Thực hiện kiểm toán chu trình hàng tồn kho
Là việc cụ thể hoá chương trình Kiểm toán đã thiết kế trong quá trình lập kế hoạch Kiểm toán. Đây là quá trình sử dụng các phương pháp kỹ thuật của Kiểm toán thích ứng với đối tượng Kiểm toán để thu thập bằng chứng Kiểm toán một cách đầy đủ và tin cậy nhằm ...
Là việc cụ thể hoá chương trình Kiểm toán đã thiết kế trong quá trình lập kế hoạch Kiểm toán. Đây là quá trình sử dụng các phương pháp kỹ thuật của Kiểm toán thích ứng với đối tượng Kiểm toán để thu thập bằng chứng Kiểm toán một cách đầy đủ và tin cậy nhằm đưa ra nhũng ý kiến xác thực về mức độ trung thực và hợp lý của BCTC. Sử dụng các trắc nghiệm vào xác minh các thông tin tài chính, sự kết hợp giữa các trắc nghiệm phụ thuộc vào kết quả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, Kiểm toán viên phải xem xét đánh giá mức độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ để sử dụng loại và quy moo trắc nghiệm cho phù hợp với công công việc. Nếu đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ là có hiệu lực thì Kiểm toán viên thực hiện trắc nghiệm đạt yêu cầu và thực hiện ít hơn trắc nghiệm độ vững chãi. Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá là không có hiệu lực thì Kiểm toán viên sẽ áp dụng trắc nghiệm độ vững chãi với quy mô lớn . Quy mô trắc nghiệm, trình tự sử dụng và cách kết hợp các trắc nghiệm phụ thuộc vào kinh nghiệm và khả năng phán đoán suy xét bản chất sai phạm của Kiểm toán viên.. Chu trình hàng tồn kho sử dụng kết hợp cả ba loại trắc nghiệm vì đây là chu trình phức tạp và có khả năng sai phạm cao.
Số lượng nghiệp vụ phát sinh trong chu trình hang tồn kho là rất lớn và Kiểm toán viên không thể cứ xem xét hết các nghiệp vụ đẻ tìm ra sai phạm được, mặt khác cho dù có làm điều này thì khả năng xảy ra rủi ro Kiểm toán là vẫn tồn tại. Bởi vậy một công việc cần thiết phải thực hiện trước là tiến hành chọn mẫu nghiệp vụ dựa vào những phân tích sơ bộ ban đầu để thực hiên các trắc nghiệm mang tính đại diện cho tổng thể.
- Với nghiệp vụ mua hàng
+ Xem xét việc cử lý đơn đặt hàng có được thực hiện đúng theo quy trình không.
+ Xem xét chữ ký trên đơn đặt mua hàng có đước ký xác nhận đúng trách nhiệm của người chuyên trách không.
+ Xem xét thủ tục nhận hàng có thực hiện đúng không.
+ Xem xét sự độc lập và bất kiêm nhiệm giữa người nhận hàng, người kiểm hàng và thủ kho, kế toán.
-Với quá trình nhập xuất kho.
+ Kiểm toán viên xem xét về thủ tục nhập xuất có được tiến hành đúng nguyên tắc và quy định không.
+ Tổ chức việcnhận hàng có đúng trình tự không
+ Kiểm tra quá trình hoàn thành các thủ tục xuất kho hàng, từ việc lập các phiếu yêu cầu vật tư của bộ phận sản xuất, tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng, việc phê chuẩn kí lệnh xuất kho và lập phiếu xuất kho đến thực hiện nghiệp vụ xuất k ho của thủ kho.
+Việc theo dõi ghi sổ nhật ký hàng vận chuyển .
+ Kiểm tra việc thực hiện kiểm tra chất lượng hàng nhập, xuất kho, quy trình làm việc và xác nhận chất lượng hàng nhập kho của bộ.
+ Xem xét tính độc lập của thủ kho với người giao nhận hàng và các kế toán viên phần hàng tồn kho.
- Đối với kiểm soát sản xuất và chi phí sản xuất:
Thông thường ở Doanh nghiệp sản xuất có một bộ phận kiểm soát sản xuất để xem xét số lượng chủng loại sản phẩm được sản xuất có đúng theo yêu cầu hay lệnh sản xuất không, kiểm soát chất lượng sản phẩm ở các phân xưởng, phế liệu cũng như kiểm soát quá trình bảo vệ và theo dõi nguyên vật liệu của phân xưởng sản xuất. ngoài ra Doanh nghiệp cũng có một cơ cấu kiểm soát nội bộ đối với kế toán chi phí sản xuất để chi phí sản xuất được tính đúng đủ hợp lý cho từ đối tượng.
Khi kiểm tra cơ cấu kiểm soát sản xuất và chi phí sản xuất, Kiểm toán viên cũng có thể tiến hành xem xét một số vấn đề củ yếu sau:
+ Việc ghi chép của nhân viên thống kế phân xưởng tổ, đội, cũng như sự giám sát của quản đốc phân xưởng hoặc tổ trưỏng, đội trưởng có thường xuyền và chặt chẽ không.
+ Xem xét việc chép nhật ký sản xuất của từng bộ phận sản xuất theo dõi số lượng, chất lượng, chủng loại, sản phẩm hỏng, phế liệu. .
+ Quan sát quy trình làm việc bộ phận kiểm tra chất lượng ở phân xưởng, tính độc lập của bôn phận này với bộ phận kiểm nhận hàng nhập kho.
+ Xem xét mẫu kiểm soát công tác kế toán chi phí của Doanh nghiệp có được thực hiện thường xuyên hay không. Điều đó được thể hiện thông qua các dấu hiệu kiểm tra số kế toán chi phí của những người có trách nhiệm và độc lập với những người ghi sổ.
+ Xem xét phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang có tuân thủ đúng nguyên tắc và tính nhất quán giữa kỳ này so với kỳ trước hay không, cũng như sự giám sát của người có trách nhiệm trong công việc đánh giá sản phẩm dở dang. Quá trình khảo sát kiểm soát chi phí tiền lương ở chu kỳ tiền lương và nhân sự cũng là một phần liên quan dến khảo sát kiểm soát chi phí sản xuất.
Sử dụng các thủ tục phân tích trong Kiểm toán chu trình hàng tồn kho để phát hiện những biến động bất thường ở những khoản mục hàng tồn kho như: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá, sản phẩm dở dang, thành phẩm. Kết quả thu được sẽ giúp Kiểm toán viên quyết định tăng hay giảm các thủ tục Kiểm toán chi tiết đối với nghiệp vụ và số dư hàng tồn kho. Quá trình thực hiện các thủ tục phân tích bao gồm các giai đoạn sau:
GĐ1: Phát triển một mô hình kết hợp các biến tài chính và biến hoạt động.
- Khi phát triển mô hình, chúng ta xác định mối quan hệ giữa các biến tài chính và hoạt động.
- Cần đánh giá xem việc phát triển một mô hình để dự đoán số dư tài khoản hiện thời hay để dự đoán thay đổi đối với số dư của năm trước. Dự đoán thay đổi so với năm trước có thể hiệu quả khi chúng ta đã Kiểm toán số dư của năm ngoài vì chúng ta có thể xoá bỏ khỏi mô hình những biến độc lập không thay đổi so với năm trước.
- Khi kết hợp các biến độc lập liên quan, mô hình sẽ cho ta nhiều thông tin hơn và vì vậy dự đoán của ta sẽ chính xác hơn. Nếu đơn giản hoá qua nhiều mô hình sẽ làm đơn giản hoá dự đoán, vì vậy cũng sẽ đơn giản hoá tương quan so sánh dẫn đến mô hình có thể chỉ cung cấp được những bằng chứng hạn chế.
- Có thể tính chính xác cho dự đoán bằng cách phát triển mô hình từ những dữ liệu được phân tích chi tiết hơn.
GĐ2: Xem xét tính độc lập và tính đáng tin cậy của dữ liệu tài chính và dữ liệu hoạt động.
- Tính độc lập và tính đáng tin cậy của dữ liệu tài chính và dữ liệu hoạt động sử dụng trong mô hình này có ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác dự đoán, vì thế cũng có ảnh hưởng tới bằng chứng Kiểm toán thu nhận được từ thủ tục phân tích.
- Để đánh giá tính đáng tin cậy của dữ liệu, cần xem xét liệu:
+Dữ liệu xuất phát từ các nguồn độc lập ngoài Doanh nghiệp hay từ những nguồn trong Doanh nghiệp.
+Những nguồn thông tin bên trong Doanh nghiệp có độc lập với người chịu trách nhiệm cho giá trị được Kiểm toán hay không.
+Dữ liệu có được Kiểm toán theo các thủ tục Kiểm toán trong năm nay và năm trước hay không.
+Có phát triển những dự tính sử dụng dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau hay không.
GĐ3: Tính toán ra một giá trị ước tính và so sánh giá trị ghi sổ.
Theo mô hình đã xây dựng và các đặc tính của dữ liệu Kiểm toán viên tính toán ra giá trị ước tính và so sánh giá trị này với giá trị ghi sổ. Khi so sánh ước tính của Kiểm toán viên với giá trị ghi sổ, Kiểm toán viên cần xem xét:
- Liệu mối quan hệ này có được thường xuyên đánh giá hay không. Quan sát một mối quan hệ cụ thể càng thường xuyên bao nhiêu thì càng có thể chắc chắn về tính nhất quán của mối quan hệ đó.
- Khi so sánh giá trị hàng tháng, cần xem xét những chênh lệch theo mùa (đối với những loại hình kinh doanh có ảnh hưởng của yếu tố mùa vụ).
- Nếu thiếu những chênh lệch theo ước tính. Điều này đòi hỏi Kiểm toán viên cần tìm hiểu rõ tình hình kinh doanh của khách hàng.
GĐ4: Thu thập bằng chứng để giải thich về những chênh lệch đáng kể.
Khi phát hiện ra những chênh lệch đột biến đáng kể so với dự tính, thì Kiểm toán viên cần phải tìm hiểu để giải thích nguyên nhân của những chênh lệch đó. Chênh lệch có thể do các trường hợp: Thứ nhất do số dư các tài khoản thuộc chu trình hàng tồn kho có chứa đựng sai sót. Thứ 2 là do ước tính của Kiểm toán viên không chính xác. Mỗi khi có sự chênh lệch giữa giá trị ước tính và gá trị ghi sổ, Kiểm toán viên cần tìm kiếm lời giải thích từ Ban giám đốc hoặc nhân viên khách hàng liên quan, đồng thời quyết định tăng các thủ tục kiểm tra chi tiết số dư (nếu không có được lời giải thích hợp lý từ ban giám đốc và các nhân viên)
GĐ5: Xem xét những phát hiện Kiểm toán.
Nếu phát hiện một chênh lệch Kiểm toán, thực hiện cần điều tra tính chất và nguyên nhân của chênh lệch đó có cho thấy một sai sót đáng kể trong cở sở dẫn liệu báo cáo tài chính về những mục tiêu Kiểm toán và cân nhắc tới những ảnh hưởng tình hình kinh doanh cuả khách hàng.
Theo giáo trình Kiểm toán tài chính ta có phương trình :
Thủ tục Trắc nghiệm Trắc nghiệm
kế toán = độ vững chãi trong + trực tiếp
chi tiết trắc nghiệm công việc số dư
Trong Kiểm toán chu trình hàng tồn kho trắc nghiệm độ vững chãi trong trắc nghiệm công việc sử dụng các thủ tục kiểm tra chi tiếp nghiệp vụ hàng tồn kho và trắc nghiệm trực tiếp số dư là sử dụng các thủ tục kiểm tra chi tiết số dư hàng tồn kho.
Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ hàng tồn kho
- Mục tiêu kiểm tra chi tiết nghiệp vụ là phát hiện những sai sót trong hạch toán hay những sai sót trong hạch toán hàng tồn kho không đúng nguyên tắc.
- Thủ tục kiểm tra chi tiết nghiệp vụ thông thường là xem xét lại mối quan hệ giữa các tài khoản liên quan, bằng cách đối chiếu số liệu phát sinh của các tài khoản hàng tồn kho và các tài khoản chi phí liên quan.
+ Xem xét đối chiếu giữa số liệu trên TK 152- Nguyên vật liệu với các TK621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK 627- chi phí sản xuất chung, các TK chi phí khác.
+ Đối chiếu số liệu giữa các tài khoản chi phí như TK 621 – chi phí NVL trực tiếp ; TK 622 chi phí nhân công trực tiếp với tài khoản 154- chi phí SXKD dở dang.
+ Đối chiếu số liệu giữa TK 627 – chi phí sản xuất chung với TK 154.
+ Đối chiếu số liệu giữa TK 154 với số liệu TK 155- thành phẩm.
+ Hoặc đối chiếu giữa TK 155 – Thành phẩm (TK 156 hàng hoá) với TK 157- Hàng gửi bán và TK 632 – Giá với hàng bán.
Thủ tục kiểm tra nghiệp vụ cũng còn được thực hiện thông qua việc đối chiếu giữa số dư trên tài khoản hàng tồn kho với số liệu kiểm kê thực tế. Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ chủ yếu chú trọng vào những khoản mục hàng tồn kho hoặc chi phí thiếu bằng chứng có tính thuyết phục hoặc trong quá trình khảo sát Kiểm toán viên nhận thấy có những khả nghi và rủi ro kiểm soát lớn. Thực tế Kiểm toán viên thưởng mở rộng các thủ tục kiểm tra chi tiết nghiệp vụ hàng tồn kho ở các khoản mục thuộc hệ thống kế toán chi phí sản xuất.
Nhiều Doanh nghiệp có cơ cấu kiểm soát nội bộ về quá trình sản xuất và chi phí sản xuất không chặt chẽ tạo sơ hở những gian lận trong việc sử dụng nguyên vật liệu như: Nguyên vật liệu xuất dùng nhưng không được sử dụng vào sản xuất mà vẫn hạch toán vào chi phí sản xuất, hoặc nguyên vật liệu đã xuất dùng nhưng không được tính vào chi phí sản xuất, hoặc tính không đúng vào chi phí của bộ phận sử dụng, phản ánh sai lệch giá trị tài sản. Ngoài ra nếu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất không hiệu lực thì sẽ phát sinh những sai sót trong việc tập hợp chi phí không đúng, hoặc phân bổ chi phí sản xuất chung không hợp lý dẫn đến việc đánh giá sai lệch tài sản (sản phẩm dở dang, thành phẩm). Hoặc tính sai kết quả kinh doanh do hạch toán nhầm chi phí sản xuất chung vào chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý Doanh nghiệp. . Tương tự việc không tuân thủ nhất quán nguyên tắc đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ cũng là nguyên nhân gây ra những sai sót trọng yếu của khoản mục sản phẩm dở dang và thành phẩm.
- Kiểm toán viên có thể thực hiện một số thủ tục kiểm tra nghiệp vụ để phát hiện những sai sót và gian lận sau đây:
+ Để xác định sự phù hợp giữa nguyên vật liệu xuất kho sử dụng với các chi phí vật liệu ở các bộ phận bằng cách đối chiếu giá trị nguyên vật liệu xuất kho trên TK 152 – Nguyên vật liệu với tổng chi phí nguyên vật liệu trên các TK627 – chi phí sản xuất chung (6272- chi phí nguyên vật liệu); TK 641 chi phí bán hàng (6412 – chi phí vật liệu, bao bì) ; TK 642 – chi phí quản lý Doanh nghiệp (6422- chi phí vật liệu quản lý).
+ Đồng thời xem xét việc ghi chép trên sổ theo dõi vật tư sử dụng ở các phân xưởng sản xuất. Đối chiếu giữa số liệu vật tư xuất dùng cho phân xưởng với báo cáo sử dụng vật tư của phân xưởng để phát hiện sai lệch nếu có ( Khảo sát nghiệp vụ này sẽ được tiến hành kết hợp với quá trình khảo sát thống kê ở phân xưởng ).
+ Để đánh giá quá trình tập hợp chi phí sản xuất là đúng đắn và hợp lý, Kiểm toán viên trước hết phải xem xét chứng từ, tài liệu của các chi phí phát sinh được hạch toán vào các tài khoản chi phí có đầy đủ và hợp lý không. Sau đó sẽ đối chiếu giữa số liệu trên các tài khoản 621 - Chi phí NVL trực tiếp; TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp; TK 627 - Chi phí sản xuất chung với số liệu phát sinh nợ trên TK 154 – Chi phí SXKD dở dang. . .
+ Để xác định tính hợp lý của quá trình phân bổ chi phí, Kiểm toán viên xem xét tiêu thức phân bổ chi phí theo các đối tượng tính giá cá biệt có thay đổi đáng kể so với các kỳ trước hay không. Nếu có thay đổi từ tiêu thức này sang tiêu thức khác mà có ảnh hưởng lớn và đáng kể đến chi phí và giá thành của những đối tượng tính giá cá biệt. Nếu sự thay đổi đó có khả năng làm mất đi tính trung thực của quá trình đánh giá hàng tồn kho thì cần phải xem xét có nên chấp nhận tiêu thức phân bổ chi phí đó không.
+ Kiểm toán viên xem xét việc. ghi chép sổ theo dõi sản phẩm dở dang cuối kỳ ở phân xưởng sân xuất có đầy đủ, kịp thời không. Đồng thời đối chiếu phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang kỳ này với các kỳ trước có nhất quán không. Nếu có sự thay đổi thi tìm hiểu nguyên nhan và sự ảnh hưởng của chúng. Đố chiếu sự phù hợp giữa số lượng sản phẩm dở dang với giá trị sản phẩm đó để phát hiện những biến động bất thường và tính không hợp lý.
+ Tương tự như vậy, kiểm toán viên cũng cần khảo sát xem có sự thay đổi trong việc sử dụng phương pháp tính toán giá thành của Doanh nghiệp không. Ngoài ra, Kiểm toán viên có thể tính toán một số khoản mục chi phí và việc tổng hợp chi phí, phân bổ chi phí vào tính giá hàng nhằm phát hiện những. sai sót trong quá trình tính toán.
Kiểm tra chi tiết số dư hàng tồn kho
Khi Kiểm toán số dư hàng tồn kho Kiểm toán viên phải thực hiện các khảo sát chi tiết hàng tồn kho là điều cần thiết và quan trọng. ở khía cạnh khác việc định giá hàng tồn kho cũng rất phức tạp và phụ thuộc nhiều vào tính chủ quan của người tính toán và định giá, do vậy việc kiểm ra chi tiết các khoán mục hàng tồn kho cũng là phương tiện, thủ pháp quan trọng để phát hiện các gian lận, sai sót trọng yếu trong chu trình này. Khi khảo sát chi tiết hàng tồn kho cần lưu ý và xem xét kết quả kiểm tra chi tiết của các chu trình liên quan: Chu trình Mua vào và Thanh toán, chu trình Tiền lương và Nhân viên, chu trình Bán hàng và Thu tiền bởi vì kết quả kiểm tra các chu trình đó có ảnh hưởng đến các kiểm tra chi tiết Hàng tồn kho.
Công tác Kiểm toán Hàng tồn kho rất phức tạp và nó liên quan đến hiện vật và giá trị hàng tồn kho. Vì vậy kiểm tra chi tiết Hàng tồn kho được đề cập chủ yếu hai vấn đề: Quan sát kiểm tra vật chất và quá trình định giá, hạch toán hàng tồn kho.
Quan sát kiểm kê vật chất hàng tồn kho.
Quan sát kiểm kê vật chất hàng tồn kho là công việc mà Kiểm toán viên phải có mặt vào thời điềm mà cuộc kiểm kê hàng tồn kho được tiến hành. Bằng các biện pháp quan sát, khảo sát, thẩm vấn thích hợp để Kiểm toán viên xác định sự tồn tại vật chất và tính chính xác của hàng tồn kho kiểm kê, cũng như các vấn đề liên quan đến hàng tồn kho về quyền sở hữu và chất lượng hàng tồn kho.
Quá trình quan sát vật chất hàng tồn kho của Kiểm toán viên thường được tiến hành theo các bước : Tìm hiểu các quá trình kiểm soát các cuộc kiểm kê, xác định các quyết định Kiểm toán và thực hiện quan sát vật chất.
b1: Tìm hiểu các quá trình kiểm soát kiểm kê.
Bất cứ Doanh nghiệp vận dụng các phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ thì cũng phải có cuộc kiểm kê vật chất hàng tồn kho định kỳ. Tuỳ theo điều kiện cụ thể và cách tổ chức kiểm kê của Doanh nghiệp, cuộc kiểm kê đố được tiến hành vào thời điểm cuối kỳ hoặc vào 1 thời điểm nào đó trong năm.
Kiểm toán viên quan sát và tìm hiểu quá trình kiểm soát các cuộc kiểm kê, nếu các thủ tục kiểm soát đầy đủ và đáng tin cậy phải bao gồm: Nhưng quy định hợp lý đối với cuộc kiểm kê vật chất, sự giám sát bởi cá nhân có trách nhiệm và trung thực, quá trình kiểm tra nội bộ độc lập với cuộc kiểm kê, việc đối chiếu độc lập kết quả kiểm kê vật chất với sổ kế toán và cuộc kiểm kê lập đầy đủ các phiếu kiểm kê, biên bản kiểm kê.
b2: Xác định các quyết định Kiểm toán.
Cũng giống như bất kỳ cuộc Kiểm toán khác, các quyết định Kiểm toán của quá trình quan sát vật chất hàng tổn kho bao gồm: Lựa chọn thủ tục Kiểm toán, xác định thời gian, xác định quy mô mẫu và lựa chọn khoản mục để kiểm tra.
-Lựa chọn thủ tục Kiểm toán
Thủ tục Kiểm toán sử dụng trong quá trình quan sát vật chất hàng tồn kho chủ yếu là: Kiểm tra, quan sát, thẩm vấn, đối chiếu, so sánh những thông tin liên quan để đạt được mục tiêu Kiểm toán. Nội dung cụ thể các thủ tục này được trình bày ở các phần sau.
- Xác định thời gian
Thông qua việc kiểm tra kiểm soát các cuộc kiểm kê vật chất của Doanh nghiệp đã thực hiện và kết quả kiểm tra đối chiếu sổ sách hàng tồn, kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ (được thực hiện ở phần trên) để quyết định có tổ chức tiến hành kiểm kê vật chất vào cuối kỳ kế toán hay không. Nếu có kiểm kê vật chất đầy đủ vào ngày cuối kỳ kế toán thì dự tính thời gian cần thiết để thực hiện công việc đó với sự giám sát của Kiểm toán viên là bao nhiêu ngày.
Giả sử thời điểm giữa kỳ đã có một cuộc kiểm kê vật chất và Kiểm toán viên đã quan sát việc kiểm kê vào lúc đó, đồng thời Kiểm toán viên đã kiểm tra sổ kê toán hàng tồn kho từ thời điểm kiểm kê giữa kỳ đến cuối kỳ không vấn đề gì nghi vấn, thì Kiểm toán viên quyết định không cần phải tổ chức kiểm kê vật chất vào cuối kỳ nữa. Thay vào đó Kiểm toán viên có thể so sánh số liệu trên sổ kế toán với hàng tồn kho thực tế của một mẫu tại thời điểm nhất định nào đó.
Ngược lại, nếu số liệu trên sổ kế toán không được ghi chép thường xuyên, các thủ tục kiểm soát kiểm kê không đầy đủ và không đáng tin cậy thì cần phải tiến hành một cuộc kiểm kê vật chất đầy đủ là hoàn toàn cần thiết. Tùy theo khối lượng hàng tồn kho nhiền hay ít, phân tán hay tập trung để xác định thời gian cần thiết cho công việc mà Kiểm toán viên cần phải theo dõi, giám sát trực tiếp cuộc kiểm kê vật chất đó.
- Xác định quy mô mẫu
Quy mô mẫu trong quan sát vật chất thường được lựa chon theo các yếu tố: Số lợng hàng cần kiểm tra, số kho cần kiểm tra, và thời gian bỏ ra để thực hiện công việc quan sát. Kiểm toán viên có thể lựa chọn một trong số các tiêu thức này để xác định quy mô quan sát. Trong thực tế để giảm chi phí kiếm toán, Kiểm toán viên thường lấy tiêu thức thời gian để xác định quy mô.
- Chọn lựa những mặt hàng cần kiểm tra
Ngoài ra trên thực tế tuỳ vào điều kiện và những đặc thù của Doanh nghiệp, Kiểm toán viên có thể chọn mẫu đối với những mặt hàng chủ yếu và có nghi vấn về gian lận hoặc sai sót trong quá trình kiêm tra chi tiết nghiệp vụ và kiểm tra kiểm soát nội bộ.
Hoặc trong quá trình quan sát cuộc kiểm kê hiện vật, Kiểm toán viên chú ý đến những mặt hàng đáng kể nhất và điển hình nhất để tiến hành kiểm tra cụ thể. Tương tự như khi điều tra những mặt hàng có khá năng kém phẩm chất, lạc hận hoặc hư hỏng trong quá trình bảo quản cũng cần phải lựa chọn những mặt hàng này để tiến hành kiểm tra.
Đặc biệt trong quá trình thảo luận với người quản lý về lý do của nhưng mặt hàng để ngoài sổ kế toán thì Kiểm toán viên cũng cần lựa chọn những mặt hàng đó để kiểm tra và điều tra thêm.
b3: Các thủ tục quan sát vật chất
Điểm quan trọng nhất của các thủ tục quan sát vật chất là Kiểm toán viên phải có mặt để quan sát trực tiếp cuộc kiểm kê hiện vật hàng tổn kho của Doanh nghiệp. Khi quan sát, Kiểm toán viên thường thực hiện các công việc:
- Xác định liệu cuộc kiểm kê vật chất của Doanh nghiệp đang thực hiện có tuân thủ theo đúng quy định và hướng dẫn của Doanh nghiệp không.
- Kiểm toán viên phải có sự hiểu biết về những mặt hàng kinh doanh của Doanh nghiệp, nếu không có sự hiểu biết sâu về chúng (nhất là đối với những mặt hàng đặc thù như: điện tử, hoá chất, kim loại quý hiếm) thì phải mời chuyên gia đánh giá hàng tổn kho về chất lượng, khả năng lạc hậu của những hàng đó.
- Thảo luận để xác định quyền sở hữu của hàng tồn kho hiện diện, đặc biệt là hàng gửi bán, hàng nhận đại lý, nhận ký gửi hoặc hàng mua đang đi đường.
- Tham quan và xem xét các phương tiện kho, bãi, nơi bảo quản hàng tổn kho, khu vực sản xuất, cuộc tham quan xem xét đó nên được một nhân viên của Doanh nghiệp có đủ hiểu biết và khả năng trả lời các câu hỏi của Kiểm toán viên.
Kiểm tra chi tiết quá trình tính giá và hạch toán hàng tồn kho.
Để xác định quá trình tính giá và hạch toán hàng tồn kho đúng đắn hay không Kiểm toán viên cần phải kiểm tra chi tiết các quá trình này. Kiếm tra chi tiết quá trình tính giá và hạch toán hàng tồn kho bao gồm tất cả các khảo sát đơn giá hàng xuất kho có đúng và chính xác không, khảo sát quá trình tính toán giá trị hàng xuất kho, kiểm tra quá trình tính toán, tập hợp, phân bổ chi phí và tính giá thành sản phẩm, kiểm tra chi tiết tính toán xác định giá trị sản phẩm dở dang và kiểm tra quá trình hạch toán hàng tồn kho.
Kiểm tra quá trình tính giá hàng tồn kho thường là một trong những phần quan trọng nhất và mất nhiều thời gian nhất của cuộc Kiểm toán chi tiết hàng tồn kho. Khi kiểm tra cần quan tâm lới 3 vấn đề của phương pháp tính giá (các đối tượng chủ yếu là hàng xuất kho, sản phẩm dở dang cuối kỳ và giá thành thành phẩm) đó là: Phương pháp tính mà Doanh nghiệp áp dụng có phù hợp với các nguyên tắc kế toán được thừa nhận hay không. Quá trình áp dụng phương pháp tính giá có nhất quán với các niên độ kế toán trước đó không. Số liệu tính toán có chính xác và hợp lý không.
Mỗi đối tượng tính giá có đặc điểm khác nhau nên sẽ được sử dụng các phương pháp khác nhau để kiểm tra việc tính toán giá của đối tượng tính giá đó.
+ Trước hết phải xem xét việc tính giá hàng nhập kho có đúng đắn không. Đối với nguyên vật liệu và hàng hoá mua ngoài, Kiểm toán viên cần phải khảo sát xem liệu những chi phí cấu thành giá của hàng nhập kho có được hạch toán đúng không. Cụ thể là các khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, các khoản chi phí liên quan đến hàng mua có được tính vào giá hàng nhập kho không, các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua có được tính trừ không. . . Việc kiểm tra này là một phần của kiểm tra chu trình Mua vào và Thanh toán. Còn đối với thành phẩm trước hết xem xét quá trình tính giá thành sản xuất thực tế của đơn vị thành phẩm nhập kho có đúng không (khảo sát này sẽ giới thiệu ở phần khảo sát quá trình tính giá thành phẩm).
+ Tiếp theo Kiểm toán viên phải xác định phương pháp đang được sử dụng để tính trị giá vốn thực tế hàng xuất kho ở Doanh nghiệp là phương pháp gì ? (Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO); Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO); phương pháp giá đích danh hay phương pháp đơn giá bình quân; hoặc phương pháp nào khác), phương pháp đó có được thừa nhận không.
+ Kiểm toán viên xem xét phương pháp tính giá hàng xuất kho áp dụng trong kỳ này có nhất quán với các kỳ trước không. Bởi vì thực tế trong một số Doanh nghiệp sự thay đổi từ phương pháp tính này sang phương pháp tính khác sẽ làm ảnh hưởng đến giá trị hàng xuất kho, phản ánh sai lệch kết quả kinh doanh.
+ Giả sử nếu Doanh nghiệp có sự thay đổi phương pháp tính giá hàng xuất kho, thì Kiểm toán viên xem xét sự công khai việc thay đổi này trên báo cáo tài chính của Doanh nghiệp có được thực hiện không (xem trên Thuyết minh báo cáo tài chính).
+ Để kiểm tra kỹ thuật tính toán giá hàng xuất kho có đúng hay không, Kiểm toán viên phải xem xét và liệt kê các mặt hàng tồn kho định kiểm tra kết quả tính toán, yêu cầu Doanh nghiệp cung cấp những hoá đơn, chứng từ nhập, xuất kho, sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho của những mặt hàng đó. Sau đó xem xét tính đầy đủ của các hoá đơn, chứng từ nhập, xuất kho để khảo sát tính đầy đủ của số lượng hàng nhập, xuất kho. Tiếp tục thực hiện tính toán lại giá của hàng xuất kho của những mặt hàng đã chọn để so sánh với kết quả tính toán của Doanh nghiệp và tìm ra những sai lệch (nếu có).
Nếu trường hợp Kiểm toán viên đã kiểm tra tính thường xuyên, kịp thời của việc ghi sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho theo từng mặt hàng, khi đó Kiểm toán viên, có thể không cần phải tính toán lại trị giá hàng xuất kho mà chỉ cần đối chiếu số liệu về đơn giá số lượng hàng xuất kho trên sổ kế toán hàng tồn kho với chi phí trên sổ kế toán chi phí. Hoặc có thể làm lại một vài phép tính ở một vài mặt hàng cụ thể để xem xét và đối chiếu tăng thêm tính thuyết phục của các kết quả kiểm tra.
Trên đây là những nội dung có thể áp dụng cho cuộc Kiểm toán hàng tồn kho, tùy đặc điểm ngành nghề kinh doanh của Doanh nghiệp, hình thức tổ chức kế toán hàng tồn kho, thực trạng thiết kế và áp dụng các thủ tục kiểm soát nội bộ để Kiểm toán viên áp dụng các trắc nghiệm Kiểm toán một cách linh động nhằm đem lại các bằng chứng đủ để Kiểm toán viên đưa ra ý kiến nhận xét của mình về chu trình hàng tồn kho của Doanh nghiệp. Những nội dung trên chỉ là các nội dung cơ bản mang tính chất lý thuyết, trong thực tế Kiểm toán viên có thể thêm hoặc bớt những công việc không cần thiết hoặc không thiết thực đối với từng cuộc Kiểm toán cụ thể.
Đây là khâu cuối cùng của quá trình Kiểm toán báo cáo tài chính. Sau khi hoàn thành công việc Kiểm toán tại từng chu trình riêng lẻ để bảo đảm tính thận trọng nghề nghiệp, thông thường Kiểm toán viên không lập ngay báo cáo Kiểm toán mà thực hiện các công viêc sau:
- Kiểm tra, soát xét
Theo chuẩn mực Kiểm toán việt nam số 560 thì Kiểm toán viên phải xem xét ảnh hưởng của nhứng sự kiện phát sinh sau ngày khoá sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và báo cáo Kiểm toán.
Kiểm toán viên thường trao đổi với ban giám đốc khách hàng về khả năng một số viêc chưa được trình bày trên báo cáo tài chính, xem lai biên bản họp hội đồng quản trị, các hợp đồng, thư giải trình của ban giám đốc.
- Đánh giá kết quả
Việc hạch toán các nghiệp vụ là phù hợp với thông lệ quốc tế và tuân thủ các quy định chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận.
Các hoạt động của Doanh nghiệp có liên quan đến chu trình hàng tồn kho phải phù hợp với các đặc điểm hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp.
Các chứng từ sổ sách có liên quan đến chu trình phải thể hiện sự vận động của nghiệp vụ và phải hợp lý.
Các thông tin về nghiệp vụ phải đảm bảo trung thực hợp lý.
Trên cơ sở kết quả của tất cả các công viêc đã thực hiện Kiểm toán viên đưa ra kết luận cuối cùng và lập báo cáo Kiểm toán.
- Lập và phát hành báo cáo Kiểm toán: Kiểm toán viên đưa ra tất cả ý kiến của mình về báo cáo tài chính đã được Kiểm toán. Kiểm toán viên phải đưa ra một trong bốn loại ý kiến sau.
+ Ý kiến chấp nhận từng phần
+ Ý kiến chấp nhận toàn phần
+ Ý kiến từ chối
+ Ý kiến không chấp nhận
- Cùng với việc phát hành báo cáo Kiểm toán Công ty Kiểm toán còn gửi thư cho khách hàng trong đó đưa ra ý kiến tư vấn của Kiểm toán viên về việc khắc phục những yếu đIểm còn tồn tại trong hệ thống cũng như công tác kế toán tại dơn vị k hách hàng.
