Tổ chức công nghệ thông tin/2

Trong mọi tổ chức đều có nhiều mức quản lí. Bạn có mức điều hành. Đây là những người làm các quyết định cho công ti. Bạn có quản lí cấp trung. Đây là những người làm các quyết định chiến thuật cho công ti. Rồi bạn có quản lí vận hành. Đây là những người làm các quyết định vận hành cho công ti. Rồi bạn có những người không quản lí, những người làm các công việc. Cho nên về căn bản bạn có bốn mức trong cấu trúc tổ chức của công ti.

Trong mọi công ti bạn đều có người quản lí điều hành. Người quản lí điều hành là người làm các quyết định chiến lược cho công ti. Một cách điển hình trong công ti bạn có chủ tịch công ti hay giám đốc điều hành CEO. Đây là những người làm quyết định cho công ti.

Nhưng ngày nay bạn cũng có giám đốc thông tin hay CIO. Lí do là doanh nghiệp cần công nghệ thông tin với ai đó có thể bắc cầu qua kẽ hở giữa doanh nghiệp và công nghệ thông tin. Vậy nên vai trò của người quản lí hệ thống thông tin có lí do để gần như cao ngang chủ tịch, cao ngang giám đốc điều hành. CIO thường là nhân vật số hai hay số ba trong mọi công ti, người rất quan trọng trong công ti.

Tại mức quản lí cấp trung thường bạn có hoặc phó chủ tịch hoặc giám đốc hoặc người quản lí cấp cao. Đây là những người làm các quyết định chiến thuật. Các quyết định này được làm bởi những người làm quyết định trên cơ sở hàng quí hay hàng tháng. Đây là những người kiểm soát ngân sách, kiểm soát chi tiêu, kiểm soát kinh doanh của công ti.

Với mọi giám đốc doanh nghiệp bạn cũng có giám đốc quản lí hệ thống thông tin. Đây là những người quản lí hệ thống thông tin ở mức chiến thuật. Vậy nên lần nữa với mọi vị trí bạn có trong doanh nghiệp, bạn đều có vị trí tương đương về công nghệ thông tin.

Ở quản lí vận hành, đây là những người quản lí tuyến sản xuất, người quản lí dự án. Đây là những người làm cho doanh nghiệp chạy. Bạn cũng có những người quản lí công nghệ thông tin, bạn có những người quản lí tuyến công nghệ thông tin tương đương.

Ngày nay trong mọi doanh nghiệp, từ quan điểm doanh nghiệp bạn có người quản lí, bạn cũng có người quản lí hệ thống thông tin tương đương. Vậy là bạn có một nhóm người về căn bản tương đương, những người quản lí doanh nghiệp phía này và phía kia là những người hỗ trợ cho doanh nghiệp và hỗ trợ cho chiến lược của công ti. Trong mọi công ti ngày nay, bạn có người doanh nghiệp bên cạnh người công nghệ thông tin cùng làm việc với nhau. Mọi công ti lớn nhỏ ngày nay đều được vận hành theo cách này.

Tôi hiểu rằng một số trong các bạn có thể chưa nhìn ra loại cấu trúc đó, nhưng đây là những điều đang xảy ra trên khắp thế giới. Vậy điều rất quan trọng là hiểu vai trò của cấp quản lí hệ thống thông tin. Làm sao những vai trò đó tiến hoá qua nhiều năm và chiếm vị trí rất quan trọng trong mọi công ti, trong mọi doanh nghiệp?

Quản lí hệ thông tin về căn bản có ba mức: mức điều hành, đây là CIO, giám đốc thông tin hay chủ tịch. Những người này làm các quyết định hay các quyết định chiến lược về sản phẩm và dịch vụ mà họ sẽ cung cấp cho công ti.

Mức quản lí cấp trung, đây là những phó chủ tịch, hay giám đốc hay người quản lí cấp cao. Đây là những người chăm nom các chương trình và kế hoạch cho những người điều hành cấp cao. Và rồi còn có người quản lí vận hành, đây là những người quản lí doanh nghiệp hàng ngày. Đây là những người quản lí dự án, đây là các đơn vị doanh nghiệp, đây là những người vận hành các hoạt động hàng ngày, người quản lí mọi người, các công nhân, các kĩ sư công nghệ thông tin. Đây là những người làm việc kinh doanh hàng ngày.

Hoặc bạn bán cái gì đó cho khách hàng hoặc bạn cung cấp dịch vụ cho khách hàng đều được. Bạn có hai khu vực: sản phẩm và dịch vụ là điều rất quan trọng mà sinh viên cần hiểu và phân biệt giữa hai khu vực này. Bạn tạo ra sản phẩm, sản phẩm có thể là bất kì cái gì. Và bạn cung cấp dịch vụ, dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng.

Vậy nên nếu bạn là công ti chế tạo, bạn bán cái gì đó, bạn tạo ra cái gì đó, cái đó là sản phẩm. Nhưng khi bạn cung cấp dịch vụ, bạn hỗ trợ cho việc bán hàng, bạn hỗ trợ việc bảo trì sản phẩm, họ gọi việc đó là dịch vụ.

Công nghệ thông tin là các hoạt động sẽ làm cho việc tạo ra sản phẩm và dịch vụ thành có thể, tạo khả năng cho doanh nghiệp đạt tới mục đích. Và tất nhiên mục đích của doanh nghiệp là lợi nhuận, là làm ra tiền. Nếu bạn là doanh nhân, và bạn không làm ra tiền, bạn thất bại, chứ còn sao nữa. Bạn phải đóng doanh nghiệp, bạn không thể vận hành được doanh nghiệp và mất tiền. Giá trị của doanh nghiệp là ở chỗ bao nhiêu tiền, bao nhiêu ích lợi bạn tạo ra, bao nhiêu giá trị bạn tạo ra cho doanh nghiệp.

Cho nên điều rất quan trọng là doanh nghiệp và công nghệ thông tin phải được tích hợp lại, hay gióng thẳng nhau. Chúng phải trộn lẫn nhau thành một để tạo ra ưu thế cạnh tranh cho công ti. Vì không có công nghệ thông tin doanh nghiệp vận hành theo cách rất cổ, rất không hiệu lực, rất chậm. Và tất nhiên ngày nay bạn không thể vận hành doanh nghiệp chậm được, bạn phải vận hành doanh nghiệp hai mươi bốn giờ – bẩy ngày một tuần. Bạn phải vận hành chúng rất rất nhanh, rất hiệu lực, cho nên bạn thực sự cần tới công nghệ thông tin.

Bạn không thể nói công nghệ thông tin phải hỗ trợ cho tôi, bạn phải nói công nghệ thông tin và hệ thống doanh nghiệp phải làm việc cùng nhau, phải tích hợp đầy đủ. Đó là việc doanh nghiệp và công nghệ thông tin phải là một phần của nhau, phải đứng cạnh nhau. Để làm được điều đó, vì công ti sẽ tạo ra sản phẩm, bán sản phẩm và rồi tạo ra dịch vụ, cho nên công nghệ thông tin cũng được phân chia thành hai nhóm khác nhau: một nhóm được gọi là phát triển, nhóm kia được gọi là vận hành.

Nhóm phát triển sẽ phân tích nhu cầu doanh nghiệp, xác định năng lực, và xây dựng giải pháp phần mềm để hỗ trợ cho doanh nghiệp. Nhưng một khi việc phát triển được hoàn tất, việc cho chạy, việc bảo trì phần mềm sẽ là trách nhiệm của nhóm vận hành. Nhóm vận hành hay nhóm bảo trì ngày nay họ gọi chung là dịch vụ. Nhóm này hội tụ vào điều công nghệ thông tin có thể làm cho doanh nghiệp. Và nó sẽ giúp quản lí doanh nghiệp một cách hiệu quả và hiệu lực bằng việc giữ cân bằng chi phí, thời gian và chất lượng.

Đây là khái niệm rất quan trọng và tôi muốn nói lại nữa vì bạn sẽ thấy rằng trong công nghệ thông tin bao giờ cũng có hai chức năng then chốt: chức năng phát triển và chức năng vận hành. Trong công ti điển hình nhóm phát triển là tương đối nhỏ, nhóm vận hành hay dịch vụ là rất lớn vì họ tạo khả năng cho doanh nghiệp. Nhóm phát triển hội tụ vào tạo ra giải pháp, nhóm vận hành hội tụ vào tạo khả năng cho doanh nghiệp bằng việc dùng các giải pháp đó để giúp cho doanh nghiệp vận hành hiệu quả.

Ngày nay nhiều lí thuyết, sách giáo khoa hàn lâm đang hội tụ phần lớn vào phát triển giải pháp. Nhưng họ không hiểu dịch vụ hay vận hành. Nhưng vận hành mới là phần quan trọng nhất vì chúng là điều được tích hợp đầy đủ với doanh nghiệp, hỗ trợ cho doanh nghiệp, vận hành doanh nghiệp hàng ngày. Chúng là việc vận hành của công ti trong khi nhóm phát triển chỉ mang tính rất chiến thuật, là các giải pháp cho doanh nghiệp.

Nếu bạn cần làm cái gì đó, nhóm phát triển sẽ tạo ra giải pháp, có thể là viết ra ứng dụng phần mềm giúp bạn làm cái gì đó nhanh chóng. Nhưng khi họ hoàn thành việc thực hiện, công việc cho chạy phần mềm, hỗ trợ doanh nghiệp, thu thập dữ liệu và tạo khả năng cho doanh nghiệp thuộc vào nhóm vận hành. Vậy nên mọi tổ chức CNTT đều có nhóm phát triển và nhóm vận hành.

English version

Tác phẩm, tác giả, nguồn

• Tác phẩm: Quản lí hệ thông tin
• Biên tập: Kipkis.com
• Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University