Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp, nó đựơc nhập – xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp có các phương pháp kiểm kê vật liệu khác nhau. Có doanh nghiệp chỉ kiểm kê vật liệu một lần trong kỳ bằng cách cân ...
Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp, nó đựơc nhập – xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp có các phương pháp kiểm kê vật liệu khác nhau. Có doanh nghiệp chỉ kiểm kê vật liệu một lần trong kỳ bằng cách cân đo, đong, đếm vật liệu tồn kho cuối kỳ ngược lại cũng có doanh nghiệp kiểm kê từng nghiệp vụ nhập xuất vật liệu.
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu trên cơ sở kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên dùng cho các tài khoản kế toán tồn kho nói chung và các tài khoản vật liệu nói riêng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật hàng hoá. Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán được xác định bất cứ lúc nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho so sánh đối chiếu với số liệu tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải truỳ tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.
Phương pháp kê khai thường xuyên thường được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.
Phương pháp kiểm kê đình kỳ là phương pháp không thực sự thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất tồn kho trên tài khoản kế toán mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và giá trị tồn kho cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ trong kho. Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất chung trên các tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho mà căn cứ vào giá trị tồn kho cuối kỳ mua nhập trong kỳ, kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp (tài khoản 611) không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng cho từng nhu cầu sản xuất khác nhau và không thể hiện được số mất mát hư hỏng. Phương pháp kiểm kê định kỳ được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ ít chủng loại vật tư với quy cách mẫu mã rất khác nhau giá trị thấp và được xuất thường xuyên.
Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho vật liệu.
Trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho vật liệu doanh nghiệp cần hai loại chứng từ bắt buộc là hoá đơn bán hàng (hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) và phiếu nhập kho. Hoá đơn bán hàng (hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) do người bán hàng lập, ghi rõ số lượng từng loại hàng hoá, đơn giá và số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán. Khi áp dụng thuế giá trị gia tăng thì trên hoá đơn do người bán lập vừa bao gồm phần mua vật liệu hàng hoá vừa bao gồm cả thuế giá trị gia tăng. Trong trường hợp doanh nghiệp thu mua vật liệu từ thị trường tự do thì doanh nghiệp phải có phiêú mau hàng thay thế cho hoá đơn bán hàng.
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập và ghi số lượng theo hoá đơn hoặc phiếu mua hàng, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhập kho và ghi số thực nhập vào số nhập kho. Như vậy phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho đã hoàn thành. Ngoài ra trong trường hợp nhập kho với số lượng các loại vật tư có tính chất lý hoá phức tạp, các loại vật tư quý hiếm hay trong quá trình nhập kho phát hiện sự khác biệt về số lượng giữa hoá đơn và thực nhập thì doanh nghiệp thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệp vật tư trước lúc nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm.
Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ xuất kho vật liệu.
Với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên thì khi xuất kho vật liệu phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mức... Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập và cùng người ký nhận vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức được lập trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất ổn định và đã lập được định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm. Số lượng nhập xuất trong tháng do thủ kho căn cứ vào hạn mức.
Tài khoản sử dụng
Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán sử dụng các tài khoản 152, 154, 621, 627, 641, 642, 412...
- Tài khoản 152: nguyên liệu, vật liệu.
Tài khoản dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế có thể mở chi tiết cho từng loại từng nhóm, thứ vật liệu là theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán.
+ Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên nhân vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, phát hiện thừa, đánh giá tăng).
Phản ánh giá trị thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ.
+ Bên có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán , xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, giảm giá được hưởng)
Phản ánh giá trị thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ.
+ Dư nợ: giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ bên cạnh đó kế toán nguyên vật liệu còn sử dụng các tài khoản 151, 131, 112, 331.
Trình tự hạch toán:
Có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Diễn giải: (1) tăng do mua ngoài
(2) hàng đi đường kỳ trước
(3) nhận cấp phát, tặng thưởng, vốn góp liên doanh
(4) thừa phát hiện kiểm kê
(5) Nhận lại vốn góp liên doanh
(6) đánh giá tăng
(7) xuất để chế tạo sản phẩm
(8) xuất cho chi phí sản xuất chung bán hàng, quản lý
xây dựng cơ bản
(9) xuất vốn góp liên doanh
(10) xuất thuê ngoài gia công chế biến
(11) thiếu phát hiện qua kiểm kê
(12) đánh giá giảm
Tài khoản sử dụng
Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ kế toán sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 611 mua hàng.
Nội dung kết cấu
Bên nợ: - Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, CCDC tồn đầu kỳ.
- Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, CCDC mau vào đầu kỳ.
Bên có: - Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, CCDC tồn cuối kỳ.
- Giá trị vật tư hàng hoá, trả lại cho người bán hoặc được giảm giá.
- Giá trị thực tế nguyên vật liệu, CCDC sản xuất trong kỳ
Tài khoản này cuối kỳ không có sổ dư và được mở chi tiết cho hai tài khoản cấp 2 sau:
TK6111. Mua nguyên vật liệu
TK 6112. Mua hàng hoá.
Trình tự hạch toán
Sơ đồ kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
