Tổ chức hệ thống chứng từ sổ sách kế toán doanh thu

Những chứng từ chủ yếu được sử dụng trong khoản mục này bao gồm:

• Đơn đặt hàng của khách hàng, hợp đồng đã kí kết về bán hàng và cung cấp dịch vụ. Đây là những yêu cầu của khách hàng hoặc những thỏa thuận giữa doanh nghiệp và khách hàng về loại hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp có khả năng cung cấp cho khách hàng, các văn bản này đồng thời cũng là cơ sở pháp lý ràng buộc cả hai bên.
• Chứng từ tiêu thụ: Là loại chứng từ độc lập vào lúc giao hàng, chỉ số mẫu mã của hàng hóa, số lượng giao và các số liệu khác, được dùng như một cách tính tiền của người mua.
• Phiếu tiêu thụ: Là loại chứng từ dùng để ghi sổ mẫu mã, số lượng và các thông tin liên quan đến khách hàng đặt mua.
• Hóa đơn GTGT ( mẫu số 01/GTKT – 3LL và 01/GTKT – 2LK ) là chứng từ của đơn vị bán xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hóa cho người mua.

• Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ của đơn vị bán xác nhận mẫu mã, số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm hàng hóa cho người mua. Hóa đơn bán hàng là căn cứ để người bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, là chứng từ cho người mua vận chuyển hàng đi đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ kế toán.
• Bảng thanh toán đại lý: Là chứng từ phản ánh tình hình thanh toán hàng đại lý ( ký gửi ) giữa đơn vị có hàng và đơn vị nhận bán hàng. Là chứng từ để đơn vị có hàng và đơn vị nhận đại lý ký gửi thanh toán tiền và ghi sổ kế toán.
• Bản quyết toán thanh lý hợp đồng bán hàng cung cấp dịch vụ: Là chứng từ minh chứng cho việc chấm dứt một hoạt động giao dịch thương mại.
• Thẻ quầy hàng: Là chứng từ theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa trong quá trình nhập và bán tại quầy hàng, giúp cho người bán hàng thường xuyên nắm bắt được tình hình nhập, xuất, tồn quầy. Là căn cứ để kiểm tra, quản lý hàng hóa và lập bảng kê bán hàng từng ngày (kỳ).
• Các hợp đồng, khế ước tín dụng: Là các văn bản về chính sách tín dụng thương mại của công ty với khách hàng như chính sách bán hàng, phương thức bán hàng, chính sách cả…Các chứng từ, tài liệu trên đều có vai trò nhất định trong doanh thu. Việc thiết kế khối lượng chứng từ kế toán, quy trình hạch toán trên chứng từ theo chỉ tiêu hạch toán và đơn vị hạch toán cơ sở được gọi là tổ chức chứng từ kế toán và có thể được khái quát một cách chung nhất như sơ đồ 1:

Nhu cầu mua hàngKhách hàngPhòng kinh doanhThủ trưởng (hoặc KTT)Phòng kinh doanhThủ khoPhòng kinh doanhPhòng kế toánĐơn đặt hàng phiếu tiêu thụPhê chuẩn phương thức tiêu thụLập hóa đơn bán hàng, phiếu xuất khoXuất khoVận chuyển hàng hóa. Lập chứng từ vận chuyểnGhi sổ kế toán lập báo cáo hàng kỳLưu trữ và bảo quản chứng từ Sơ đồ 1: Luân chuyển chứng từ trong quá trình bán hàng

Ngoài ra cần thu thập các tài liệu và các thông tin phục vụ cho cuộc kiểm toán như: BCTC năm trước, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán năm trước; Bảng kê doanh thu theo mặt hàng, theo loại dịch vụ, theo tháng, theo từng bộ phận; Các quy định chính sách của nhà nước, của tổng công ty, của bản thuân doanh nghiệp về doanh thu như giá niêm yết, chiết khấu thương mại, giảm giá…

Kết hợp các chứng từ, doanh nghiệp sử dụng một hệ thống sổ sách kế toán để phục vụ cho việc hạch toán. Trường hợp doanh nghiệp áp dụng sổ nhật ký chung trong hạch toán bán hàng thì theo quy định về chế độ sổ sách kế toán của Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp sẽ thực hiện các sổ kế toán sau đây:

• Sổ nhật ký chung: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản tiền. Các con số tổng hợp hàng ngày ghi vào sổ này được đối chiếu với hóa đơn bán hàng. Cuối tháng, các số tổng hợp chi tiết của những sổ này sẽ được ghi vào sổ cái tài khoản.
• Sổ nhật ký thu tiền: Là sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị. Mẫu sổ này được mở riêng cho các nghiệp vụ thu tiền mặt từ hoạt động kinh doanh, doanh thu tiền mặt và tất cả các khoản thu khác bằng tiền thu tiền qua ngân hàng, cho từng loại tiền hoặc cho từng nơi thu tiền.
• Sổ nhật ký mua hàng: Là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng tồn kho của đơn vị như: Nguyên vật liệu, công cụ, hàng hóa. Sổ nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau.
• Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái để ghi chép trong một niên độ kế toán.
• Các sổ và thẻ kế toán chi tiết sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ bán hàng và theo hình thức sổ nhật ký chung.Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra của đơn vị mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được.

Ngoài nội dung về doanh thu đã nêu ở trên, thì việc tìm hiểu cụ thể về quá trình hạch toán doanh thu bán hàng cũng là yếu tố làm cơ sở cho việc kiểm toán doanh thu.Theo thông tư số 89/2002/TT – BTC của Bộ tài chính, việc hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ được hạch toán theo sơ đồ sau:

TK 3331GTGTTK 911TK 511, 512TK 111, 112, 131, ..,Kết chuyển giảm dthu hàng bán bị trả lạiKết chuyển doanh thu thuầnTK 3387Doanhthu nhận trướcthu kì nàyTK 531, 532Doanh thu Giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại

Doanh thu tiêu thụ