Cho dù bạn đang viết email cho bất kỳ ai, nhà tuyển dụng, cấp trên hay khách hàng thì lời cám ơn sẽ là một tín hiệu cho thấy thiện ý và chân thành kính trọng của bạn. Ví dụ: “Thank you for your contact”, “Thank you for getting back to me” 
Khi mà bạn đang trả lời một email phản hồi. Sự cám ơn ngay phần đầu email là một việc nên làm, vì nó giúp người đọc cảm thấy thoải mái từ bạn từ bạn ấn tượng với đối tác.
 

Thank you.( Nguồn tomyumtumweb)

Nội dung rõ ràng

Sau khi bắt đầu các bước trên, bạn hãy đề cập đến mục đích của mình ngay. Vì điều này sẽ giúp email đi thẳng vào vấn đề chính, rõ ràng, tránh lan man và cũng tiết kiệm thời gian của cả bạn và người đọc email. Ví dụ như “I am writing to enquire about…” (Tôi viết thư này để hỏi về việc…) hoặc “I am writing in reference to …” (Tôi viết email này để tham khảo về việc…)
Sau câu đầu tiên về mục đích trong lá thư, có thể bạn chuyển hẳn sang các nội dung chính của email. Nên nhớ sử dụng các câu ngắn gọn, rõ ràng, một nghĩa.
Lưu ý: Email trang trọng trong công việc nên hạn chế việc viết tắt, ví dụ: thay vì viết “I’m writing to…” bạn hãy dùng “I am writing to…”. Chú ý chính tả cũng như ngữ pháp khi viết email.

Dùng lời cảm ơn để kết thúc

Kết thúc email , thì một lời không thể không có. ĐIều này sẽ giúp email của bạn trang trọnng và đầy thành ý hơn như một emai chuyên nghiệp.
Ví dụ: “Thank you for your reading and cooperation” (Cám ơn bạn đã đọc email và sự hợp tác của anh/chị); “Thank you for your consideration” (Cám ơn vì bạn xem xét lời đề nghị này)
Cuối cùng, bạn có thể thêm vào các mẫu câu như “If you have any questions about this, let’s contact with our” (Nếu anh có bất kỳ thắc mắc về điều này, hãy liên lạc ngay cho chúng tôi) hoặc “I look forward to hearing from you as soon” (Tôi chờ đợi sự hồi âm sớm từ chị).

Dùng một từ trang trọng ở trước chữ ký

Phần kết thúc email nên sử dụng “Best regards”, “Sincerely”, hoặc “Thank you” để tạo ra sự chuyên nghiệp. Nên tránh sử dụng “Best wishes” hoặc “Cheers” trong email công việc. Bước cuối cùng, hãy đảm bảo bạn đã đọc lại email lần cuối trước khi gửi để chắc chắn là không bỏ sót lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào.
 

Kết thúc email.(Nguồn: thoibao)

Nguồn wall street english